Muitas empresas dependem de um desempenho rápido das tarefas para que consigam entregar projetos e cumprir com os prazos estipulados. Uma das melhores formas que encontraram para ajudá-las nisso é por meio do apontamento de horas.
Ele é uma excelente prática de gestão. Isso, pois permite acompanhar o tempo que os funcionários levam para cumprir com suas responsabilidades durante a rotina de trabalho.
Já ouviu a famosa frase “tempo é dinheiro”? Ela se encaixa perfeitamente neste contexto. Afinal, a grande vantagem do apontamento de horas é, por meio dessa análise, elaborar as melhores estratégias para proporcionar um melhor gerenciamento de tempo das equipes e, consequentemente, aumentar sua produtividade.
Mas afinal, como é possível saber o tempo gasto pelos funcionários em cada uma dessas tarefas, especialmente em empresas de grande porte?
Se você não sabe a resposta, está no lugar certo. Neste texto, será explicado tudo sobre o apontamento de horas, as vantagens que ele trará para a sua empresa, e a melhor forma de realizá-lo.
Antes de começar, confira os tópicos que serão abordados:
- O que é apontamento de horas?
- Como funciona o apontamento de horas?
- Por que a sua empresa deve fazer o apontamento de horas?
- Redução de custos e erros operacionais;
- Apontamento de horas e a gestão de tempo;
- Qual o melhor programa para apontamento de horas?
- Otimize o apontamento de horas com a Pontotel.
Vamos lá.
O que é apontamento de horas?
O apontamento de horas pode ser definido de forma muito simples: uma prática que consiste em definir o tempo exato gasto pelos funcionários em cada uma de suas tarefas ou projetos.
Em outras palavras, é um sistema quantitativo, cujo grande objetivo é analisar a quantidade exata de horas gastas no desempenho de determinada atividade.
Imagino que você esteja se perguntando porque este apontamento é importante de ser feito nas organizações. Para responder, vamos usar como exemplo a rotina de uma assessoria.
Empresas deste ramo possuem muitos clientes com demandas e projetos totalmente diferentes, fazendo com que muitas vezes seus funcionários não tenham uma rotina de trabalho e até mesmo fiquem sobrecarregados com suas tarefas.
Mas, com o apontamento de horas, os gerentes conseguirão avaliar quanto tempo os colaboradores demoram para finalizar suas tarefas. E, a partir disso, elaborar as melhores estratégias para ajudá-los a terem uma melhor gestão de tempo.
Existem diversos métodos que podem ser usados para quantificar essas horas, como de forma manual por meio de um papel, por meio de planilhas ou até mesmo por softwares programados especificamente para este objetivo.
Antes de citar quais, vamos entender melhor como essa prática funciona.
Como funciona o apontamento de horas?
O apontamento de horas funciona de forma muito simples. Para realizá-lo, todos os funcionários devem anotar a hora exata na qual começarão a desempenhar uma determinada tarefa, e a hora em que a finalizarão.
Como disse acima, esse processo pode ser feito tanto de forma manual quanto por meio de softwares integrados ao sistema de controle de ponto por exemplo.
A partir dessas informações, os gestores poderão analisar se um funcionário está levando muito tempo para realizar um projeto, e o que pode ser feito para ajudá-lo a ter uma melhor gestão sobre todos os seus deveres diários.
Além disso, este apontamento também pode ser usado como forma de contabilizar todas as horas trabalhadas pelos colaboradores.
Mas afinal, porque sua empresa deve se preocupar em saber esse tempo gasto por cada funcionário em suas tarefas? Vamos descobrir.
Por que a sua empresa deve fazer apontamento de horas?
Quem nunca desejou que o dia tivesse mais do que 24 horas para que conseguisse realizar todos os seus deveres?
A rotina em muitas empresas pode se tornar extremamente cansativa devido à grande quantidade de tarefas e projetos a serem entregues. Se não houver o mínimo de organização, com certeza muitas dessas atividades poderão sofrer atrasos ou até mesmo terem erros.
