Arquivo digital: entenda o que é, sua importância para as empresas e como fazer uma digitalização de arquivo

A chegada do arquivo digital tornou a digitalização de documentos físicos uma prática recomendada para quase todo tipo de negócio. Mesmo que você queira manter alguns documentos em versões de papel, ainda é recomendável gerar as versões digitais como backups e mantê-las em segurança em casos de perdas.

Sua empresa pode estar perdendo dinheiro se os funcionários ainda estão gastando tempo vasculhando pilhas de papéis ou armários para encontrar documentos físicos. Digitalizar sua papelada e trabalhar com arquivos digitais tem inúmeros benefícios que oferecerão valor imediato à sua empresa, aos funcionários e aos clientes.

Por isso, continue a leitura para entender mais sobre a importância do arquivo digital no meio corporativo e como sua empresa pode começar a investir na digitalização e no armazenamento digital de dados. Neste artigo, você verá:

• O que é arquivo digital?
• Por que o arquivo digital é importante para o meio corporativo?
• Como transformar um arquivo físico em arquivo digital?
• Quais arquivos podem ser digitalizados?

Confira e tire suas dúvidas sobre o assunto!

O que é arquivo digital?

A expressão “arquivo digital” pode ser usada para se referir a uma informação armazenada em um dispositivo que pode ser compartilhada com outras pessoas. Uma definição mais abrangente diz que arquivo digital não se trata apenas da informação em si, mas sim de toda a solução usada para arquivar as informações digitais de uma pessoa ou empresa.

Os arquivos digitais podem ser fotografias, contratos ou registros comerciais, fiscais e trabalhistas que uma empresa guarda, mas também eles podem ser os serviços internos de armazenamento de dados ou na nuvem, como o Google Drive, Dropbox e iCloud.

Em todos os casos, o arquivo digital é uma solução rápida, acessível e bastante útil para empresas de todos os ramos e tamanhos.

Por que o arquivo digital é importante para o meio corporativo?

Com o advento dos computadores e a sofisticação dos softwares, os arquivos digitais se tornaram praticamente indispensáveis em todos os segmentos. Os documentos físicos estão sendo substituídos por documentos emitidos no ambiente digital e, embora isso não seja uma novidade, ainda há empresas que resistem à digitalização. 

Confira os benefícios que a adesão aos arquivos digitais pode trazer para as empresas:

Mais acessível por todos

A digitalização torna os dados mais acessíveis do que se eles estivessem armazenados em papel. Com um servidor interno, por exemplo, qualquer funcionário com a permissão correta pode acessar arquivos digitais sem grandes dificuldades.

A mesma facilidade acontece no caso de empresas que adotam softwares externos de armazenamento. A busca pelos arquivos, nesse caso, é tão simples quanto fazer uma busca por palavras-chave no Google. Basta digitar o termo de busca e, imediatamente, você tem acesso aos dados que estava procurando para um projeto ou apresentação.

Maior segurança jurídica

A utilização de arquivos digitais, principalmente aqueles que guardam dados sobre o relacionamento com clientes, tornou-se mais rígida com as normas da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Hoje, as empresas devem investir em mecanismos de segurança para assegurar o sigilo das informações de clientes, fornecedores e funcionários.

Se você não tem espaço físico para armazenar anos de registros jurídicos em papel, isso é possível com o armazenamento digital. Você ainda pode guardar, pelo tempo que for necessário, diferentes tipos de documentos, desde recibos e notas até contratos, escrituras e outros registros corporativos.

Mais ecológico

A digitalização de documentos não é apenas boa para o seu negócio, mas também beneficia o meio ambiente por meio do paperless. Basta pensar que cortar árvores, transformá-las em papel e até imprimir documentos requer processos que dependem de combustíveis fósseis e da exploração de recursos naturais. 

Como se não fosse o suficiente, todos os resíduos de papel acabam se transformando em lixo e provocando danos ambientais advindos da poluição urbana.

Apostar em arquivos digitais é uma maneira de tornar as empresas cada vez mais longe desse ciclo que tem prejudicado o meio ambiente. Quando um escritório diminui o uso de papel, também reduz seu desperdício. Isso é bom para o planeta e para o escritório em si.

Menor perda de arquivos

Como sua empresa recuperaria os arquivos se um incêndio ou outro desastre destruísse seus documentos em papel? A alternativa mais segura para evitar perigos como esse é manter um arquivo digital como backup. 

Os documentos digitais ou digitalizados correm menos risco de danos e perdas do que os de papel e podem ser facilmente recuperados sempre quando for necessário.

Armazenamento na nuvem

O espaço de armazenamento não é mais um problema quando você tem arquivos digitais, especialmente se você terceiriza a hospedagem de arquivos para uma empresa de armazenamento de dados na nuvem, em vez de manter seus próprios servidores.

A principal vantagem do armazenamento na nuvem é que você e sua equipe poderão acessar os dados da empresa de qualquer lugar, desde que o acesso seja feito por um dispositivo conectado à internet.

Dispensa espaço físico para arquivamento

O tempo, o espaço de armazenamento e o esforço envolvidos na manutenção de um sistema de arquivamento de papel demonstram que o arquivo digital é uma solução para todos os negócios.

O custo das despesas gerais e o tempo que o funcionário leva para encontrar arquivos é mínimo no armazenamento na nuvem em comparação com o incômodo de manter grandes quantidades de arquivos em papel.

