Com a popularização do teletrabalho, as empresas precisaram adaptar sua forma de atuação e investir em novos modelos. Neste cenário, o ambiente de trabalho virtual passou a fazer parte da realidade de muitas organizações e seus colaboradores.
Por meio de tecnologias específicas, o ambiente virtual de trabalho permite que os profissionais realizem suas atividades laborais remotamente e oferece a segurança necessária para as informações ali hospedadas e tratadas.
Este artigo irá abordar todos os detalhes do ambiente de trabalho virtual, como ele funciona, qual a importância para as empresas e como fazer o gerenciamento de equipes que atuam neste formato. Os tópicos discutidos serão:
- O que é um ambiente de trabalho virtual?
- Como funciona o ambiente de trabalho virtual?
- Vantagens do ambiente de trabalho virtual
- Quais ferramentas e tecnologias auxiliam o ambiente de trabalho virtual?
- Como gerenciar equipes no ambiente de trabalho virtualmente?
Quer saber mais? Então, continue a leitura!
O que é um ambiente de trabalho virtual?
O ambiente de trabalho virtual é um espaço que permite aos profissionais realizarem suas demandas laborais de forma totalmente digital e remota. Esses espaços são essenciais para apoiar as empresas que atuam em formato home office ou híbrido.
A popularização do trabalho remoto fez com que fosse necessário que as organizações investissem em estruturas digitais que facilitam a rotina dos profissionais. Isso envolveu não apenas dar condições para realização do trabalho individual online, mas também fazer a integração das equipes.
Ao mesmo tempo que o trabalho se tornou mais digital, houve o aumento das ameaças cibernéticas, o que tornou essencial contar com sistemas que não apenas sejam eficientes, mas também tenham camadas de segurança.
Como funciona o ambiente de trabalho virtual?
O ambiente de trabalho virtual é construído por meio de tecnologias, nas quais os profissionais conseguem se comunicar com colegas e clientes, produzir, armazenar documentos e fazer a gestão de todos os projetos de forma totalmente online.
É por meio desse espaço que equipes de trabalho localizadas em diferentes regiões podem atuar em conjunto, facilitando a contratação de talentos qualificados e trazendo mais flexibilidade para a gestão do negócio.
Em resumo, o ambiente de trabalho virtual é formado por todas as ferramentas que possibilitam que os colaboradores de uma empresa realizem suas funções de onde estiverem, sem perda de desempenho, queda na produtividade ou impacto negativo na qualidade do trabalho.
Vantagens do ambiente de trabalho virtual
Além de atender às necessidades do mercado e tornar a gestão mais dinâmica, o ambiente de trabalho virtual traz muitos benefícios para as empresas e para os colaboradores, pois apresenta uma série de possibilidades e funcionalidades.
A seguir, foram elencadas as principais vantagens do ambiente de trabalho virtual:
Flexibilidade de horários
Um dos maiores benefícios do ambiente de trabalho virtual é a flexibilidade de horários. Por não precisar se deslocar para um espaço físico e poder acessá-lo de qualquer lugar, os profissionais têm mais liberdade para determinar seu horário de trabalho, desde que estejam alinhados com seus gestores.
Essa característica é importante porque, mesmo quando há jornada de trabalho com carga fixa, existe a possibilidade de criar uma flexibilidade se houver necessidades pontuais, por exemplo, para comparecer a algum compromisso pessoal.
“O trabalho remoto ainda possibilita uma melhor gestão do tempo e reduz o estresse associado a deslocamentos longos e horários rígidos. Com ele, os funcionários têm mais autonomia para organizar seus horários, o que contribui para uma melhor eficiência e produtividade”, complementa a coordenadora de Marketing da Pontotel, Carla Souza.
Local de trabalho remoto
Outra vantagem do ambiente de trabalho virtual é o fato de ele possibilitar que o local de trabalho seja remoto. Assim, a empresa pode optar por aderir ao modelo que mais se adequar às necessidades do negócio.
Por exemplo, mesmo na modalidade híbrida, quando a organização possui um espaço físico para os profissionais se deslocarem, também é possível permitir que o trabalhador atue de casa, de outra cidade durante uma viagem, entre outros.
A estrutura totalmente virtual ainda permite que a empresa opte por contratar profissionais que não estejam alocados na mesma região, mas que possuam habilidades e competências essenciais para o negócio.
Atração e retenção de talentos
Nos últimos anos, os trabalhadores passaram a valorizar ainda mais as oportunidades de trabalho que oferecem flexibilidade e equilíbrio entre vida pessoal e profissional. Assim, o ambiente de trabalho virtual é uma importante ferramenta para a atração e retenção de talentos.
Essa característica do trabalho remoto ou híbrido tem sido muito valorizada pelo mercado de trabalho, e a tendência é que os melhores profissionais escolham as organizações que aderem a esse modelo de trabalho.
