Quanto mais digitalizado o mundo vem se tornando, mais as pessoas e empresas têm que se adaptar às mudanças. A assinatura eletrônica e digital entra nesse contexto, pois é um jeito seguro, prático e transparente de autenticar documentos e contratos, por exemplo.
Não à toa, como traz os dados do Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos, a quantidade dessa assinatura cresceu mais de 100% no ano de 2024. Nesse mesmo ano, a Assinatura GOV.BR, um dos tipos de assinatura eletrônica, foi usada mais de 70 milhões de vezes.
São inúmeros os benefícios da assinatura eletrônica, tanto para pessoas físicas quanto jurídicas. A 1ª Pesquisa de Mercado de Assinatura Eletrônica e Gestão de Contratos, feita pela Clicksign, plataforma de assinaturas eletrônicas e digitais, constatou que 63,5% das empresas brasileiras não usam mais papel para assinatura de documentos.
Essa temática têm nuances específicas, então, para abordá-la em detalhes, este texto focará os seguintes tópicos:
- Qual é a diferença entre assinatura eletrônica e digital?
- O que é a assinatura eletrônica?
- O que é assinatura digital?
- Qual é a usabilidade prática da assinatura eletrônica e digital?
- Existe validade para as assinaturas digitais e eletrônicas?
- Assinatura digital ou eletrônica: quando usar cada uma?
- Qual é a importância dessa tecnologia para otimizar os processos empresariais?
Tenha uma boa leitura!
Qual é a diferença entre assinatura eletrônica e digital?
A assinatura eletrônica diz respeito a qualquer método de validação da identidade de alguém no ambiente digital. Ou seja, é um conceito mais amplo de assinatura. Paralelamente, está a assinatura digital, que se trata de um dos 3 tipos de assinatura eletrônica, porém, a mais sofisticada de todas, pois usa criptografia para garantir a autenticidade.
Esses tipos de assinatura são juridicamente válidos?
Sim, as assinaturas eletrônica e digital são juridicamente válidas. Como traz a advogada Lucianne Bernardino Cardoso, a “validade da assinatura digital em contratos é garantida pela Medida Provisória 2.200-2, que regula a certificação digital no Brasil e instituiu a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (a ICP-Brasil)”.
Junto a isso, a Lei n.º 14.063, de 2020, também reconhece a validade das assinaturas eletrônicas e digitais, garantindo que elas tenham a mesma validade jurídica que as assinaturas manuscritas, desde que cumpram os requisitos estabelecidos.
O que é a assinatura eletrônica?
A assinatura eletrônica é o conceito geral e trata-se dos “dados em formato eletrônico que se ligam ou estão logicamente associados a outros dados em formato eletrônico”, como traz a Lei n.º 14.063. Sendo assim, essa assinatura é qualquer método de validação de identidade em documentos digitais.
Quais são os tipos de assinatura eletrônica?
Embora a assinatura eletrônica sirva para caracterizar “o nível de confiança sobre a identidade e a manifestação de vontade de seu titular […], de seus padrões e de seus procedimentos específicos” (§ 1º do art. 4), o ato de assinar tem de estar em acordo com os níveis de assinaturas apropriados para os atos previstos na legislação brasileira.
Nesse sentido, a Lei n.º 14.063 traz 3 tipos de assinatura eletrônica:
- Assinatura eletrônica simples: a forma mais básica de assinatura digital, que auxilia na identificação do signatário. Ela anexa ou associa dados em formato eletrônico aos dados do signatário, garantindo a autenticidade da assinatura;
- Assinatura eletrônica avançada: aquela que usa “certificados não emitidos pela ICP-Brasil” ou outros meios de comprovação da autoria e integridade de documentos eletrônicos;
- Assinatura eletrônica qualificada: entre todas, essa é a assinatura com maior nível de segurança, especialmente porque “utiliza certificado digital, nos termos do § 1º do art. 10 da Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001”.
As assinaturas eletrônicas são seguras?
Sim, as assinaturas eletrônicas são seguras; porém, como abordado, há diferentes níveis de segurança para cada uma. Por exemplo, a assinatura eletrônica simples basta para situações que não exigem alta segurança. Seu propósito é ajudar a identificar quem está assinando e associar dados desse signatário a outros dados em formato eletrônico.
Enquanto isso, a assinatura eletrônica avançada usa tecnologias adicionais para garantir que a assinatura esteja diretamente ligada ao signatário e que só ele possa assinar, então há um grau maior de segurança nesse caso.
Essa segurança, no entanto, torna-se maior na assinatura eletrônica qualificada, pois é a mais segura porque usa certificados digitais emitidos pelo ICP-Brasil que garantem a autenticidade e validade jurídica. Em 2024, a propósito, foram mais de 10 milhões desses certificados emitidos, segundo dados da Associação Nacional de Certificação Digital.
Quais as vantagens da assinatura eletrônica?