Por isso, o apontamento de horas é tão importante. É por meio dele que os gestores conseguirão mensurar se os colaboradores estão conseguindo lidar com as demandas da organização, e o que pode ser feito para otimizar o tempo de cada funcionário.
Seja eliminando práticas desnecessárias, suprimindo atividades duplicadas ou até mesmo diminuindo o retrabalho, realizar essa quantificação é fundamental para saber como cada profissional está usando o tempo à seu favor.
É um processo trabalhoso, mas que, com certeza, trará ótimas vantagens para o seu negócio. Sabe quais?
Quais as vantagens de realizar apontamento de horas?
O grande benefício do apontamento de horas é saber a quantidade de tempo exato que os colaboradores levam no desempenho de suas tarefas.
Isso é extremamente importante para acompanhar o andamento dos projetos e até mesmo antecipar possíveis imprevistos.
Caso percebam que há um atraso no cronograma da demanda, a organização também conseguirá identificar o motivo e alocar mais pessoas para que a entrega seja feita no prazo, ou até mesmo negociar com o cliente uma nova data para a entrega.
Essas questões acabam influenciando e contribuindo muito para um aumento da produtividade dos funcionários. Isso porque um dos principais fatores que podem afetá-la é o excesso de trabalho, e a falta de tempo para lidar com todos os seus deveres.
Por meio do apontamento, os gestores conseguem analisar se as suas equipes estão fazendo horas extras, ou se estão desmotivadas. E, a partir disso, elaborar ações efetivas para reorganizar suas rotinas e ajudá-los em suas tarefas.
Dessa forma, a qualidade de vida dos funcionários será melhorada, o que contribuirá para que se sintam mais felizes em seus ambientes de trabalho e, consequentemente, faça com que a empresa tenha menores índices de absenteísmo e turnover.
Mas, além disso, essa análise também proporcionará uma série de vantagens econômicas para a sua empresa que permitirão uma melhor visão estratégica sobre todos os recursos do seu negócio.
Vamos entender mais sobre isso no próximo tópico.
Redução de custos e erros operacionais
Em todo projeto a empresa deve investir uma certa quantia em dinheiro, tanto nos materiais necessários quanto na mão de obra que será exigida.
Com o apontamento, outro grande benefício é fazer com que os gestores verifiquem se esses recursos estão sendo alocados corretamente e gerando margens de contribuição adequadas.
Além disso, essa análise também contribuirá para que a contratante consiga realizar cálculo do que será faturado. Ou seja, o que será lançado na nota fiscal de serviços para o cliente. Dessa forma, sua empresa terá um maior controle e precisão sobre todos os seus custos.
Por fim, como disse acima, este controle sobre as horas trabalhadas também ajudará sua empresa a ter uma visão mais clara sobre a quantidade de horas extras e banco de horas de seus funcionários, com a possibilidade de reduzir os custos destes valores no momento da folha de pagamento.
Isso porque a partir dessa análise, será possível verificar a possibilidade de diminuir o tempo gasto nas tarefas e, consequentemente, reduzir a quantidade de horas extras dos colaboradores.
Afinal, é importante ressaltar que um funcionário que realiza muitas horas extras não significa que esteja sendo muito produtivo, muito pelo contrário.
Como disse no tópico anterior, na maioria das vezes, este comportamento mostra uma sobrecarga de trabalho que faz com que o colaborador leve uma grande quantidade de tempo para realizar suas tarefas.
Por tudo isso, é extremamente importante saber o tempo que cada funcionário leva em seus projetos, e se houver algum problema, o que pode ser feito para solucioná-lo. Em outras palavras, essa prática proporciona uma melhor gestão de tempo para todas as equipes, que é fundamental para garantir um bom funcionamento do seu negócio.
Vamos entender mais sobre este conceito a seguir.