Quais ferramentas e tecnologias auxiliam o ambiente de trabalho virtual?
Para que o ambiente de trabalho virtual funcione corretamente, faz-se necessário que as empresas tenham uma estrutura completa, com ferramentas que facilitem e otimizem o trabalho dos colaboradores. Entre as tecnologias mais importantes, estão:
Plataformas de comunicação online
A primeira ferramenta essencial para que o ambiente virtual de trabalho seja eficaz são as plataformas de comunicação online. Elas permitem que os colaboradores se comuniquem entre si e com os clientes e parceiros comerciais.
De maneira geral, elas possuem funcionalidades para a realização de reuniões em vídeo e áudio e troca de mensagens em tempo real.
Serviços em nuvem
O armazenamento de documentos é outro desafio para as empresas que possuem ambiente de trabalho virtual. Por isso, uma ferramenta indispensável é a contratação de serviços de armazenamento em nuvem, em que os colaboradores podem hospedar todo seu material de trabalho.
Neste caso, é essencial que o sistema contratado seja seguro e possua camadas de segurança contra ataques cibernéticos.
Controle de ponto online
Um dos principais desafios do trabalho remoto é o controle da jornada de trabalho dos colaboradores. Com o ambiente de trabalho virtual, o controle de ponto online se tornou ainda mais importante para os gestores.
Essa ferramenta permite que os profissionais registrem sua carga horária de trabalho. Desta forma, os responsáveis pela gestão de pessoas podem monitorar se os funcionários estão cumprindo o horário combinado.
Qual o melhor controle de ponto para ambiente de trabalho online?
O sistema de controle de ponto da Pontotel é o melhor do mercado para ser utilizado no ambiente de trabalho virtual. Ele permite que os colaboradores façam o registro da sua jornada via web, em smartphones e outros dispositivos móveis.
Essa funcionalidade dá flexibilidade para os colaboradores poderem trabalhar de qualquer lugar. Além disso, a plataforma faz a atualização em tempo real das informações, permitindo um controle rápido e eficaz dos gestores.
Outro aspecto importante é que o sistema da Pontotel possui a segurança necessária para o ambiente virtual, seguindo todas as legislações vigentes no país, estando de acordo com a LGPD e a Portaria 671.
Como gerenciar equipes no ambiente de trabalho virtualmente?
Fazer a gestão de equipes no ambiente de trabalho virtual é um desafio. Porém, algumas atitudes facilitam a organização do time e tornam essa tarefa possível e menos complexa. Entre as principais dicas para tal, estão:
Garanta a cultura organizacional da empresa mesmo online
Toda empresa possui uma cultura organizacional e, mesmo atuando virtualmente, é essencial que essas características sejam mantidas. Para isso, as equipes de gestão de pessoas devem sempre manter essa cultura ativa.
Com as ferramentas de comunicação, é possível desenvolver situações que fomentem a cultura, por meio da integração dos colaboradores, de atividades e eventos online, entre outras ações.
Certifique-se de garantir segurança da informação
A segurança dos dados, como já citado anteriormente, é primordial para que o ambiente de trabalho virtual seja positivo. Por isso, as empresas devem investir em toda a infraestrutura necessária para garantir a integridade das informações.
Assim, a gestão protege não apenas os dados do negócio, mas também as informações dos colaboradores.
Promova equilíbrio entre trabalho e vida pessoal
Uma das principais vantagens do ambiente de trabalho virtual é a flexibilidade. Logo, promover o equilíbrio entre vida pessoal e trabalho é muito importante para o modelo funcionar e ser eficaz.
Colaboradores mais felizes são mais motivados e produtivos, e esse é um dos pontos mais valorizados e considerados em análises de satisfação no trabalho. Esse fator irá demonstrar confiança na liderança, o que pode aumentar o nível de engajamento e consequentemente o desempenho.
Conclusão
O ambiente de trabalho virtual abriu muitas portas para expandir o modelo de negócio de muitas empresas. Além disso, trouxe oportunidades para que profissionais que não estão localizados nos grandes centros do mercado de trabalho tenham mais chances de conquistar bons empregos.
Para que esse modelo funcione, entretanto, faz-se necessário investir em ferramentas tecnológicas que forneçam a estrutura adequada para os profissionais realizarem suas atividades laborais, sem atrapalhar os resultados.
Essas ferramentas devem garantir que os colaboradores consigam se comunicar corretamente e armazenar as documentações necessárias para seu dia a dia de trabalho, e ainda possibilitar uma gestão adequada da jornada de trabalho e do controle de ponto.
Assim, os profissionais terão maior flexibilidade no trabalho, sem deixar que o desempenho tenha uma queda e prejudique o negócio. Em resumo, o ambiente de trabalho virtual traz diversas vantagens para as empresas, quando utilizado da maneira correta e com as ferramentas adequadas.
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