O autoatendimento no RH tem se tornado realidade nas organizações modernas, já que o avanço da tecnologia vem possibilitando que os processos internos tenham mais autonomia, agilidade e eficiência.
Essa abordagem oferece muitas vantagens, como conveniência, redução de burocracias, fluxo de informações otimizado e aumento da transparência.
Por meio do autoatendimento, os colaboradores acessam informações relevantes e executam tarefas de acordo com suas prioridades. Já a equipe de RH não se torna mais a única responsável pelas informações.
Neste conteúdo, será possível entender tudo sobre o assunto, com informações que vão desde a implantação até as vantagens que o autoatendimento de RH traz. Confira os tópicos que serão tratados:
- O que é autoatendimento no RH?
- Como funciona o autoatendimento no RH?
- Principais vantagens do autoatendimento no RH
- Como o autoatendimento no RH melhora a experiência dos colaboradores?
- Passos para a implantação do autoatendimento no RH
- Quais são as tendências e futuros avanços no autoatendimento no RH?
Boa leitura!
O que é autoatendimento no RH?
O autoatendimento no RH é uma forma de fazer atendimentos autônomos e descomplicados. Essa prática descentraliza algumas atividades de gestão de pessoas, como cadastros, solicitações e preenchimentos de fichas.
Por exemplo, o colaborador assume a incumbência de verificar seu ponto e solicitar, pela plataforma, documentos necessários. Já o gestor pode definir períodos de férias e gerir bancos de horas sem precisar do RH.
Como funciona o autoatendimento no RH?
O autoatendimento no RH é geralmente implementado por meio de uma plataforma online ou um sistema específico que permite aos funcionários acessar e gerenciar suas informações e solicitações relacionadas ao RH de forma autônoma. O acesso pode ser feito via dashboards ou até mesmo aplicativos próprios para essa gestão.
Principais vantagens do autoatendimento no RH
Há muitas vantagens quando se fala sobre autoatendimento no RH, e algumas delas incluem resultados importantes. Conheça-as a seguir:
Autonomia dos colaboradores
O autoatendimento no RH descentraliza as atividades mais burocráticas desse setor, tornando o fluxo de tarefas mais simples e autônomo. Os funcionários podem resolver suas necessidades de forma independente, sem precisar da equipe de RH para tarefas rotineiras. O RH, por sua vez, pode se dedicar a outras tarefas importantes.
Acesso rápido e conveniente
O acesso pode ser feito de qualquer lugar, geralmente 24 horas por dia. Os funcionários podem acessar informações e serviços relacionados ao RH a qualquer momento, independentemente do horário comercial. Isso é especialmente útil para colaboradores que trabalham em diferentes turnos ou fusos horários.
Redução de burocracia
No autoatendimento, também há bem menos burocracias. A tecnologia elimina a necessidade manual de preenchimento de formulários, troca de e-mails e aprovações, reduzindo a quantidade de papelada e atrasos. Também não é mais preciso marcar horários e disponibilizar um profissional para realizar este trabalho.
Transparência e clareza
Com o autoatendimento no RH, os colaboradores têm acesso fácil e rápido a informações relevantes, como políticas da empresa, benefícios, cálculos de férias, gestão de treinamento, entre outros.
Eles também podem acessar a qualquer momento tais informações, sem precisar depender de outros funcionários para isso, realizar alterações de forma autônoma e enviar documentos sempre que necessário.
Eficiência e produtividade
Muitos benefícios quanto à eficiência e produtividade podem ser observados quando existe o autoatendimento no RH. Os processos automatizados tornam tudo mais rápido, já que os funcionários não precisam esperar por uma resposta da equipe de RH para obter informações ou resolver problemas, trazendo mais eficiência operacional ao negócio.
Melhoria na experiência do colaborador
A experiência do colaborador também é melhorada, afinal, a redução da burocracia faz com que os trabalhadores tenham mais facilidade para lidar com as informações. Com o autoatendimento, os funcionários não precisam, por exemplo, ficar esperando a resposta da equipe de RH para obter informações ou solucionar questões.
Redução de erros e retrabalho
A implementação do autoatendimento no RH também colabora para a redução de erros e retrabalho. Isso porque, primeiro, o preenchimento de dados é feito por cada colaborador, o que reduz a probabilidade de erros de digitação. Além disso, o autoatendimento no RH também permite que os processos sigam fluxos de trabalho padronizados, diminuindo possíveis omissões durante a execução de tarefas.
Economia de recursos
O autoatendimento no RH permite que muitas tarefas administrativas e rotineiras sejam automatizadas, reduzindo a necessidade de recursos humanos dedicados a essas atividades. Isso permite que a equipe de RH seja realocada para funções mais estratégicas, resultando em redução de custos relacionados a esta atividade.
