Automatização de relatórios no RH: veja a importância e como a Pontotel pode auxiliar!

A maioria das ferramentas aplicadas à rotina das empresas já oferece a automatização de relatórios como forma de facilitar a tomada de decisões. Essa aposta na tecnologia é uma tendência que só tem a crescer nos próximos anos.

Segundo pesquisa da Analytics Insight, 80% das empresas adotarão soluções de automação inteligente até 2025. Simplificando tarefas manuais, essas ferramentas estão se tornando uma aliada na busca por eficiência e produtividade.

No departamento de Recursos Humanos (RH), a automatização de relatórios desempenha um papel estratégico. O RH lida com um amplo espectro de atividades, e a influência direta desse departamento nas operações da empresa é inegável.

É aqui que entram soluções como a Pontotel. Nossa plataforma se destaca por oferecer automatização de relatórios e outros recursos capazes de simplificar as atividades do RH, especialmente no que diz respeito ao controle de ponto.

Por isso, neste artigo explicará em mais detalhes a importância da automatização de relatórios no RH e como a Pontotel pode auxiliar as empresas nesse aspecto. Aproveite para conferir, na lista abaixo, um resumo do que será explicado mais adiante:

• O que é a automatização de relatórios?
• Quais as vantagens da automatização de relatórios para empresas?
• Qual a importância de relatórios automatizados para o RH?
• Como a Pontotel auxilia na automatização de relatórios para o RH?
• Como os relatórios automatizados auxiliam na tomada de decisões?

Continue a leitura e aprenda tudo sobre automatização de relatórios!

O que é a automatização de relatórios?

A automatização de relatórios é o processo em que a geração desses documentos é realizada por um software. A ferramenta fica responsável por coletar, processar e apresentar os dados e as métricas de forma rápida e precisa, sem intervenções manuais.

Os relatórios gerados normalmente apresentam resultados de métricas que tratam do desempenho de diferentes áreas da empresa, como vendas, finanças, recursos humanos, entre outros. Eles podem fornecer informações precisas sobre receitas, produtividade da equipe, métricas de RH e satisfação do cliente, por exemplo.

Muitas vezes, a geração de relatórios é apenas uma das funcionalidades de um software destinado a auxiliar as empresas de outras formas. Nesses casos, a ferramenta gerencia um conjunto de atividades da empresa e utiliza informações coletadas dessas atividades para montar os relatórios de forma automática.

Como funciona a automatização de relatórios na prática?

Considere o caso de um software de registro de ponto para entender como funciona a automatização de relatórios. Esse software não apenas registra os horários de entrada e saída dos funcionários, mas também pode gerar relatórios sobre a jornada de trabalho. Para isso, ele se integra a outras fontes de informações, como sistemas de folha de pagamento.

Aqui está como isso acontece na prática: os funcionários fornecem informações sobre suas jornadas de trabalho diretamente ao software, fazendo o registro de horários de início e término do expediente, pausas para descanso e hora extra.

Esse é o ponto de partida, mas o software de registro de ponto pode ir além e se integrar a outras ferramentas da empresa, como o sistema de folha de pagamento, para coletar mais informações e fornecer relatórios detalhados.

Uma vez que o software tem acesso aos dados necessários, ele organiza essas informações de forma automatizada. Os cálculos são feitos pela ferramenta sem a interferência de usuários, como a soma das horas trabalhadas por cada funcionário ou o cálculo de médias de horas extras realizadas em um determinado período.

Depois dessa etapa, o software utiliza os dados processados para criar relatórios com gráficos, tabelas e textos explicativos. Esses documentos são formatados conforme as preferências do usuário ou seguindo um padrão estabelecido pela empresa, facilitando a leitura e compreensão das informações apresentadas.

Uma vez gerados, é comum que os relatórios fiquem disponibilizados em uma plataforma específica do software, por meio da qual as pessoas autorizadas podem acessá-los facilmente para análise ou revisão.

Quais as vantagens da automatização de relatórios para empresas?

A automatização de relatórios impacta não apenas um ou outro funcionário ou equipe, mas toda uma organização. Com menos tempo gasto em tarefas repetitivas e manuais de coleta e organização de dados, as equipes ganham a vantagem de dedicar mais tempo à análise do desempenho e planejar novas maneiras de aumentar a competitividade da empresa.

O mundo corporativo está mais acirrado do que nunca, e muitas empresas (de todos os tamanhos) estão percebendo que os dados corretos lhes proporcionam uma vantagem maior para seus esforços de vendas, marketing e produtividade.

O único problema é que compilar os dados manualmente leva tempo. Muitas vezes, o esforço manual acaba gerando relatórios cheios de imprecisões, e essa tarefa ainda corre o risco ficar em segundo plano quando demandas mais urgentes surgem na empresa.

