A competitividade do mercado empresarial, cada vez mais evidente, faz com que muitas empresas apostem na automatização de processos para que se tornem mais estratégicas.
A automatização de processos consiste no uso de ferramentas tecnológicas que podem agilizar tarefas manuais e repetitivas, diminuindo erros e contribuindo para um aumento de produtividade das equipes.
Uma pesquisa realizada pela Salesforce mostrou que, nos últimos anos, as demandas relacionadas à automatização de processos das empresas aumentaram para 91%.
Por isso, automatizar processos passou de uma alternativa para praticamente uma obrigação para empresas que desejam ser competitivas e estratégicas para estar à frente dos concorrentes.
Sabendo da importância da automatização de processos, esse artigo vai falar sobre o que significa automatização de processos por meio dos seguintes tópicos:
- O que é a automatização de processos?
- Qual a importância da automatização de processos para as empresas?
- Quais são as vantagens da automatização de processos?
- Como fazer uma automatização de processo?
- Como implementar a automatização de processos no setor de RH/DP?
Interessou-se pelo assunto e quer automatizar os processos da sua empresa? Então, é só seguir adiante neste conteúdo. Tenha uma boa leitura!
O que é a automatização de processos?
A automatização de processos consiste em transformar uma rotina operacional manual em automática, por meio de tecnologia.
Com isso, as atividades são otimizadas, os erros humanos são diminuídos e a produtividade das equipes aumenta e consegue, assim, agregar valor à empresa, elevando a qualidade das entregas.
A principal proposta da automatização de processos é tornar as empresas mais competitivas, já que, com ela, os profissionais conseguem deixar muitas tarefas burocráticas de lado para atuar de forma mais estratégica.
Qual a diferença entre automação e automatização?
Muitas pessoas confundem os termos automação e automatização, acreditando que eles têm o mesmo significado. Contudo, existem diferenças entre eles, sendo que a principal está relacionada ao seu funcionamento.
A automação está relacionada a tecnologias autorreguláveis, como sistemas de Big Data Analytics. Isso quer dizer que, na automação, as tecnologias dispensam o apoio humano em correções, por exemplo.
Por outro lado, a automatização conta com o apoio humano para funcionar. Nesse uso, um profissional precisa criar regras e organizar o processo para que, assim, o sistema funcione de acordo com as ordens previamente inseridas.
Qual a importância da automatização de processos para as empresas?
A automatização de processos tem um papel importante na tomada de decisões da empresa. A partir dela, a organização consegue agir de forma mais estratégica, uma vez que muitas tarefas burocráticas são executadas pelas tecnologias automaticamente.
Por isso, seu papel principal é agilizar o fluxo de trabalho, permitindo que as equipes se tornem mais produtivas em tarefas que realmente agregam valor à empresa.
Automatizar processos também é importante para que a empresa consiga minimizar os erros humanos, entregando muitas tarefas para serem executadas via ferramentas tecnológicas.
Esse novo processo, automatizado, torna-se mais ágil, eficiente e com uma gestão em tempo real, com dados gerados rotineiramente pelo sistema, além de permitir muitas vezes a centralização dos processos por uma mesma ferramenta ou software.
Quais são as vantagens da automatização de processos?
A automatização de processos pode ser extremamente benéfica às empresas por abrir um leque de possibilidades, mediada por ferramentas tecnológicas que permitem que as organizações se tornem mais rápidas e eficientes na execução de suas tarefas.
Confira a seguir três das principais vantagens que a automatização de processos pode oferecer à empresa.
Aumento da produtividade
A automatização de processos é um grande suporte para que a empresa consiga elevar a produtividade dos colaboradores.
Isso acontece, pois, com o uso de tecnologias no dia a dia da empresa, os profissionais conseguem se dedicar a tarefas mais estratégicas e que impactam diretamente os resultados da organização.
Muito desse aumento da produtividade também é oriundo de uma redução no tempo para execução de tarefas, que se tornam mais rápidas quando realizadas de maneira automatizada.