Como o autoatendimento no RH melhora a experiência dos colaboradores?
O autoatendimento no RH melhora a experiência dos colaboradores por desburocratizar o acesso às informações e aos documentos antes somente fornecidos por funcionários, resolvendo problemas comuns mais rapidamente.
Além disso, o autoatendimento dá aos colaboradores mais autonomia para preencherem as rotinas obrigatórias quando e como eles quiserem, com mais simplicidade e foco na resolução de problemas.
As informações são compartilhadas e as responsabilidades, divididas, para que haja um bom andamento dos processos de RH.
Passos para a implantação do autoatendimento no RH
O sucesso da implantação do autoatendimento no RH depende de alguns passos importantes, que estão listados a seguir:
Avaliação das necessidades e objetivos
Primeiro, avalie as necessidades e os objetivos do autoatendimento no RH. Não é necessário, em um primeiro momento, que todas as atividades sejam migradas para o autoatendimento. Priorize aquelas que pedem por mais eficiência, rapidez ou que precisam que a equipe dedicada seja alocada para outras atividades ou projetos.
Seleção da tecnologia e ferramentas adequadas
Escolha ferramentas e softwares que sejam completos, ofereçam uma boa assistência e consigam solucionar os problemas necessários. Faça uma pesquisa minuciosa entre os fornecedores e selecione aquele que entrega o melhor valor.
Planejamento e design do sistema
Selecione também uma ferramenta com design apropriado e eficiente para o autoatendimento no RH. Para isso, é preciso que os objetivos da implantação do autoatendimento estejam bem definidos e toda a implantação do sistema esteja planejada.
Desenvolvimento e personalização
Em muitos casos, é possível personalizar o sistema de autoatendimento de acordo com os objetivos e interesses da empresa, podendo adaptar a linguagem e incluir os logotipos e cores da organização. Além disso, os colaboradores podem inserir configurações individuais, como preferências de notificações e exibição de informações.
Treinamento e comunicação
Para que o objetivo seja alcançado, também será preciso realizar uma boa comunicação sobre a novidade, além de disponibilizar sessões de treinamento que preparem o usuário para que a experiência seja boa e eficiente.
Implantação e monitoramento
A implantação correta do projeto de autoatendimento é um passo crucial para o seu sucesso. Por isso, divida esta etapa em fases para que todos sejam envolvidos, treinados e informados. O monitoramento também é importante para que, caso algo saia do combinado, o problema possa ser rapidamente corrigido.
Suporte contínuo e manutenção
Estabelecer um suporte contínuo e a manutenção da plataforma de autoatendimento no RH também é essencial. É preciso, nesse sentido, garantir que os colaboradores se sintam apoiados durante a transição para a plataforma para que eles se engajem na mudança.
Avaliação e melhoria contínua
Regularmente, solicite feedbacks aos colaboradores sobre a experiência deles com o sistema de autoatendimento no RH. Isso pode ser feito por meio de pesquisas, enquetes ou sessões de feedback. A partir das respostas, crie estratégias que visem a melhoria contínua, para que o sistema seja cada vez mais eficiente e que responda às necessidades da empresa.
Quais são as tendências e futuros avanços no autoatendimento no RH?
Existem várias tendências e avanços previstos para melhorar ainda mais o atendimento no RH, trazendo autonomia. Entre elas, estão a inteligência artificial (IA) e os chatbots, tecnologias que permitem que os colaboradores interajam com sistemas de autoatendimento de forma mais natural e obtenham respostas rápidas para suas perguntas.
Além disso, a automatização é outro ponto a ser levado em conta. Os sistemas de autoatendimento no RH podem automatizar uma variedade de tarefas, como solicitações de licenças, atualizações de informações, aprovações de despesas e muito mais. Não é mais necessário, então, que um profissional fique a cargo destas rotinas.
A análise dos dados a partir das informações depositadas no autoatendimento também é uma tendência. Nesse caso, é possível coletar dados sobre o uso do sistema, solicitações dos colaboradores e outras informações relevantes para a estratégia de gestão de pessoas.
Conclusão
Neste artigo, foi possível entender um pouco mais sobre autoatendimento no RH e quais são as vantagens de implementá-lo. Entre muitas delas, estão melhor eficiência operacional, transparência e clareza, redução de erros e mais autonomia para os colaboradores.
O artigo também abordou os passos para a implantação do autoatendimento no RH. Planejar cada detalhe e fazer um bom projeto de implementação são formas eficazes de garantir que os colaboradores se engajem nessa nova rotina.
Por fim, o texto apontou quais são as boas novas sobre o atendimento no RH. Assim como em outras áreas, a inteligência artificial veio para melhorar ainda mais essa interação. Além disso, a automatização e a gestão dos dados coletados pelo autoatendimento também prometem avanços na área.
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