Aderência à transformação digital

Existem muitos significados para a expressão “transformação digital”. Uma delas relaciona a transformação digital com o grande potencial que uma empresa obtém quando transfere seus processos, suas operações e ferramentas de um ambiente tradicionalmente offline para um ambiente digital. 

Por essa razão, é seguro dizer que há uma relação crucial entre o uso de dados digitais e as mudanças provocadas pela transformação digital nas empresas.

Você pode usar os registros eletrônicos que você criou com a digitalização de documentos e integrar esses dados em todas as áreas da sua empresa, incluindo Recursos Humanos, Contabilidade e Marketing, de modo que sua empresa possa trabalhar de forma mais inteligente com todos os dados produzidos internamente.

Quando se pensa em transformação digital, não há como dissociar a capacidade de usar dados para aprimorar operações internas e externas. Portanto, digitalizar documentos físicos pode ser o primeiro passo para um verdadeiro salto estratégico da sua empresa.

Como transformar um arquivo físico em arquivo digital?

Transformar um único arquivo físico em arquivo digital pode ser algo simples. Porém, considerando que as empresas possuem um grande volume de arquivos e muitos deles precisam de uma validação jurídica, a tarefa se torna mais complexa. A seguir, confira algumas etapas para digitalizar arquivos com grande sucesso.

Busque uma certificação digital

Caso a sua empresa tenha documentos que precisam de uma validação jurídica, pode ser necessário usar uma certificação digital para garantir a autenticidade deles perante a lei depois que forem digitalizados.

De acordo com a Lei da Digitalização de Documentos, todo documento deve ser assinado digitalmente com uma Certificação Digital, a partir da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), quando a documentação envolve entidades públicas. Dessa forma, é possível garantir a integridade do arquivo e sua validade jurídica.

No entanto, quando o documento digitalizado envolve apenas pessoas particulares, o uso ou não da Certificação Digital fica a critério das partes.

Estude a possibilidade de contar com uma empresa para digitalizar

Migrar toda a documentação de uma empresa para o ambiente digital não é um trabalho tão simples quanto digitalizar um ou dois documentos pessoais. Por isso, seu negócio pode precisar da ajuda de uma empresa especializada em gestão de documentos para realizar uma digitalização profissional de todo o volume de arquivos da sua empresa.

Será preciso organizar, higienizar, catalogar, digitalizar, organizar o formato dos arquivos digitais, enviá-los para um local de armazenamento, entre outras etapas.

Planeje o armazenamento dos arquivos

O trabalho não termina com a digitalização. Para garantir a organização e a segurança dos novos arquivos digitais, será preciso planejar a etapa de armazenamento. Sua empresa pode aderir a um sistema offline de armazenamento ou, a alternativa mais comum, optar por plataformas de armazenamento na nuvem.

Independentemente da escolha, é importante que a empresa tenha uma política de acesso aos dados rigorosa. Isso vai garantir que os dados sigilosos sejam acessíveis apenas para funcionários e líderes com a devida permissão, evitando perda de informações importantes ou, em casos ainda piores, vazamento de dados.

Quais arquivos podem ser digitalizados?

Qualquer arquivo em papel pode ser facilmente digitalizado. No entanto, não são todos os arquivos que mantêm sua validade jurídica depois de digitalizados. No Brasil, o Decreto n.º 10.278, conhecido como Lei da Digitalização de Documentos, restringe os tipos de documentos que podem obter validação jurídica ao passarem por esse processo.

O decreto também estabelece os critérios e como as empresas podem digitalizar e armazenar os documentos, de modo que fique assegurado a integridade deles perante a lei. O Artigo 2°, por exemplo, define que as diretrizes do decreto se aplicam quando os documentos são assinados nas seguintes condições:

• “por pessoas jurídicas de direito público interno, ainda que envolva relações com particulares; 
• por pessoas jurídicas de direito privado ou por pessoas naturais para comprovação perante pessoas jurídicas de direito público interno, outras pessoas jurídicas de direito privado ou outras pessoas naturais.”

Apenas documentos que respeitem essas condições de assinatura podem obter validação jurídica quando digitalizados, de acordo com a legislação.

No parágrafo único do Artigo 2°, o decreto ainda estabelece quais são os documentos que não obtêm validade jurídica quando passam por esse processo. São eles:

“I – documentos nato-digitais, que são documentos produzidos originalmente em formato digital;

II – documentos referentes às operações e transações realizadas no sistema financeiro nacional;

III – documentos em microfilme;

IV – documentos audiovisuais;

V – documentos de identificação; e

VI – documentos de porte obrigatório.”

Apesar de todas as particularidades do decreto n.º 10.278, uma grande quantidade de documentos podem ser digitalizados e obter validação jurídica. Alguns exemplos: contratos, recibos, notas fiscais, alvarás, licenças e documentos pessoais de identificação.

Conclusão

Em resumo, é importante saber que o arquivo digital não envolve apenas a digitalização de documentos. Trata-se, na verdade, de todo o cuidado que uma empresa tem em relação à captação, ao armazenamento e ao acesso aos seus arquivos digitais, bem como à migração de eventuais arquivos físicos para o ambiente online.

Em todos esses processos, a tecnologia será um fator determinante se você quiser garantir não só a segurança dos arquivos digitais, mas também a validade jurídica e a utilidade dos arquivos no meio corporativo.

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