Apontamento de horas e a gestão de tempo
O grande objetivo do apontamento de horas é permitir que os gestores analisem o tempo gasto pelos funcionários em cada tarefa, projeto ou cliente. Por isso, podemos dizer que este termo está diretamente ligado com o conceito de uma boa gestão de tempo.
Essa gestão nada mais é do que o processo de priorização e organização do trabalho para otimizar o tempo que o profissional gasta para realizar cada tarefa, para que tenham uma maior produtividade e eficiência.
Em outras palavras, é uma técnica que busca reorganizar a rotina dos funcionários com base no que é prioridade e no tempo de realização ideal. Isso, para que as empresas não tenham prejuízos econômicos como atrasos nas entregas e excesso de horas extras.
Lembra dos benefícios que citei acima? Tudo isso fez com que cada vez mais empresas adotassem o apontamento de horas em suas rotinas, como foi comprovado em um estudo divulgado pela Época Negócios em 2018.
Segundo o relatório de Tendências Globais de Capital Humano, 61% das empresas entrevistadas afirmam que os programas de melhoria ajudam a produtividade e os resultados financeiros.
Dessa forma, podemos afirmar que a gestão de tempo é uma das melhores ações a serem organizadas com a análise do apontamento de horas. Mas afinal, qual a melhor forma de reorganizar o tempo dos colaboradores em suas tarefas?
Darei algumas dicas nos próximos tópicos, mas além deles, temos outro artigo completo sobre gestão de tempo.
Qual o melhor programa para apontamento de horas?
O apontamento de horas pode ser feito de diversas formas: manualmente, por meio de planilhas, ou por softwares integrados ao sistema de controle de ponto dos colaboradores.
Dentre eles, a última opção é com certeza a mais segura e eficaz disponível no mercado. Sabe porquê?
A principal característica deste modelo é o uso da tecnologia na captação das informações, o que torna esse processo muito mais rápido e seguro. Afinal, basta os colaboradores entrarem no sistema para registrar o início e término de suas atividades, para que o software calcule o tempo gasto automaticamente.
Além disso, os gestores poderão acompanhar esse desenvolvimento em tempo real, e obter os dados de todos os funcionários reunidos em um único meio de forma muito mais simples.
Se compararmos com o processo de apontamento de horas manual, o fato dos horários terem de ser preenchidos à mão o tornava muito suscetível à erros. Afinal, todas as informações são armazenadas em papel, e podem ser facilmente perdidas e gerar um trabalho enorme para serem armazenadas de forma online.
Mas com o uso da tecnologia, a marcação e análise do tempo gasto nas tarefas é muito mais rápido e seguro. Vamos entender mais sobre este sistema na prática no próximo tópico.
Como fazer corretamente o apontamento de horas dos colaboradores?
Um dos melhores modelos de apontamento de horas disponíveis que pode ser adotado pela sua empresa é o chamado timesheet.
Para usá-lo corretamente, o primeiro passo é programar o sistema. Aqui, o departamento de recursos humanos deve escolher as exigências desse processo, assim como as opções de registro (manual ou automático).
Além disso, a empresa também deve escolher com qual frequência as horas computadas serão geradas, seja diariamente, uma vez por semana ou mensalmente.
Uma vez programado, basta os funcionários ativarem o sistema e registrarem a hora exata do início e fim de suas atividades. Assim, todos os dados serão enviados automaticamente pelos responsáveis por essa gestão.
Até aqui, falamos apenas de questões técnicas, mas a grande dúvida é como analisar e relacionar esses dados com os recursos da empresa, para saber se estão sendo usados adequadamente sem prejuízos econômicos.
