O setor de Recursos Humanos de uma empresa é um dos mais estratégicos, e necessita de constante inovação para manter bons talentos, gerir o capital humano e realizar todas as atividades necessárias da área. Para facilitar a execução desses processos, a automação do RH surge como um recurso para otimizar a rotina desses profissionais.
Assim, se sua empresa precisa de um RH mais produtivo e inovador, é importante entender sobre sistemas de automação e adotá-los, fazendo com que seus profissionais ocupem o tempo com atividades menos repetitivas e mais estratégicas.
Trazer a automação para o setor de Recursos Humanos é primordial para garantir o bem-estar no trabalho e manter a empresa competitiva no mercado.
Já são diversos os softwares disponíveis para trazer a automação para o RH, e neste texto será explicado cada detalhe sobre esse processo e como implementá-lo na sua empresa. Confira os tópicos que serão abordados:
- O que é automação?
- Automação do RH: principais automações
- Como automatizar os processos do RH de forma eficiente?
- Qual a importância da automação do RH?
- Por onde começar a automação do RH?
Aproveite o conteúdo e tenha uma boa leitura!
O que é automação?
A automação consiste na utilização de tecnologias para a realização de atividades de forma automática, com o mínimo de intervenção humana possível. Segundo o portal Significados, a origem do termo vem do grego “autómatos”, e tem como significado “que se move sozinho”.
Utilizada por diversos setores de negócio, a automação atribui à máquina tarefas que seriam realizadas de forma repetitiva por um profissional. Assim, a automação é encarregada de realizar atividades de forma independente.
O uso da automação é comum em diversos setores empresariais, para ajudar a empresa a crescer por meio da otimização das atividades e do uso estratégico das competências profissionais de cada colaborador.
Para exemplificar, a automação pode ser utilizada na folha de pagamento. Por meio de um software específico, é possível calcular de forma automática descontos e taxas, além de agendar pagamentos de salários e benefícios.
Automação do RH: principais automações
No âmbito empresarial, a automação do RH está em vantagem em relação a outros setores, pois já existem diversas ferramentas para facilitar o trabalho destes profissionais e evitar que eles realizem atividades repetitivas. Entenda mais a seguir.
Recrutamento e seleção
Existem softwares especializados para automatizar o processo de recrutamento e seleção. Com eles, o RH consegue otimizar a escolha dos profissionais para participar dos processos seletivos ou enviar feedbacks de forma automática, por exemplo.
As ferramentas podem ajudar a encontrar de forma simplificada um perfil de candidato desejado ou ainda outras características, como localização, experiência profissional, formação, idiomas etc.
Ainda, é possível realizar um recrutamento e seleção completamente online, evitando custos extras com atividades, além de otimizar o tempo dos funcionários da empresa e dos candidatos.
Folha de pagamento
A folha de pagamento é uma das atividades mais importantes do setor de RH, exigindo atenção para evitar falhas durante seu processo de elaboração, pois é preciso realizar cálculos e elaborar planilhas.
Assim, os softwares de RH, como o cálculo automatizado, surgem como uma opção para fazer essas atividades mais delicadas, como a aplicação de taxas e descontos e o agendamento de pagamentos de salários, benefícios e bonificações.
A automatização do fechamento da folha de pagamentos diminui erros que podem causar processos trabalhistas posteriormente e agiliza a realização de um processo que costuma ser alvo de cobranças ao setor de Recursos Humanos.
Gestão de jornada
Segundo a CLT, realizar o controle da jornada dos colaboradores é uma atividade obrigatória nos estabelecimentos com 20 funcionários ou mais. Essa atividade é responsabilidade dos setores de Recursos Humanos e Departamento Pessoal.
Com a automação do RH, é possível fazer o controle do ponto por meio de um dispositivo eletrônico, em que o colaborador registra seus horários de trabalho e as informações são enviadas a uma central, responsável por organizar horas trabalhadas, folgas, pausas, etc.
Um sistema automatizado ainda ajuda a empresa a ter informações em tempo real sobre a jornada de cada colaborador e consegue gerar relatórios de forma automática, para visualizar faltas, atrasos e demais situações referentes a jornada.