Com dados atualizados automaticamente e compartilhados com as equipes de uma organização, as partes interessadas e as equipes de gerenciamento podem ter dados precisos ao seu alcance.

Qual a importância de relatórios automatizados para o RH?

O maior benefício que a automatização de relatórios tem a oferecer ao RH é a capacidade de extrair, organizar e apresentar dados a partir de uma grande quantidade de atividades realizadas pelo departamento.

Desde a administração de ponto e o controle de frequência dos colaboradores até a gestão de processos de recrutamento, treinamento e avaliação de desempenho, cada uma dessas atividades gera dados que podem oferecer insights para direcionar estratégias futuras.

Por exemplo, o controle de frequência dos funcionários pode oferecer insights sobre a produtividade da equipe e permitir a identificação de padrões de presença, ausências ou atrasos, dados relevantes para o planejamento de escalas e a gestão de horários.

As avaliações de desempenho revelam as competências e áreas de aprimoramento dos funcionários, enquanto o processo de recrutamento gera informações valiosas sobre os candidatos e a eficácia das estratégias de contratação.

Porém, sem uma ferramenta que automatize a organização desses dados, muitas informações úteis acabam ficando inexploradas ou subutilizadas. As ferramentas que geram os relatórios de forma automática possibilitam o processamento ágil desses dados.

Portanto, é possível afirmar que a automatização de relatórios oferece ao RH uma visão holística e detalhada do capital humano na empresa.

Relatórios de RH que são indispensáveis

Os relatórios importantes para o RH são aqueles que fornecem dados relacionados às pessoas que trabalham na empresa. Desde a eficácia das admissões até o aproveitamento dos benefícios, passando pelas taxas de atrasos e ausências, esses relatórios fornecem informações que orientam as ações futuras do departamento. Veja a lista completa:

• Relatório de frequência e ponto dos funcionários;
• Relatório de horas trabalhadas;
• Relatório de absenteísmo;
• Relatório de horas extras e banco de horas;
• Relatório de benefícios e descontos;
• Relatório de avaliação de desempenho;
• Relatório de capacitação e treinamento;
• Relatório de rotatividade de funcionários;
• Relatório de clima organizacional;
• Relatório de recrutamento e seleção.

Nem sempre uma única ferramenta é responsável por gerar todos esses relatórios. Às vezes, diferentes softwares ou sistemas especializados são utilizados para coletar e processar informações específicas.

Por exemplo, um software de gestão de recrutamento pode fornecer relatórios sobre o processo de seleção, avaliando a eficácia das fontes de recrutamento e o desempenho dos candidatos. Enquanto isso, um sistema de controle de ponto pode gerar relatórios sobre a pontualidade dos colaboradores, suas horas trabalhadas e eventuais atrasos ou faltas.

Embora cada sistema possa oferecer informações dentro de sua área de especialização, a integração e interpretação conjunta desses relatórios é o que ajuda a compreender a totalidade do cenário do capital humano na empresa.

Como a Pontotel auxilia na automatização de relatórios para o RH?

A Pontotel é uma solução completa para o registro de ponto online nas empresas, e uma de suas principais características é a criação de relatórios gerenciais e fiscais para o RH e o Departamento Pessoal (DP). Esses relatórios são exclusivos para líderes e departamentos autorizados, oferecendo insights para a gestão de equipe.

Os gestores da empresa podem baixar o aplicativo da Pontotel para receber notificações em tempo real sobre jornadas de trabalho e ainda criar alertas específicos para cada setor ou equipe por meio do app. 

Por exemplo, se um funcionário inicia o expediente antes do horário cadastrado ou retorna da pausa para o almoço antes do previsto, o gestor é notificado. Essas informações permitem ação imediata e correções rápidas, como ajustes de horas extras, quando necessário.

Nossa plataforma também disponibiliza a tela de gestão de escala, que permite analisar a jornada dos colaboradores em dias, semanas ou meses específicos. Esse relatório pode ser impresso para uso em murais, facilitando a visualização da rotina dos funcionários.

Outro recurso para facilitar a gestão da jornada do colaborador é o fluxo de aprovações da Pontotel, desenvolvido para correções e lançamentos de atestados. Essa funcionalidade descentraliza esses processos e permite que gestores tenham autonomia para realizar ajustes ou aprovações necessárias sem depender exclusivamente do setor de RH.

Com a Pontotel, os colaboradores da sua empresa podem fazer o registro do ponto com um dispositivo com acesso à internet, e as informações são atualizadas em tempo real, alimentando os relatórios de forma automática.

Conheça alguns dos 37 principais relatórios da Pontotel

A Pontotel disponibiliza uma variedade de mais de 30 relatórios específicos para gestores e o RH. Os indicadores desses relatórios são atualizados em tempo real, e a equipe não precisa esperar fechar o mês para visualizá-los. 

