A assinatura eletrônica de folha de ponto não só otimiza e agiliza o trabalho do setor de Recursos Humanos, como também aumenta a segurança jurídica das empresas.
Por isso, em meio a essa onda de transformação digital que tem impactado o mercado, muitas organizações já começaram a aderir esse procedimento no seu dia a dia.
Porém, antes de adotar esse método inovador de validação de folha de ponto, você precisa entender o que diz a lei e como funciona esse tipo de assinatura.
Para te ajudar nesse processo, neste artigo, serão abordados os seguintes tópicos:
- Afinal, o que é a assinatura da folha de ponto?
- O que é uma assinatura eletrônica?
- Ponto eletrônico: conceito
- Assinatura eletrônica da folha de ponto é permitida pela lei?
- Como funciona a assinatura eletrônica da folha de ponto?
- Como a assinatura eletrônica da folha de ponto é essencial para o home office?
- Vantagens da assinatura eletrônica de folha de ponto
Boa leitura!
Afinal, o que é a assinatura da folha de ponto?
A assinatura da folha de ponto é o procedimento realizado pelo funcionário para validar o registro das informações referentes a seu horário de trabalho.
Essa assinatura pode ser feita manualmente, caso a empresa adote um sistema de controle de ponto convencional, ou de forma eletrônica, por meio de um equipamento eletrônico.
O que a CLT diz sobre a assinatura da folha de ponto?
A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) não determina nenhuma regra sobre a obrigatoriedade ou a necessidade da assinatura da folha de ponto. Apenas o Artigo 74 aborda algo relacionado a esse assunto. Segundo o texto, qualquer empresa com mais de 20 funcionários é obrigada a fazer o controle de ponto destes.
O texto também especifica que as organizações podem utilizar um método de registro manual, mecânico ou eletrônico para anotar os horários de trabalho de seus colaboradores. Porém, ele não fornece nenhuma orientação quanto a assinatura da folha de ponto.
Apesar disso, diversos juristas brasileiros entendem que a folha de ponto tem validade apenas mediante assinatura. Esse entendimento é resultado do que diz o Código de Processo Civil, que também é utilizado como fonte subsidiária do direito do trabalho.
De acordo com esse código, a validade de um documento depende da sua assinatura. Além disso, os juristas entendem que até mesmo o cartão de ponto eletrônico está sujeito a fraudes e manipulação.
Nesse contexto, a assinatura confere mais segurança e autenticidade à folha de ponto, evitando problemas futuros.
Diante desse cenário, mesmo que a CLT não determine a assinatura da folha de ponto, a recomendação é que as empresas adotem esse procedimento na rotina do RH. Assim, elas aumentam sua segurança jurídica e evitam eventuais passivos trabalhistas.
O que é uma assinatura eletrônica?
A assinatura eletrônica de folha de ponto é uma ferramenta utilizada para substituir a assinatura tradicional. Assim, em vez de ser feita manualmente no papel, ela é realizada de maneira eletrônica e informatizada.
Além disso, a assinatura eletrônica também se diferencia porque pode ser feita de várias formas, por meio de uma série de códigos estabelecidos entre o emissor do documento e o receptor, que é a pessoa que assina. Entre os códigos mais utilizados, estão senhas, biometria, reconhecimento de IP, entre outros.
Por esse motivo, além de ser utilizada para validar um documento digital, a assinatura eletrônica também pode servir para bloquear ou desbloquear dados disponíveis em um sistema online. Esse modelo é considerado mais prático, simples e eficiente para validar ações e documentos, incluindo a folha de ponto.
Assinatura eletrônica de folha de ponto vs. assinatura digital: qual a diferença?
A assinatura eletrônica de folha de ponto pode ser feita mesmo que a pessoa não tenha um certificado digital para acompanhar sua assinatura. Mesmo assim, ela é um recurso importante para assinar diferentes tipos de documentos, incluindo a folha de ponto.
A assinatura digital também é feita de forma informatizada. Porém, ela só é válida mediante a utilização de um certificado digital. Esse certificado é um documento digital que utiliza uma tecnologia com criptografia de dados para garantir autenticidade, confidencialidade e integridade das informações eletrônicas.
Na prática, esse certificado comprova a autoria e a veracidade da assinatura no mundo virtual. Por isso, somente documentos que recebem uma assinatura digital possuem validade jurídica e legal, sendo aceitos por entes públicos.
