A ajuda de custo é um direito do trabalhador brasileiro que gera muitas dúvidas, tanto para os colaboradores quanto para as empresas. Ela não se enquadra na categoria de benefícios corporativos, mas é comumente confundida por auxiliar o funcionário no custeio de despesas como deslocamento e alimentação.
De maneira geral, a ajuda de custo é um valor que o empregador deve conceder ao profissional que tiver qualquer gasto adicional ao se deslocar do ambiente fixo de trabalho, seja de forma temporária ou permanente.
Entretanto, apesar de ser prevista na legislação trabalhista, ainda há questionamentos sobre o que é ajuda de custo e quando as empresas devem pagá-la aos colaboradores. Este artigo irá esclarecer os principais pontos sobre o tema, por exemplo, para que a ajuda de custo serve e como ela deve ser calculada. Os tópicos discutidos serão:
- O que é ajuda de custo?
- Para que serve a ajuda de custo?
- O que diz a lei sobre ajuda de custo?
- Como funciona a ajuda de custo?
- Quais os tipos de ajuda de custo?
- Vantagens de oferecer ajuda de custo aos colaboradores
- Como calcular a ajuda de custo?
- Como implementar a ajuda de custo?
- Desafios na implementação da ajuda de custo
- Diferença entre ajuda de custo e outros benefícios
Quer saber mais? Então, continue a leitura deste artigo!
O que é ajuda de custo?
Ajuda de custo é um direito do trabalhador, que consiste em uma remuneração financeira concedida pelos empregadores aos colaboradores com o intuito de reembolsar ou arcar custos relacionados a atividades laborais realizadas fora da sede da companhia.
A quantia paga ao funcionário deve compensar despesas como deslocamento, hospedagem e alimentação sempre que for necessário fazer esses gastos para exercer as funções em ambiente externo.
A ajuda de custo tem caráter indenizatório e não é integrada ao salário do funcionário; sendo assim, não há incidência de impostos para fins tributários e previdenciários.
Para que serve a ajuda de custo?
A ajuda de custo possibilita compensar os colaboradores por despesas adicionais feitas durante as atividades laborais. Entre esses custos, pode-se elencar gastos com deslocamento, hospedagem e alimentação em viagens corporativas e até mesmo eventos externos.
A quantia adicional é uma compensação que dá um suporte financeiro para que o trabalhador não utilize recursos pessoais para custear essas despesas extras realizadas no exercício de sua função.
O pagamento da ajuda de custo, além de ser uma obrigação prevista na legislação trabalhista brasileira, também tem o intuito de promover uma relação de confiança e transparência com os colaboradores, promovendo um ambiente de trabalho saudável e ético.
O que diz a lei sobre ajuda de custo?
A legislação trabalhista brasileira não tem um tópico específico que trate especificamente da ajuda de custo, porém, aborda diretamente o conceito de compensar o colaborador por despesas extras relacionadas à mudança de local de trabalho.
O tema é tratado em alguns artigos da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). O artigo 469 trata sobre a transferência de colaboradores e o artigo 470 afirma que, quando isso ocorrer, as despesas devem ser cobertas pelo empregador. Vale ressaltar que essa transferência pode ser fixa ou temporária, por exemplo, viagens corporativas.
Já o artigo 457 explica que as eventuais despesas pagas ao trabalhador, entre elas a ajuda de custo, não devem ser integradas à remuneração do empregado e, portanto, não há encargo trabalhista e previdenciário sobre elas.
Como funciona a ajuda de custo?
A ajuda de custo é uma obrigação compensatória e de natureza indenizatória do empregador para custear despesas relacionadas ao trabalho, sempre que um colaborador precisar se deslocar para locais diferentes do acordado no contrato de trabalho.
Normalmente, as regras para a ajuda de custo constam em política interna ou mesmo acordos coletivos. Existem dois principais modelos para a concessão da ajuda de custo: os funcionários devem comprovar as despesas, por meio de recibos e solicitação de reembolso, ou a empresa determina pacotes fixos para o custeio dessas despesas.
Quais os tipos de ajuda de custo?
Como explicado, a ajuda de custo está relacionada a despesas feitas pelos colaboradores quando estes são solicitados a trabalhar em locais diferentes do acordado no contrato de trabalho. Sendo assim, de maneira geral, ela consiste em dois principais tipos:
Ajuda de custo para deslocamento
A ajuda de custo para deslocamento consiste na compensação financeira para o colaborador com despesas extras para se deslocar para reuniões, eventos e outros compromissos relacionados às atividades laborais.
Esse valor também deve considerar eventuais custos com passagens aéreas para viagens corporativas ou mudança de endereço para outro local solicitada pela empresa.