A principal vantagem da assinatura eletrônica é a validade jurídica, pois ela é legalmente reconhecida e pode ser usada para validar contratos e documentos fiscais. Outro benefício é sua versatilidade: ela pode ser usada em diferentes situações, como em processos administrativos.
A própria Lei 14.063, de 2020, ressalta, em seu art. 2º, as diferentes situações de utilização dessa assinatura. Os tipos de interação classificam-se da seguinte forma:
- Interação interna: aquela que acontece “entre os órgãos e entidades da administração direta, autárquica e fundacional dos Poderes e órgãos constitucionalmente autônomos dos entes federativos”;
- Interação entre pessoas e entes públicos: envolve “pessoas naturais ou jurídicas de direito privado e os entes públicos” mencionados acima;
- Interação entre entes públicos.
O que é assinatura digital?
A assinatura digital é um conceito que diz respeito, especificamente, à assinatura eletrônica qualificada, aquela em que obrigatoriamente ocorre com o uso de certificado digital emitido pelo Serviço Federal de Processamento de Dados (Serpro).
Quais são os tipos de assinatura digital?
Com base no que já foi abordado anteriormente, a assinatura digital refere-se à assinatura eletrônica qualificada, portanto, trata-se da assinatura mais segura entre os 3 tipos de assinatura eletrônica classificados pela legislação brasileira.
Como é feita a assinatura digital?
A assinatura digital é feita com um certificado digital, emitido pelo Serpro, e um software de assinatura eletrônica. O processo do funcionamento basicamente ocorre da seguinte forma:
- O usuário adquire um certificado digital do Serpro, que contém suas informações de identificação e um par de chaves criptográficas;
- Em seguida, usa o software de assinatura eletrônica para assinar o documento;
- O destinatário do documento pode verificar a autenticidade da assinatura utilizando a chave pública do usuário e o software de assinatura eletrônica.
Assinatura digital e assinatura digitalizada são a mesma coisa?
Não, assinatura digital e assinatura digitalizada não são a mesma coisa. Isso porque a assinatura digital trata-se de uma forma específica de assinatura eletrônica que utiliza criptografia e um certificado digital emitido pela ICP-Brasil. É a mais segura de todas.
Enquanto isso, a assinatura digitalizada é uma imagem da assinatura manuscrita que foi escaneada e inserida em um documento eletrônico. Embora seja conveniente em algumas situações, essa assinatura não traz a mesma segurança que a assinatura digital.
Qual a diferença entre assinatura digital e certificado digital?
A assinatura digital e o certificado digital são conceitos relacionados, porém, distintos. A assinatura digital é um tipo específico de assinatura eletrônica. Ela usa criptografia para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de um documento eletrônico.
O certificado digital, por outro lado, é um arquivo eletrônico que funciona como “identidade digital” no ambiente eletrônico e é necessário para criar uma assinatura digital. Na prática, ele garante que a assinatura digital seja única e vinculada ao signatário, com isso, só a pessoa detentora da chave privada correspondente pode usar a assinatura.
O governo brasileiro destaca os 3 tipos de certificado digital. São eles:
- Certificado tipo A1, cuja validade é de 1 ano e, “por ser um arquivo, pode ser instalado facilmente em vários computadores mediante cópia de segurança (backup) do arquivo”;
- Certificado tipo A3, cuja validade é de até 5 anos e “é usado geralmente por meio de mídia criptográfica (token ou cartão USB) que precisa estar conectada em computador para cada uso”;
- Certificado em Nuvem (SerproID): como ele fica armazenado na nuvem do Serpro, também pode ser usado no smartphone, bem como “instalado em vários computadores e vários celulares”.
Qual é a usabilidade prática da assinatura eletrônica e digital?
É possível usar a assinatura eletrônica e digital em diversos cenários, como em contratos e acordos comerciais. Também é possível assinar e enviar documentos aos órgãos governamentais, como declarações de impostos e solicitações de licenças.
Outras duas usabilidades estão no âmbito das transações bancárias, já que a assinatura eletrônica facilita a autenticação de transações online, e na assinatura de documentos jurídicos, como petições e procurações.
A assinatura eletrônica e digital também é usada no setor médico. Como traz a Lei 14.063, os “receituários de medicamentos sujeitos a controle especial e os atestados médicos em meio eletrônico” só são válidos quando “subscritos com assinatura eletrônica qualificada do profissional de saúde”.
Existe validade para as assinaturas digitais e eletrônicas?
Sim, no Brasil, existe validade jurídica para a assinatura eletrônica e a digital, afinal, ambas são reconhecidas pela legislação: Medida Provisória n.º 2.200-2, de 24 de agosto de 2001, e Lei n.º 14.063, de 23 de setembro de 2020.
Além disso, o Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos também destaca que, quando se trata de outros cenários envolvendo assinatura eletrônica, a Medida Provisória n.º 2.200-2, de 2001, também tem o objetivo de:
“Garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica, das aplicações de suporte e das aplicações habilitadas que utilizem certificados digitais, bem como a realização de transações eletrônicas seguras”
Quem pode usar esse tipo de assinatura?