Armazenamento de dados
Relatórios, documentos e centenas de papéis ocupando espaço no escritório é um problema que diversas empresas enfrentam. Com a automação do armazenamento de dados, todos esses problemas acabam.
Atualmente, existem softwares em nuvem que armazenam os dados online de forma automática e instantânea. Esse recurso evita danos físicos ou perdas de dados e proporciona economia de papel e impressões para empresa, além de ser mais ecológico.
Armazenar dados por meio de um sistema automatizado também otimiza o tempo de um colaborador que precisaria fazer essa organização de dados de forma manual e em um espaço físico.
Comunicação interna
Levar a automatização para a comunicação interna também é uma ótima forma de facilitar os processos. Ela pode ser feita por meio de atividades simples, como e-mails automáticos informando ausências ou avisos sobre horários de trabalho.
Não é preciso de muitas ferramentas nem softwares caros para implementar a automação na comunicação interna. Normalmente, os próprios servidores de e-mail, oferecem diversos recursos que tornam a comunicação automatizada.
Automatizar a forma de se comunicar internamente ajuda a empresa a diminuir falhas de comunicação que podem ocasionar problemas maiores.
Pesquisas internas
Uma das atividades de automação do RH também pode ser por meio de pesquisas internas, como pesquisas de engajamento, pesquisas de clima ou pesquisa de pulso. Para isso, é possível utilizar softwares especializados para automatizar a realização destas entre os funcionários.
Por meio desses softwares, os colaboradores recebem as pesquisas em suas caixas de entrada ou plataformas e as realizam. Assim, o RH consegue, de forma automática, visualizar todas as respostas e dados agrupados, sem a necessidade de fazer cálculos.
Processos de avaliação de desempenho
A avaliação de desempenho automatizada é um processo cujo objetivo é analisar resultados produzidos pelos funcionários, estoque, produção, vendas, etc., de forma ágil e automática.
No processo automatizado da avaliação de desempenho, as avaliações são realizadas e enviadas de forma periódica sempre que chega uma data específica. Deste modo, com a automatização da avaliação de desempenho, é possível ter em tempo real os dados sobre os procedimentos que estão sendo realizados.
Como automatizar os processos do RH de forma eficiente?
Para automatizar os processos do RH, é preciso, sobretudo, investir em tecnologia capaz de executar as tarefas da empresa. Para isso, o primeiro passo é entender quais atividades seu negócio realiza hoje e quanto tempo leva para fazer cada uma delas.
Assim, o processo se torna mais eficiente quando as atividades que exigem maior tempo e repetição são escolhidas para serem automatizadas e ficam por responsabilidade dos softwares.
Depois de mapear as atividades e observar quais são as que exigem mais tempo, é preciso fazer uma pesquisa de mercado para encontrar os sistemas disponíveis para realizar a automação.
Há muitas opções de serviços para automação no mercado, portanto, é preciso levar em consideração questões como suporte, histórico do produto, avaliação de clientes e reputação da marca ao escolher contratar um serviço. Isso vai garantir o apoio e a segurança que sua empresa precisa para gerenciar todos os processos.
Além disso, para garantir o sucesso da implementação do software, é preciso preparar e treinar sua equipe para utilizar a ferramenta, pois, afinal, não adianta ter todo o sistema se os profissionais que irão utilizá-lo não sabem como manuseá-lo.
Por fim, é importante investir em treinamento, colher feedbacks e se manter atualizado com as novidades do mercado, garantindo o bom funcionamento dos sistemas automatizados no RH.
Qual a importância da automação do RH?
Nos últimos anos, a tecnologia se tornou um ótimo apoio para o setor de RH. As inovações na área possibilitaram que o setor deixasse de perder tempo com atividades repetitivas e manuais e focasse em tarefas estratégicas.
Otimização do tempo
Sem dúvidas, um dos maiores benefícios da automação do RH é a otimização do tempo. Muitas atividades repetitivas e manuais passam a ser executadas pela máquina, assim, o colaborador consegue fazer uma melhor gestão do seu período em trabalho.
