A admissão é parte integrante do sucesso da empresa. Se uma empresa contrata bem, ela tem muito mais chances de oferecer um trabalho de qualidade e de manter colaboradores motivados e engajados no seu dia a dia.
Porém, o processo de admissão exige do RH e dos gestores um trabalho minucioso, que passa tanto por questões burocráticas, como o registro do novo funcionário, quanto por questões estratégicas, ao identificar perfis de profissionais que mais se alinham aos objetivos da empresa.
Uma pesquisa da consultoria americana Wynhurst Group, mostrou que 22% do índice de rotatividade das empresas ocorre nos 45 primeiros dias de trabalho, e que grande parte dos novos empregados decidem se gostou da empresa nas três primeiras semanas.
Por isso, as empresas têm investido num processo de admissão eficaz e que segue um planejamento que vai de encontro com as necessidades da organização. Pois, só assim será possível manter os colaboradores engajados e transformar a retenção de talentos em realidade.
Mas como realizar um processo de admissão efetivo? Neste artigo será abordado os seguintes tópicos:
- O que é o processo de admissão?
- Quais são os tipos de admissão?
- O que manda a lei sobre o processo de admissão?
- Como é feito o processo de admissão?
- Quais os documentos necessários para a admissão?
- Roteiro do processo de admissão
- Qual a importância de fazer um bom roteiro de admissão?
- Dicas para a recepção do novo colaborador
- Tenha um controle de jornada eficiente como seu aliado!
Boa leitura!
O que é o processo de admissão?
A admissão é o processo de contratação de um funcionário pela empresa. Ela engloba várias etapas que vão desde a divulgação da vaga, ao exame admissional e à assinatura do contrato, que é a parte legal para formalizá-la.
O processo de admissão, portanto, pode ser dividido entre as questões burocráticas e também estratégicas, uma vez que, a escolha do candidato, a divulgação correta da vaga e uma boa seleção deve estar dentro da cultura de admissão da empresa.
Uma admissão ruim é um dos principais motivos da rotatividade na empresa para 32% dos gestores no país, que citam o processo seletivo errado com 10% de culpa como reflexo da saída de um colaborador, de acordo com um estudo da Robert Half, especializada em recrutamento.
Além disso, 17% desses gestores dizem que uma admissão errada traz graves prejuízos financeiros para a empresa, impactando na perda de moral e produtividade desse profissional contratado.
No que consiste esse processo e suas etapas?
O processo de admissão é formado por uma série de “minis etapas”. Até por isso, requer uma atenção redobrada dos gestores de RH e da área que receberá o contratado. Isso porque, cada um tem sua responsabilidade no processo, burocrático ou estratégico.
O processo de admissão se inicia a partir da definição da vaga. A empresa identifica a necessidade da contratação de um profissional para preencher alguma equipe e a partir daí inicia essa busca. As etapas principais deste processo são:
Recrutamento e seleção
O recrutamento e seleção é a primeira parte do processo de admissão. Nele, a equipe de RH se responsabiliza pela abertura da vaga, divulgação nos canais (site da empresa, redes sociais e canais especializados), seleção de currículos e agendamento de entrevistas.
É nesse passo também, que ao longo do caminho, a empresa irá sanar todas as dúvidas do candidato em relação a vaga, expondo as vantagens e benefícios.
Nesse primeiro momento, o RH e os gestores devem fazer uma análise minuciosa do candidato, do currículo, da entrevista e dos testes, para serem assertivos na escolha do profissional.
Escolha do candidato
Após a definição do candidato ideal, o segundo passo do processo de admissão é o feedback da entrevista. Nesse momento a empresa deve comunicar a todos os participantes sobre o resultado do processo seletivo.
É importante informar até mesmo os que não foram selecionados e agradecer pela participação. Esse é um sinal de profissionalismo e respeito com o candidato. Por outro lado, o candidato selecionado deve ser instruído sobre os próximos passos.
Isso quer dizer que, a empresa deve orientá-lo sobre quais documentos admissionais ele precisa apresentar, como agendar o exame admissional, assinatura do contrato e qual a data de admissão.
Oficialização da contratação
Por fim, a empresa precisa realizar o registro do seu novo funcionário junto ao Ministério do Trabalho, seguindo a legislação trabalhista.
É fundamental se atentar aos prazos para essa oficialização do registro, como as anotações na carteira, em que a empresa tem o prazo de 5 (cinco) dias úteis para realizá-las. O registro do novo funcionário está previsto no artigo 41 da CLT.
Art. 41 – Em todas as atividades será obrigatório para o empregador o registro dos respectivos trabalhadores, podendo ser adotados livros, fichas ou sistema eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério do Trabalho.
Parágrafo único – Além da qualificação civil ou profissional de cada trabalhador, deverão ser anotados todos os dados relativos à sua admissão no emprego, duração e efetividade do trabalho, férias, acidentes e demais circunstâncias que interessem à proteção do trabalhador.