Integração de setores
Os ruídos de comunicação interferem diretamente nos bons resultados da empresa. Muitas vezes isso ocorre por uma falta de centralização dos dados e das informações sobre o andamento de processos e tarefas.
Com a automatização, fica mais fácil para que a empresa consiga ter uma centralização dos dados a partir da mesma ferramenta, o que contribui para uma integração de setores.
Isso porque, com a automatização, todos os materiais e o acompanhamento do trabalho podem ser feitos pela mesma ferramenta ou software, excluindo as chances de confusões quanto ao que cada funcionário precisa executar do início ao fim do processo.
Redução de custos
Como a automatização de processos minimiza as chances de erros, já que estes são executados muitas vezes pelas tecnologias implementadas no dia a dia da empresa, a redução de custos se torna realidade.
Ao diminuir os erros, a empresa gasta menos tempo em um processo e consegue elevar sua produtividade, podendo aumentar seus ganhos e reduzir seus custos dedicados a correções e retrabalhos. Além disso, a redução de custos também tem relação com os equipamentos em si.
Na automatização de processos, os softwares funcionam no ambiente online, evitando que a empresa precise investir em estrutura física para instalá-los. Isso sem contar que as manutenções têm um custo menor, já que podem ser realizadas a distância pelos técnicos da empresa que oferece a ferramenta ou o software.
Como fazer uma automatização de processo?
Agora que já foram apresentadas algumas das principais vantagens que a automatização de processos pode oferecer, é importante saber na prática de que forma é possível transformar os processos da sua empresa por meio da tecnologia.
Conheça a seguir alguns dos passos necessários para realizar corretamente a automatização de processos na sua empresa.
Identifique os processos e avalie a viabilidade
O primeiro passo para uma automatização de processos assertiva é mapear todas as tarefas que a empresa executa e identificar quais delas podem ser automatizadas.
É importante avaliar quais tarefas exigem a empatia, o contato direto com os clientes e a participação de um ser humano no processo, pois essas não devem ser automatizadas.
Por outro lado, aquelas que são burocráticas e repetitivas devem ser automatizadas para que seja possível agilizar os processos e diminuir as chances de erros, como a gestão da folha e os cálculos da folha de pagamento, que podem ser feitos via software.
Selecionando a ferramenta adequada
Selecionar a ferramenta adequada também é fundamental para que a automatização de processos seja eficaz.
Isso significa fazer um levantamento dos valores e das funcionalidades da ferramenta para adequá-la conforme as necessidades da empresa.
É importante avaliar nesse momento também o período em que a empresa fornecedora oferece suporte, treinamentos e se é bem-vista no mercado.
Logo, procure avaliações de outros clientes e se possível solicite um período de testes para verificar se a ferramenta escolhida oferece o que de fato sua empresa precisa.
Desenvolva o fluxo adequado
Outro passo essencial para que a automatização de processos seja funcional é desenvolver um fluxo adequado para a sua implementação.
Ou seja, é necessário elencar etapas, definir cronogramas de implementação e escolher quem serão os responsáveis por aplicar os treinamentos a cada funcionário envolvido no uso das ferramentas.
O fluxo de uso também está relacionado à definição de métodos de uso da ferramenta. É importante definir nesse fluxo os detalhes do funcionamento das ferramentas adotadas e em quais atividades a automatização será aplicada.
Implemente a automatização
Após a seleção e a definição da ferramenta, é essencial cuidar da implementação da automatização de processos na rotina empresarial.
Nesta etapa, a empresa precisa contar com a ajuda de todos os gestores e equipes para que a ferramenta realmente assuma suas “responsabilidades” na rotina empresarial.
Isto é, ela deve ser funcional no dia a dia da organização, devendo ser utilizada para facilitar o trabalho de todos aqueles que irão utilizá-la. Também na parte de implantação, a companhia precisa contar com a ajuda dos especialistas da empresa que cedeu a tecnologia.