Ponto eletrônico: conceito
O ponto eletrônico é um sistema digital e informatizado capaz de registrar os horários de entrada, saída e intervalo dos funcionários da empresa por meio de um equipamento eletrônico.
Nesse caso, as formas de marcação de ponto dependem do modelo de equipamento utilizado. Atualmente, existem opções no mercado que permitem o registro dessas informações por meio de biometria, reconhecimento facial, cartão de ponto ou senha.
Isso aumenta a segurança do equipamento eletrônico, que geralmente também apresenta outros recursos capazes de evitar fraudes, falhas e erros no registro de dados.
Outra característica do sistema de ponto eletrônico é que, a depender do modelo, ele também pode fazer a gestão e o tratamento completo do ponto, facilitando o trabalho do RH.
Assinatura eletrônica da folha de ponto é permitida pela lei?
Sim. A assinatura eletrônica passou a ter validade jurídica a partir da publicação da Lei n.º 14.063, de 23 de setembro de 2020, cujo texto é originado na Medida Provisória 2.200/2001-2, que até então era referência nesse assunto.
A publicação dessa lei não só desburocratizou o uso da assinatura eletrônica, mas também aumentou sua segurança jurídica. Além disso, a Lei 14.063 também definiu os conceitos de assinatura eletrônica, certificado digital e autenticação, bem como as diferenças entre assinatura eletrônica simples e avançada, que também é chamada de assinatura digital.
Por conta dessas características, a Lei 14.063 ainda é utilizada para validar o uso da assinatura eletrônica em diversos sistemas, incluindo softwares de controle de ponto eletrônico.
Quais são as exigências da Portaria 671 para a assinatura eletrônica da folha de ponto?
A Portaria 671/2021 consolidou as regras para o uso de diferentes métodos de controle de ponto eletrônico, também chamados de Registros Eletrônicos de Ponto (REP). Sendo assim, a empresa pode escolher entre três tipos de registradores: o REP-C, o REP-A e o REP-P.
Além de definir as regras para uso e fabricação desses métodos de controle de ponto, a Portaria 671 também define a obrigatoriedade de emissão de comprovante de registro de ponto do trabalhador.
Esse documento deve conter algumas informações básicas relacionadas a esse registro, tais como a identificação da empresa e do trabalhador.
Por isso, o Artigo 86 da portaria determina a obrigatoriedade da assinatura eletrônica para validar esse comprovante. Leia o texto desse artigo na íntegra:
“Art. 86. A assinatura eletrônica será utilizada como meio de comprovação da autoria e integridade de documentos eletrônicos gerados pelo sistema de registro eletrônico de ponto e pelo programa de tratamento de registro de ponto, nos termos do art. 10 da Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001.
Parágrafo único. A assinatura eletrônica, do fabricante ou do desenvolvedor, deve ser atribuída às saídas geradas:
I – pelo REP: Arquivo Fonte de Dados, Comprovante de Registro de Ponto do Trabalhador e, no caso do REP-C, Relação Instantânea de Marcações; e
II – pelo Programa de Tratamento de Registro de Ponto: Arquivo Eletrônico de Jornada.”
Além disso, o Artigo 88 dessa mesma portaria determina a necessidade da emissão de certificado digital para validar as assinaturas realizadas no REP-A e no REP-P.
Como funciona a assinatura eletrônica da folha de ponto?
O primeiro passo para utilizar a assinatura eletrônica na folha de ponto é usar um sistema de controle de ponto eletrônico que aceite esse procedimento.
Após implementar esse sistema na empresa, o RH pode solicitar aos colaboradores que assinem, de forma eletrônica, esse documento. O processo em si varia de acordo com o modelo de sistema adotado pela empresa, mas, em geral, tudo é feito de forma simples, rápida e segura. Normalmente, o funcionário só precisa fazer seu login no sistema e assinar o documento solicitado.
Como a assinatura eletrônica da folha de ponto é essencial para o home office?
A adoção de um modelo de trabalho home office exige que a empresa faça algumas adaptações para acompanhar as atividades dos seus funcionários a distância.
Entre essas alterações, uma das mais importantes está relacionada ao método de controle de ponto. Afinal, nesse caso, a organização precisa adotar um método flexível para que o registro de ponto seja feito de forma remota, eficiente e segura.