Esse acesso imediato permite que a sua empresa tenha uma gestão mais ágil das atividades laborais e tome decisões embasadas em dados atualizados. Confira, a seguir, quais são os principais relatórios de RH disponíveis na Pontotel.

Espelho de ponto

O espelho de ponto oferecido pela Pontotel é um relatório completo que reúne todos os registros de entrada, saída, pausas, ausências e faltas dos colaboradores ao longo de um determinado período, como a semana ou o mês.

Essa ferramenta permite uma análise da jornada de trabalho de cada funcionário e facilita a identificação de padrões de comportamento, como a frequência de atrasos ou a realização de horas extras. Com a Pontotel, toda essa gestão é realizada online e de forma automatizada, sem a necessidade de cálculos manuais.

Relatório de marcação de pontos

O relatório de marcação de pontos identifica os registros de ponto realizados em locais que não foram previstos. Esse relatório serve para o controle da autenticidade das marcações de ponto e garante a conformidade com as políticas da empresa.

Quando faz o registro do ponto pela Pontotel, o funcionário normalmente usa seus dispositivos em locais designados pela organização. No entanto, situações atípicas podem ocorrer, como marcações de ponto fora do ambiente de trabalho estabelecido. Isso pode indicar possíveis inconsistências ou irregularidades nas marcações de ponto.

Relatório de horas extras e banco de horas

O relatório de horas extras e banco de horas fornecido pela Pontotel é uma ferramenta para o gerenciamento preciso das horas trabalhadas além do horário contratual e do saldo acumulado no banco de horas dos colaboradores.

Esse relatório oferece uma visão das horas extras realizadas por cada funcionário e permite o acompanhamento desses excedentes. Além disso, possibilita o gerenciamento do saldo acumulado no banco de horas: as horas extras trabalhadas podem ser compensadas posteriormente com folgas ou utilizadas conforme as políticas internas da empresa.

Relatório de pontos com rosto não reconhecido

O relatório de pontos com rosto não reconhecido é uma funcionalidade da Pontotel destinada a identificar e alertar sobre registros de ponto que apresentam imagens faciais não reconhecidas pelo sistema.

É um relatório que se baseia no sistema de biometria facial incorporado à plataforma Pontotel, no qual os colaboradores registram sua entrada e saída por meio da câmera de seus dispositivos. A finalidade é garantir a autenticidade e veracidade das marcações de ponto, bem como a segurança do sistema de registro.

Quando o sistema identifica uma marcação de ponto com uma imagem facial não reconhecida, ele gera um alerta por meio do relatório. Esses alertas permitem que os gestores e o RH investiguem eventuais irregularidades ou situações anômalas nas marcações de ponto.

Relatório de absenteísmo

O relatório de absenteísmo fornecido ajuda a monitorar a frequência de ausências dos colaboradores na empresa. Esse relatório oferece um panorama sobre faltas justificadas ou não, quantidade de atestados, saídas antecipadas e atrasos.

Com essas informações, a Pontotel auxilia na identificação de problemas de produtividade, saúde ou motivação dos colaboradores. O relatório permite ao RH identificar questões que podem estar impactando negativamente a presença e o desempenho dos funcionários.

Como os relatórios automatizados auxiliam na tomada de decisões?

Relatórios gerados por uma ferramenta como a Pontotel agilizam o processo de tomada de decisões por fornecerem informações atualizadas de forma rápida e acessível. Com a automatização, os gestores não precisam enfrentar etapas manuais demoradas.

Por exemplo, a plataforma Pontotel disponibiliza o relatório de horas extras e banco de horas, que oferece um panorama imediato das horas extras realizadas pelos colaboradores e do saldo acumulado no banco de horas. 

Com acesso instantâneo a esses dados, os gestores e o RH podem tomar decisões como ajustar escalas de trabalho, redistribuir tarefas ou implementar políticas de compensação. Isso demonstra que um relatório automatizado possibilita que a empresa tenha respostas rápidas às suas demandas operacionais e estratégicas.

Conclusão

É evidente que a automatização de relatórios proporciona benefícios para o RH, pois facilita processos, aprimora a tomada de decisões e melhora a eficiência operacional. Com a Pontotel, esse caminho se torna ainda mais simples.

Como foi visto até aqui, a plataforma Pontotel é uma solução completa para registro de ponto e disponibiliza para gestores e RH uma ampla gama de relatórios que podem simplificar a gestão da jornada do colaborador da sua empresa.

Com a disponibilidade imediata de informações, é possível identificar padrões, corrigir inconsistências e otimizar a gestão do tempo, tornando a administração do ponto mais produtiva e alinhada aos objetivos da empresa.

Para saber mais sobre tecnologias no ambiente de trabalho e dicas para melhorar a administração de pessoal, confira nossas novidades no blog Pontotel.