Eles devem sanar qualquer dúvida sobre a ferramenta de automatização para que seja possível oferecer treinamentos aos funcionários que a utilizarão.
Monitore continuamente
A adoção de novas tecnologias exige da empresa um monitoramento contínuo para medir os resultados das novas implementações. Essa rotina se torna imprescindível para que de fato a automatização seja eficiente.
Afinal, com o monitoramento, é possível ter uma visão ampla das tecnologias aplicadas, facilitando a identificação de problemas e permitindo uma análise melhor para se propor melhorias e aproveitar ao máximo todas as vantagens que a automatização dos processos tem a oferecer.
Como implementar a automatização de processos no setor de RH/DP?
Os setores mais burocráticos da empresa são de RH/DP, em função das inúmeras tarefas manuais e repetitivas que eles precisam executar.
Contudo, muitas dessas tarefas atualmente podem ser automatizadas, para que, assim, esses setores tenham um papel estratégico, que foca principalmente em ações para engajar colaboradores e atrair novos talentos para a empresa.
De acordo com uma pesquisa da Deloitte, 73% das empresas elenca o uso de novas tecnologias como responsável pelo aumento da produtividade na empresa.
O grande desafio para que isso ocorra é conseguir entregar esses processos manuais e repetitivos para a tecnologia. Isso significa automatizar muitas destas tarefas.
O principal passo para que isso ocorra é fazer um levantamento de todas as tarefas burocráticas que vem tomando tempo e dinheiro da empresa.
A partir daí, é necessário avaliar a possibilidade de automatizá-las principalmente tarefas como a gestão dos registros de ponto e os cálculos da folha, que podem ser realizados via automatização.
Como automatizar os processos de fechamento da folha de ponto?
A rotina do fechamento da folha de ponto é uma das tarefas mais burocráticas. Esse processo, do início ao fim, é repleto de etapas que são passíveis de erros, e isso acontece principalmente se essa rotina é executada por um ser humano.
Por este motivo, empresas que automatizam o processo de fechamento de folha conseguem caminhar de acordo com as regras da CLT e da Portaria 671 e podem se precaver de fraudes ou até mesmo erros de cálculos na folha, afinal tudo será amparado pela tecnologia.
Porém, como fazer isso? A PontoTel possui uma plataforma de controle de ponto automatizada, que oferece uma série de facilidades, do registro aos cálculos da folha, para que a empresa não se preocupe com possíveis erros ou fraudes.
Com o sistema automatizado Pontotel, a gestão de dados para o fechamento da folha de ponto se torna mais ágil e eficiente, isso porque será possível:
- Eliminar problemas de registro com medidas antifraude;
- Estar de acordo com a CLT e a Portaria 671;
- Acessar dados de ponto em tempo real;
- Integrar as informações do ponto em um único sistema;
- Realizar cálculos da folha de pagamento de forma automatizada;
- Gerar relatórios de erros e inconsistências;
- Otimizar o tempo para o fechamento da folha de pagamento;
- Reduzir custos com um sistema totalmente digital;
- Acessar a plataforma online por meio de tablets, PCs ou celulares, a qualquer hora e lugar;
- Acessar ferramentas de filtros e autocorreção dos dados de ponto.
Conclusão
A competitividade exige das empresas uma adoção de medidas que as façam agir de forma mais estratégica. Atualmente, parte dessas ações advém da automatização de processos.
Este conteúdo mostrou o que é automatização de processos e revelou a importância desta na rotina das empresas, eliminando tarefas burocráticas e deixando diversos setores mais estratégicos.
Além disso, pensando na competitividade, quem adere à automatização de processos na empresa consegue minimizar as chances de erros, agilizar a execução de tarefas e consequentemente aumentar a produtividade das equipes.
Foi possível conhecer também uma boa alternativa para agilizar rotinas do departamento pessoal: a plataforma PontoTel. De forma segura, ela contribui para que o DP consiga reduzir burocracias para se tornar mais estratégico.
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