Ajuda de custo para moradia
Em alguns contratos de trabalho, as empresas podem determinar que o colaborador mude o local de sua residência para outra cidade para atuar em outra filial da organização. Neste caso, o empregador deve arcar com os custos extras de moradia.
Outros benefícios relacionados
Alguns outros tipos de ajuda de custo são menos comuns, mas podem ser acordados entre os empregados e os empregadores. Por exemplo, ajuda de custo para realização de cursos, treinamentos e eventos para desenvolvimento do profissional.
Vantagens de oferecer ajuda de custo aos colaboradores
É importante destacar que a ajuda de custo é um direito do trabalhador quando relacionada à mudança do local de trabalho. Entretanto, oferecer o benefício para o colaborador mesmo em situações não listadas na CLT traz muitos benefícios para a imagem corporativa das empresas. Confira essas vantagens a seguir.
Atração e retenção de talentos
Uma das vantagens de oferecer ajuda de custo para os colaboradores é a capacidade de retenção e atração de talentos. Cada vez mais, os profissionais estão buscando oportunidades em empresas que valorizam os funcionários e possuem benefícios que otimizam a rotina e melhoram a qualidade de vida dos colaboradores.
Melhoria na mobilidade dos funcionários
A ajuda de custo para transporte, hospedagem e alimentação promove a mobilidade dos colaboradores, por oferecer o suporte necessário para que eles cumpram suas tarefas que exigem deslocamentos. Assim, os funcionários tendem a se sentirem mais motivados a realizar atividades laborais externas.
Como calcular a ajuda de custo?
O cálculo da ajuda de custo pode variar e depende de diversos fatores. É importante que as políticas da empresa sejam claras para os colaboradores saberem corretamente quais são seus direitos.
Caso a empresa forneça a ajuda de custo de forma adiantada, pode-se estabelecer um valor fixo, utilizando como base uma estimativa de gastos. Além disso, também é possível definir o pagamento em formato de reembolso, assim, o funcionário irá apontar exatamente o que desembolsou para as atividades laborais e receber posteriormente o ressarcimento.
Como implementar a ajuda de custo?
Primeiramente, a implementação da ajuda de custo deve considerar as regras da legislação trabalhista. Sendo assim, é importante se certificar de conhecer todas as obrigações do empregador. Depois, deve-se definir uma política interna que estabeleça critérios, elencando os limites para a ajuda de custo e as despesas cobertas.
Também é necessário determinar se a ajuda de custo será paga por meio de valor fixo, percentual sobre as despesas previstas ou reembolso. É importante que todas as regras sejam acordadas com os colaboradores e constem no contrato de trabalho para evitar eventuais processos trabalhistas.
Desafios na implementação da ajuda de custo
Um dos principais desafios na implementação da ajuda de custo nas empresas é a definição dos critérios para o benefício, pois, além de não haver uma determinação clara na CLT, ainda existe a necessidade de complementar com despesas adicionais não previstas na lei.
Logo, cada empresa precisa entender o seu modelo ideal de política de ajuda de custo para abranger as necessidades reais dos colaboradores da organização. Assim, mesmo que não haja uma obrigação, algumas compensações financeiras podem ser importantes para não onerar o profissional no exercício da sua função.
Além disso, outro ponto importante é a comunicação transparente com os colaboradores. É essencial que não haja ruídos nas informações sobre o tema e, desta forma, não ocorram mal-entendidos sobre quais despesas são elegíveis ou não para a ajuda de custo.
Diferença entre ajuda de custo e outros benefícios
A principal diferença entre a ajuda de custo e os outros benefícios corporativos é a sua natureza indenizatória. Ao contrário de vale-transporte, vale-refeição e planos de saúde, por exemplo, os quais são vantagens adicionais concedidas ao trabalhador, a ajuda de custo é uma compensação financeira.
Além disso, a ajuda de custo é paga pontualmente, quando há a despesa adicional, enquanto outros benefícios são constantes e, em sua maioria, concedidos mensalmente para os colaboradores.
Conclusão
A ajuda de custo, portanto, é um direito do trabalhador relacionado à compensação financeira referente a despesas adicionais realizadas pelo colaborador no exercício de suas atividades laborais.
Prevista na legislação brasileira, a ajuda de custo é obrigatória, especialmente quando o trabalhador precisa se deslocar para realizar seu trabalho em local diferente daquele determinado em contrato de trabalho, seja em viagens corporativas ou mudança permanente, ou temporária de residência.
As empresas devem criar uma política interna que tenha critérios bem definidos sobre quais são as despesas que possuem ajuda de custo e quais as regras para receber a compensação. Assim, estarão garantindo o cumprimento da lei e criando uma relação de confiança com os colaboradores.
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