Para isso, é necessário multiplicar a quantidade de horas gastas no projeto pelo valor da hora trabalhada do funcionário, além de somar cada custo indireto como os materiais necessários, alimentação e outras despesas. Na prática, teremos a seguinte fórmula de cálculo:
- Custo total = (horas de trabalho x valor da hora) + custos indiretos
Para entender melhor, vamos usar o seguinte exemplo: uma empresa precisa elaborar um material publicitário para um cliente de outra cidade, e precisa locomover um funcionário para realizá-lo. Este serviço demandará um dia de trabalho, com uma jornada de 8 horas.
Vamos supor que neste caso, o colaborador receba R$ 100,00 por hora trabalhada, com o valor total de todos os custos indiretos seja de R$ 380,00. Quando aplicamos esses números na fórmula, teremos o seguinte resultado:
- Custo total = ( 8 x R$ 100,00) + R$ 380,00 = R$ 1.180,00
Dessa forma, sua empresa conseguirá ver se os recursos estão sendo alocados devidamente em cada setor, e se o tempo gasto nos projetos está dentro do estimado.
Mas lembre-se: para usá-lo de forma eficaz, é necessário realizar um processo de adaptação do sistema a todos os funcionários, para que saibam como manuseá-lo corretamente.
Além disso, explique porque sua empresa está usando o apontamento de horas, para que serve e os benefícios que trará não só para a organização, mas principalmente para os colaboradores. Como por exemplo, ajudá-los a terem um melhor desempenho sobre suas tarefas sem que fiquem cansados ou sobrecarregados.
Com este treinamento, sua empresa terá menos chances de ter erros no uso deste sistema, e maior segurança na análise dos dados.
Planilha para apontamento de horas
O apontamento de horas online, também conhecido como timesheet é a forma mais rápida e segura de medir o desempenho de seus funcionários e saber se estão conseguindo cumprir com suas responsabilidades dentro de suas cargas horárias, sem que tenham que realizar horas extras.
Como disse acima, este processo pode ser feito de forma automática por meio de softwares integrados ao sistema de controle de ponto, ou pelo preenchimento manual em planilhas.
Um dos grandes benefícios do uso das planilhas é a centralização das informações em um único lugar. Ela pode ser usada como forma de controlar todas as horas trabalhadas dos colaboradores, permitindo a visualização não só do tempo gasto em cada atividade, mas também a quantidade de horas extras.
Otimize o apontamento de horas com a Pontotel
A Pontotel é um dos melhores sistemas de controle de ponto disponíveis no mercado. Ele desenvolveu diversas ferramentas que otimizam e garantem maior segurança no controle de jornada dos funcionários e em toda gestão do RH.
Dentre elas, está a planilha que mencionei acima, que com certeza ajudará sua empresa a ter um apontamento de horas eficiente.
Ela pode ser usada tanto no Excel quanto no Google Planilhas, sendo que neste segundo caso a grande vantagem é o fato de que todos os dados são armazenados em nuvem, de modo que os gestores possam acompanhá-los em tempo real.
Além disso, a planilha já conterá em suas células todas as fórmulas para o cálculo automático das horas que serão inseridas.
Dessa forma, basta baixá-la e preenchê-la com todos os dados da sua empresa, equipes e dos colaboradores. E pronto, a planilha já está pronta para ser alimentada com os horários de entrada, pausa e saída.
Que tal conhecer mais sobre o sistema da Pontotel e seus benefícios para sua empresa? Agende uma demonstração com um de nossos consultores.
Conclusão
O apontamento de horas é um método extremamente eficaz para analisar o tempo exato que seus funcionários levam para desempenharem suas tarefas.
Além disso, também ajudará seu negócio a ter uma melhor realocação de custos, para evitar altos gastos e outros prejuízos econômicos.
Ter este sistema integrado a um controle de ponto moderno e completo como o da PontoTel é uma ótima forma de otimizar este processo e trazer maior segurança no registro dos horários.
Por isso, neste texto expliquei tudo o que você precisa saber sobre o funcionamento do apontamento de horas, e como implementá-lo em sua empresa. Compartilhe nas redes sociais e continue sua visita em nosso blog.