A assinatura eletrônica e digital pode ser usada tanto por pessoas quanto por organizações. As pessoas, por exemplo, podem usar ambas as assinaturas para assinar contratos pessoais, como aluguel e venda de veículos, enquanto as empresas usam essa tecnologia para formalizar contratos comerciais e documentos de recursos humanos.
No setor governamental, assinaturas digitais são empregadas em serviços públicos e processos legislativos. Já os profissionais de saúde, incluindo médicos e hospitais, usam assinaturas digitais para prescrições e gerenciamento de registros de pacientes.
Como assinar um documento eletronicamente?
Para assinar um documento eletronicamente, é preciso seguir alguns passos usando uma plataforma de assinatura eletrônica, então a primeira parte é escolher essa plataforma. Ela facilitará a organização dos documentos, a configuração dos requisitos e a ordem de coleta de assinaturas.
Em seguida, deve-se fazer o upload do documento e preencher os campos necessários, como os e-mails dos signatários. Dependendo do caso, será necessário selecionar um certificado digital.
O passo seguinte é enviar o documento aos signatários. Eles receberão um e-mail contendo um link para assinar o documento online. Após clicar no link, cada um deles pode revisar o documento e aplicar suas assinaturas eletrônicas, completando o processo.
Assinatura digital ou eletrônica: quando usar cada uma?
Saber quando usar a assinatura digital ou eletrônica é importante, e os principais aspectos considerados nessa decisão são: segurança e validade jurídica. Veja quando usar cada uma:
| Critério | Assinatura digital | Assinatura eletrônica |
| Necessidade de certificado digital emitido pelo Serpro | Sim. | Não. |
| Usos | Documentos jurídicos, notas fiscais, contratos, relatórios, notificações oficiais, resultados de exames, prontuários médicos, operações financeiras, mandatos, procurações, etc. | Prestação de serviços, formulários, assinaturas de serviços (internet, por exemplo), transações bancárias, atas de reunião, contratos simples de compra e venda, etc. |
Vantagens das assinaturas digital e eletrônica
A assinatura eletrônica e digital é um avanço na forma como as empresas lidam com documentos e transações, e a essência por trás disso está na otimização de processos.
Somado a isso, outra vantagem é a agilidade, especialmente porque, por ser eletrônica, essa assinatura elimina a necessidade de deslocamentos e trâmites burocráticos. Para a rotina empresarial, isso aumenta a produtividade significativamente.
Isso também favorece diretamente o time de RH quando se trata da folha de ponto, já que é possível assiná-la com a assinatura eletrônica. Além da transparência disso, há outros benefícios diretos, como o fato de não haver necessidade de coleta de assinaturas em papel e a diminuição do risco de erros e inconsistências nos registros de ponto.
Nesse sentido, é importante que a empresa saiba a importância dessa tecnologia para aprimorar a gestão do seu setor de RH. Lara Avelino, analista de RH, psicóloga organizacional e recrutadora, traz um questionamento importante sobre isso quando diz:
“Eu acho que já passou da época em que falávamos sobre a tecnologia como uma ameaça, não é mesmo? Infelizmente, ainda vejo muitos amigos do RH receosos em relação à tecnologia tirar nossas oportunidades. Na verdade, eu vejo a tecnologia como uma grande aliada, pois ela me ajuda muito a otimizar meus processos”
Qual é a importância dessa tecnologia para otimizar os processos empresariais?
Anteriormente, foram citados os cenários em que é possível adotar a assinatura eletrônica e digital, e é exatamente nisso que está a importância dessa tecnologia para as empresas: elas conseguem ser mais eficientes, de diversas formas e em situações variadas.
Imagine um contrato de venda que, em vez de exigir semanas para ser assinado por todas as partes, é concluído em minutos, com cada signatário validando o documento de seu próprio dispositivo. Isso automaticamente acelera o fechamento de negócios.
Além disso, em um cenário de crescente preocupação com fraudes no ambiente online, como os ataques de hackers, a assinatura eletrônica e digital é o tipo de segurança crucial para proteger informações confidenciais de um negócio.
Conclusão
A assinatura eletrônica e digital é uma tecnologia assertiva para as pessoas e empresas, sobretudo em virtude da presença cada vez mais predominante da transformação digital nos processos cotidianos.
Por isso, esse tipo de recurso simplifica e garante a autenticação de documentos e contratos, e deve ser implementado pelas empresas. Isso vale para o setor de recursos humanos, como citado neste conteúdo, mas também para outros, como o de contabilidade e qualquer um que possa se beneficiar com essa tecnologia.
Afinal, quanto mais ágeis as empresas forem, e isso inclui a assinatura de documentos, mais produtivas elas se tornarão. Esse pensamento, portanto, deve englobar o uso dessa tecnologia em todas as suas atividades em que for necessário.
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