Atualmente, os benefícios da tecnologia na sociedade já é algo de conhecimento geral. Entretanto, parece sempre haver áreas que podem ser melhoradas por ela, como a automatização das rotinas de DP.
A sigla DP se refere ao Departamento Pessoal, um setor vital de qualquer local de trabalho, que está à frente das principais rotinas de uma empresa; e a automatização nada mais é do que empregar tecnologia para resolver questões rotineiras com agilidade.
Apesar da simplicidade do nome, há muitos aspectos que esse conceito abrange. Assim, para sanar todas as dúvidas em torno do assunto, confira o que será abordado neste conteúdo:
- O que é automatização?
- Quais as principais atividades da rotina de DP?
- Para que serve a automatização das rotinas de DP?
- Por que fazer a automatização das rotinas de DP?
- Como funciona a automatização das rotinas de DP?
- Como fazer a automatização das rotinas de DP?
- Como a Pontotel pode ajudar na automatização das rotinas de DP?
- Como implementar a automatização das rotinas de DP?
Quer se aprofundar no tema? Então, acompanhe o artigo!
O que é automatização?
Automatização é um conceito que significa “tornar algo automático”, ou seja, transformar o trabalho manual em automático.
Vale observar que é comum a confusão entre automatização e automação. A automação dispensa a mão de obra humana e se utiliza de tecnologias autorreguláveis, como, por exemplo, sistemas como o Big Data Analytics.
Já na automatização, existe o suporte humano. Nesse caso, um profissional precisa criar regras e organizar o processo para que, assim, o sistema funcione segundo as ordens previamente definidas e inseridas.
Quais as principais atividades da rotina de DP?
Antes de explicar quais são essas atividades, e o que é automatização das rotinas de DP, é importante explanar outro conceito com o qual muitas pessoas ainda se confundem: a diferença entre Departamento Pessoal e RH.
Os setores são parecidos e devem, sim, trabalhar em conjunto; porém, existe diferença entre eles.
Basicamente, o DP se dedica a tarefas de ordem administrativa, enquanto o RH cuida do desenvolvimento dos colaboradores e de sua capacidade de trabalhar em equipe. Um ilustrativo meio de separar os dois setores é imaginar que eles sejam terceirizados.
Nesse caso, o RH ficaria a cargo de uma agência de empregos, que indicaria pessoas para cada tarefa, enquanto o DP poderia ser substituído por um escritório de contabilidade.
Confira algumas das principais atividades da rotina de DP.
Folha de pagamento
Uma das principais tarefas do DP de qualquer empresa é cuidar da folha de pagamento, e para que isso ocorra é necessário ter pleno controle sobre diversos dados, por exemplo: quais os funcionários admitidos e quando eles entraram; quais profissionais saíram e quando saíram; quais são os custos das rescisões, etc.
Tal controle já exigiria uma incrível memória se fosse dedicado a apenas uma pessoa, mas imagine quantos funcionários uma empresa pode ter? Por essa e por outras tantas razões, a automatização das rotinas de DP é uma excelente alternativa para qualquer empresa.
Controle de férias
Atualmente, os DPs de muitas empresas já aderiram à planilha de controle de férias. Essa planilha faz parte da automatização das rotinas de DP, com acesso a dados em tempo real.
Isso facilita a gestão de informações, por exemplo, quando o funcionário foi contratado, quando começou o trabalho ou quais faltas não possuem justificativa.
Isso sem mencionar a questão legal das férias, já que elas são garantidas por lei após 12 meses de trabalho. Mas e se houver férias coletivas antes desses 12 meses? E se as férias do funcionário forem fracionadas? São muitas informações.
Com a automatização deste controle, todo o processo se torna mais ágil, assertivo e seguro, com a gestão de informações centralizada na mesma plataforma.
Admissão de funcionários
Quando um funcionário é contratado, existe uma burocracia que deve ser respeitada a fim de ajudar ambas as partes. Documentação, exame médico, salário, benefícios, carga horária, funções, direitos no local de trabalho e tudo que se julgar necessário.
Algumas dessas informações e combinados passam pelo RH, mas outras são de ordem do Departamento Pessoal, e todas devem estar registradas ou, pelo menos, encaminhadas, quando novo contratado iniciar seu trabalho.
O profissional já entregou os documentos necessários? Faltou algum? Algo está errado? É difícil manter um controle sobre todas essas informações, e é para isso que a automatização das rotinas de DP serve.
Com ela, todo o controle da admissão, que precisa ser rigoroso, fica mais rápido, acessível e em tempo real, e menos propenso a falhas humanas, que prejudicam tanto o funcionário quanto a empresa.
Controle de ponto
O horário de trabalho de um funcionário é uma das informações mais importantes para o DP. Ter um controle rígido sobre ele é fundamental, não apenas para saber se o trabalhador atrasou ou saiu mais cedo, mas também se ele não vem fazendo horas extras desnecessárias.