Otimizar o tempo por meios da automação também é tornar a empresa mais competitiva, pois os funcionários conseguem dedicar melhor o seu tempo para atividades mais estratégicas, com foco em resultados e metas.
Redução de retrabalho
A realização de atividades de forma manual, além de causar atrasos, é suscetível a erros que podem ocasionar em retrabalho, seja uma digitação incorreta ou um cálculo equivocado.
Dessa forma, ao utilizar um sistema automatizado, diminui-se drasticamente a chance de erros, já que os processos são realizados por uma máquina programada para suas determinadas finalidades.
Consequentemente, reduz-se também a quantidade de trabalho que precisa ser refeito, contribuindo para a otimização do tempo e da rotina dos profissionais.
Torna a equipe do RH mais estratégica e menos burocrática
O setor de Recursos Humanos é um dos mais requisitados por todos os profissionais da empresa e precisa lidar com muitos documentos e processos complicados. Por isso, a automatização é muito importante.
Com a automação do RH, por exemplo, o colaborador não precisa procurar o setor para solicitar a folha de pagamento — ela pode vir no e-mail ou em um app —, além de não ser preciso controlar manualmente os registros de ponto nem colher assinaturas físicas, já que agora é possível solicitar por meio digital.
Tudo isso facilita o trabalho e melhora a comunicação do time, possibilitando uma gestão mais estratégica, acessível e resolutiva.
Por onde começar a automação do RH?
Existem diversas atividades que podem ser automatizadas no RH, mas algumas exigem mais trabalho do que outras e são por essas que a empresa deve começar a investir em novas tecnologias.
Entre as atividades obrigatórias que mais demandam tempo do setor de Recursos Humanos, está a gestão e o controle da jornada de trabalho, que, se realizada por modelos obsoletos, pode exigir muita atenção e esforço dos profissionais da área.
O controle de ponto digital é uma das formas de automatizar as atividades referentes à jornada de trabalho de cada colaborador. É possível, por exemplo, gerar relatórios, acompanhar os dados em tempo real, acabar de vez com o uso de papéis e impressões e organizar dados em uma única plataforma.
Implementar um software de gestão de ponto já é um grande passo na missão de trazer novas tecnologias e automatização para sua empresa.
Posto isso, é o momento de avaliar quais outras atividades podem ser total ou parcialmente automatizadas. Há como incluir a automação no processo de recrutamento, nos treinamentos corporativos, na comunicação interna e até na folha de pagamento, como foi apresentado.
É importante estudar as atividades antes de fazer cada implementação de novidades em automação, para evitar gastos desnecessários e acabar comprometendo a saúde da empresa. Entender a relevância dos novos modelos de automação é o que vai garantir uma boa escolha.
Conclusão
Por fim, ficou evidente ao longo deste texto como a automatização é importante para melhorar a competitividade da sua empresa e o bem-estar dos colaboradores. A automação do RH torna-o mais estratégico e otimizado, trazendo resultados positivos para todos os colaboradores impactados por esse setor.
Porém, é importante lembrar que, com a gama de serviços disponíveis hoje, deve-se avaliar e estudar cada ferramenta antes de incluí-la na sua empresa para garantir um bom funcionamento e serviço pós-compra.
Além disso, é essencial investir em treinamentos e conscientizar todos os colaboradores sobre a importância das novas tecnologias e como elas vão ajudar em seus trabalhos.
Com todas as informações apontadas nesse texto, sua empresa estará pronta para dar os primeiros passos na inclusão de processos automatizados. A diferença e os resultados são claros e serão percebidos logo no começo.
E não se esqueça de continuar colhendo feedbacks e se atualizando com as novidades do mercado, para manter todos os sistemas e softwares novos em pleno funcionamento.
Se você entendeu como funciona a automação do RH e gostou de aprender com esse texto, compartilhe-o com seus colegas de trabalho e siga acompanhando o blog PontoTel para não perder nenhuma novidade sobre o setor corporativo.