Nesse contexto, os mais indicados são os sistemas de ponto eletrônico do tipo REP-A ou REP-P, que podem ser instalados no computador pessoal, no smartphone ou no tablet do funcionário. Assim, o colaborador pode registrar sua assinatura eletrônica na folha de ponto de forma remota e o RH da empresa pode monitorar a jornada de trabalho desse funcionário em home office ou regime híbrido.
Vantagens da assinatura eletrônica de folha de ponto
Ainda tem dúvidas sobre a assinatura eletrônica de folha de ponto? Então, confira a seguir as vantagens de adotar essa forma de registro na sua empresa!
Redução de papel
Como todo o processo de marcação e assinatura eletrônica de ponto é feito de forma digital, esses registros ficam armazenados em nuvem. Por isso, empresas que adotam o sistema de ponto eletrônico eliminam gastos com papel, impressão e armazenamento de documentos que seriam destinados ao controle de ponto.
Dispensa espaço para arquivamento
Como a assinatura eletrônica dispensa o uso de papel e gastos com impressão, a empresa não precisa se preocupar com espaço para arquivamento das folhas de ponto. Isso porque tudo fica armazenado na nuvem e pode ser acessado a qualquer momento e a partir de qualquer lugar.
Aderência ao RH ágil
O RH ágil se diferencia por utilizar metodologias que otimizam e aceleram a conclusão das atividades realizadas pelo setor. Como uma das principais responsabilidades desse departamento é fazer a gestão de ponto e jornada de trabalho dos funcionários, a assinatura eletrônica da folha de ponto do setor também facilita esse processo.
Tudo é feito de forma digital, permitindo que várias ações também sejam automatizadas. Portanto, o RH consegue fechar a folha de ponto em menos tempo e sem erros de cálculo.
Agilidade nos processos
A assinatura eletrônica da folha de ponto simplifica processos e os torna mais eficientes. Através dela, é possível reduzir custos com o setor, evitar passivos trabalhistas relacionados à folha de pagamento e ainda ganhar tempo para que o RH se dedique a outras atividades.
Mobilidade de funcionários
Como a assinatura eletrônica de folha de ponto pode ser feita a partir de computador, smartphone ou tablet, é possível flexibilizar a realização desse procedimento. Na prática, isso aumenta a mobilidade do funcionário, já que ele não precisa ir até a sede da empresa apenas para registrar seu ponto ou assinar a folha.
Segurança de dados
Como explicado anteriormente, a legislação exige que a fornecedora de ponto eletrônico cumpra diferentes regras para garantir a segurança dos dados registrados nesse tipo de equipamento.
O mesmo vale no caso da assinatura eletrônica de folha de ponto, que pode ser feita por meio de diferentes métodos e que é protegida por tecnologias que evitam fraudes e vazamento de dados.
Conheça o ponto eletrônico da Pontotel e tenha acesso à assinatura eletrônica da folha de ponto
A Pontotel é considerada um dos melhores sistemas de controle de ponto do país! Por meio do seu software REP-P, seus usuários têm acesso a uma plataforma completa para registro, gestão e tratamento de ponto. Ainda, como esse sistema segue as orientações da Portaria 671, ele aceita a assinatura eletrônica da folha de ponto.
Além dessa funcionalidade e da segurança jurídica proporcionada a seus usuários, a Pontotel também se diferencia por permitir múltiplas formas de registro de ponto, gestão de frequência em tempo real e integração com outros sistemas.
Ademais, quem usa essa ferramenta também tem acesso a regras flexíveis de cálculo de folha, banco de horas inteligente e mais de 30 tipos de relatórios para facilitar o controle de frequência dos funcionários.
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Conclusão
A assinatura eletrônica é um método eficiente, simples, rápido e seguro para validar as informações fornecidas durante o registro de ponto dos funcionários.
Apesar de a CLT não tratar sobre a assinatura eletrônica de folha de ponto, a Portaria 671 determina que esse tipo de assinatura seja utilizado para validar o comprovante de registro de ponto realizado em sistemas de ponto eletrônico.
Além disso, muitos juristas orientam que as empresas adotem o procedimento de assinatura de folha de ponto na sua rotina, já que isso aumenta a segurança jurídica e evita problemas futuros.
Então, se o RH da sua empresa ainda não exige a assinatura da folha de ponto, talvez esteja na hora de mudar. Gostou do conteúdo? Confira outros artigos sobre gestão de RH no blog Pontotel!