Cada empresa tem sua política com relação a esses horários, que normalmente são combinados previamente, mas é importante que haja controle do que acontece na prática para que o funcionário não seja prejudicado ou mesmo repreendido injustamente.
Logo, a automatização das rotinas de DP é importante também por isso, pois a relação se torna mais transparente, com acesso a dados a qualquer momento, via web ou aplicativo, e múltiplas formas de registro, que garantem a autenticidade das marcações.
Gestão de benefícios
Conforme citado anteriormente, os benefícios de vale-transporte, vale-refeição e outros,são sempre apresentados durante a admissão, mas é dever do DP fazer os acertos, que normalmente vem com o salário.
Porém, há inúmeras variações na gestão de benefícios. O vale-transporte, por exemplo, costuma ser calculado conforme os gastos que cada profissional tem para ir ao trabalho, originando valores diferentes para cada empregado e dificultando, assim, o controle.
A possibilidade de confusões e erros humanos é grande, por isso, a automatização das rotinas de DP se mostra mais uma vez uma excelente alternativa para evitar falhas, eliminando o gasto de tempo e esforços para focar no que realmente ainda não é automatizado.
Para que serve a automatização das rotinas de DP?
A principal proposta da automatização é fazer com que as empresas se tornem mais competitivas no mercado. Eliminando tarefas burocráticas no seu dia a dia e, assim, se tornando mais estratégica, por meio de decisões mais rápidas e assertivas.
Assim, se torna possível evitar erros humanos, otimizando o tempo para execução de tarefas repetitivas e, consequentemente, elevando a produtividade das equipes, permitindo que elas foquem em atividades que agreguem valor à empresa.
Por que fazer a automatização das rotinas de DP?
A automatização de DP facilita as tomadas de decisão, uma vez que os gestores podem atuar com maior rapidez e eficiência, baseando-se em dados gerados pela tecnologia, muitas vezes em tempo real.
Conheça algumas das principais vantagens da automatização do DP a seguir.
Foco em tarefas estratégicas
Gerir pagamentos, férias, benefícios, carga-horária, etc. são obrigações burocráticas de qualquer empresa e devem ser cumpridas à risca para evitar problemas e respeitar os direitos básicos dos funcionários.
Uma vez que essas tarefas protocolares e burocráticas podem ser automatizadas, sobra tempo e foco para que se possa pensar em soluções criativas e efetivamente lucrativas para a empresa, seja ela de qual setor for.
Esse foco direcionado faz com que o trabalho se torne otimizado, bem-feito e consequentemente mais lucrativo, superando a concorrência e obtendo menor probabilidade de erros nos cuidados com os direitos dos funcionários.
Redução de erros
A automatização das rotinas de DP minimiza a possibilidade de falhas humanas, seja com relação à data de ingresso de um funcionário, seja com relação ao pagamento.
Não cometer erros nessa gestão é fundamental, primeiro por razões de respeito aos direitos de cada trabalhador, mas também para preservar o bom ambiente, a reputação da empresa e até o bom desempenho dos funcionários.
Por isso, para evitar problemas para empregados e empregadores, essa gestão tem que ser rigorosa, e, nesse contexto, a automatização das rotinas de DP surge como principal aliada.
Economia de tempo
A gestão de dados do Departamento Pessoal é desafiadora e consome muito tempo, que poderia estar sendo gasto com atividades para as quais não há automatização.
Portanto, com uma gestão automatizada das funções do DP, sobra tempo para encontrar soluções que busquem lucro satisfatório e mantenham o setor disposto a promover ações que destaquem a empresa em relação aos seus concorrentes.
Como funciona a automatização das rotinas de DP?
Na prática, a automatização das rotinas de DP funciona com a substituição dos processos burocráticos por gestões automáticas, em que as tarefas manuais são executadas pela tecnologia.
A plataforma para a automatização das rotinas de DP deve ser munida de todas as informações necessárias para que ela possa realizar os cálculos de tudo o que diz respeito à parte administrativa da empresa em questão.
Deve-se considerar nesse processo que o departamento pessoal é responsável por cálculos de rescisão de contratos de trabalho, folha de pagamento, férias e recrutamento.
Com as informações necessárias sobre cada funcionário para realizar esses cálculos e garantir que seus direitos legais sejam respeitados, o processo de automatização será bem-sucedido.
Como fazer a automatização das rotinas de DP?
Em primeiro lugar, é necessário que os gestores das empresas estejam cientes do que se trata a automatização das rotinas de DP, uma vez que muitos ainda oferecem resistência à tecnologia, seja por medo ou falta de confiança.
Apresentá-los ao conceito e dar exemplos concretos de que a automatização funciona e faz bem às empresas é o primeiro passo, e, a partir daí, deve-se buscar a plataforma que melhor se adequar às necessidades do local em questão.
Nesse processo, é importante considerar sistemas que permitam acesso rápido às informações de cada rotina, via web ou aplicativo e em tempo real, para fazer com que os processos sejam mais eficientes e as tomadas de decisões, mais assertivas.
Segundo o estudo “OTRS Spotlight: IT Service Management 2023”, mais de 78% das empresas brasileiras fizeram investimento em ferramentas de automatização. Além disso, 44% dos RHs no país utilizam a automação de processos na sua rotina.
Como implementar a automatização das rotinas de DP?
O primeiro passo para implementar a automatização das rotinas de DP é identificar as atividades que podem ser automatizadas.
Basicamente, esse mapeamento é feito respondendo a três perguntas: essa atividade é recorrente e repetitiva? Pode se tornar mais confiável se for automatizada? Exige interação humana?
Em segundo lugar, deve-se coletar os principais problemas do setor em questão, e isso geralmente é feito perguntando direto para a equipe envolvida. Ela dirá quais as reais necessidades em que a solução apresentada deve focar.
Após esses passos iniciais, é hora de escolher a tecnologia a ser utilizada na automatização das rotinas de DP. É fundamental escolher um software que atenda as necessidades da empresa. Uma vez feita a escolha, é preciso estabelecer um cronograma e uma equipe para a implementação.
É importante ressaltar que qualquer mudança no ambiente e no fluxo de trabalho leva tempo para ser totalmente absorvida e, por isso, será necessário um período de treinamento para que a equipe se habitue à nova tecnologia e possa trazer os resultados esperados.
Mesmo que tudo ocorra perfeitamente bem, não se deve esperar resultados imediatos. É importante continuar fiscalizando e verificando quais foram as reais mudanças (positivas e negativas, se houver) a longo prazo.
Como a Pontotel pode ajudar na automatização das rotinas de DP?
Com todas essas informações e detalhes, é fundamental escolher qual tecnologia sua empresa usará para a automatização das rotinas de DP. Nesta realidade, a plataforma Pontotel aparece como a melhor opção para a gestão de tarefas do DP.
A Pontotel oferece diversas soluções para uma gestão moderna, organizada e automatizada, para que sua empresa não fique refém dos mesmos processos burocráticos, que tanto consomem um tempo precioso.
Com a Pontotel, as rotinas do seu DP se tornarão mais seguras, ágeis e com um controle de dados centralizado em uma mesma plataforma, com acesso a dados em tempo real.
Conheça três vantagens da automatização das rotinas de DP com o sistema Pontotel.
Relatórios completos
Com a plataforma Pontotel, sua empresa terá acesso a mais de 30 tipos de relatórios relacionados à gestão de pessoas, desde controle de ponto e inconsistências da jornada até cumprimento de horas extras.
Tudo isso com um acompanhamento de dados em tempo real, podendo ser acessada via web ou aplicativo pelos gestores, facilitando as tomadas de decisões e consequentemente deixando-as mais assertivas, baseadas em dados concretos.
Cálculos automatizados
A nossa plataforma também se diferencia por facilitar uma das rotinas de DP mais burocráticas: o fechamento da folha de pagamento, sempre passível de erros. Com a automatização da Pontotel, os cálculos são automatizados, agilizando esta rotina.
Com isso, os erros de um processo manual nos cálculos da folha são evitados, garantindo maior segurança jurídica à empresa em relação a essa rotina e pagamentos corretos aos colaboradores, eliminando o risco de processos trabalhistas.
Automatizações com outros sistemas
Outras facilidades do sistema da Pontotel são: ele é personalizável conforme as necessidades da empresa e se integra facilmente a outros sistemas, como os de folha de pagamento. Com isso, seu negócio pode realizar a automatização rapidamente.
Por meio do sistema Pontotel, será possível exportar arquivos AFD, AFDT, ACJEF e AEJ, além da importação dos dados de ponto, integrando cadastros à folha de pagamento.
Preencha o formulário a seguir e um especialista entrará em contato para apresentar a solução Pontotel e como podemos impulsionar a automatização de rotinas do seu DP.
Conclusão
Em um mundo como o de hoje, globalizado, ágil, com informações instantâneas vindo a todo momento e por todos os meios, não é mais possível perder tempo com trabalhos repetitivos e burocráticos.
A automatização das rotinas de DP, como visto neste conteúdo, não é uma opção, mas uma necessidade imposta pelo mercado de trabalho. Ela fará com que sua empresa pare de desperdiçar tempo e esteja entre as maiores!
Nesse processo, a melhor escolha é por um sistema seguro, preciso e que facilite o dia a dia dos gestores do DP. A Pontotel, neste quesito, aparece como a melhor opção para a automatização da sua empresa, como você viu ao longo deste conteúdo.
Oferecendo uma plataforma que deixará as rotinas do DP mais produtivas, proporcionando relações de trabalho mais humanas e harmoniosas, com uma tecnologia de ponta e funcionamento online, com acesso aos dados a qualquer hora ou lugar.
Gostou deste conteúdo e quer ler mais artigos como esse? Então, acesse o blog Pontotel.