Quais são os tipos de admissão?
É possível dividir a admissão em três tipos: tácita, acordo verbal e tradicional. A principal diferença entre eles está nas medidas legais que devem ser tomadas pelo empregador e posteriormente pelo empregado.
Abaixo você confere mais detalhes sobre esses três tipos.
Tácita
Na admissão tácita não existe nenhuma oficialização oral ou escrita da contratação. Pode ser considerado como algo temporário, onde um colaborador começa a contribuir com determinada empresa, como uma loja, obra, mas não possui contrato, verbal ou escrito.
Ele exerce sua função e recebe por isso semanalmente, quinzenalmente ou mensalmente, sem que exista um vínculo empregatício.
Acordo verbal
No caso do acordo verbal não existe nenhum termo ou contrato assinado. A contratação é comunicada pelo empregador verbalmente e em seguida o colaborador já pode começar a exercer sua função na empresa.
Tradicional
O formato tradicional de contratação segue como base a legislação trabalhista. Isso quer dizer que, passa por um processo seletivo, apresentação de documentos e carteira de trabalho por parte do empregado, registro do funcionário, anotação em carteira e assinatura do contrato.
O que manda a lei sobre o processo de admissão?
Para o registro do vínculo empregatício, parte integrante do processo de admissão, a empresa precisa respeitar a legislação trabalhista.
Nela existem questões muito específicas em relação ao exame admissional, assinatura do contrato, preenchimento da carteira de trabalho e outros. Até por isso, esse processo exige que a empresa tenha profissionais capacitados para exercer essa função dentro do RH.
Esses colaboradores precisam conhecer a lei e tudo que gira em torno desse registro, para que a empresa não sofra com multas ou algum processo posteriormente.
Sobre as anotações na carteira e o prazo para o mesmo, que efetiva a admissão, o artigo 29 da lei nº 5452 é bem claro:
Art. 29. O empregador terá o prazo de 5 (cinco) dias úteis para anotar na CTPS, em relação aos trabalhadores que admitir, a data de admissão, a remuneração e as condições especiais, se houver, facultada a adoção de sistema manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério da Economia.
§ 1º As anotações concernentes à remuneração devem especificar o salário, qualquer que seja sua forma de pagamento, seja ele em dinheiro ou em utilidades, bem como a estimativa da gorjeta.
Como é feito o processo de admissão?
O processo de admissão de um funcionário depende de algumas etapas, cada uma delas têm sua devida importância para que a contratação seja efetiva. Elas englobam questões estratégicas e burocráticas.
Isso se dá, pois, a empresa precisa não só saber exatamente o perfil que está buscando, mas também deve posteriormente se basear nas regras em torno da legislação trabalhista.
Como citado anteriormente, o processo de admissão deve passar pela:
- Publicação da vaga no site da empresa, redes sociais ou sites especializados (Catho e Vagas.com);
- Triagem de currículos;
- Agendamento de entrevista;
- Apresentação das condições da vaga (salário, benefícios e carga horária);
- Confecção e assinatura do contrato;
- Preenchimento da carteira de trabalho;
- Cadastro e admissão preliminar eSocial, além do envio dos dados para os órgãos responsáveis na plataforma.
Quais os documentos necessários para a admissão?
O processo de admissão também requer atenção nos pedidos e organização dos documentos, que servirão como base para que a empresa redija o contrato, preencha as informações na carteira de trabalho, etc.
Entre os principais documentos que são solicitados pelas empresas na admissão é possível destacar.
- CPF;
- RG;
- Título de eleitor;
- Certidão de nascimento;
- Atestado médico admissional ;
- Carteira de trabalho;
- Certificado de reservista ou dispensa, específico para o sexo masculino;
- Número do PIS;
- Foto 3×4;
- Comprovante de endereço;
- Certificado de conclusão do ensino superior e diplomas;
- Carteira de motorista, se necessário;
- Carta de recomendação, se necessário.
Roteiro do processo de admissão
Devido às suas inúmeras etapas, o processo de admissão deve seguir um roteiro que passa por várias fases como a produção do contrato e a assinatura do mesmo. Conhecer esses passos é essencial para que a empresa cumpra com seus deveres legais na contratação.
Conheça cinco passos que não podem faltar no processo de admissão.
1º: Contrato de trabalho
O contrato de trabalho é que vai estabelecer todas as diretrizes legais e obrigações do empregador e do empregado perante a legislação trabalhista.
Nele vai constar os dados do colaborador e da empresa, valores que o empregado irá receber, benefícios e tarefas que irá exercer.
Esse documento é que irá firmar o vínculo empregatício e dará segurança jurídica para a empresa, oferecendo transparência na relação com o empregado e servindo para o colaborador como uma garantia do acordo e do que deve ser cumprido.
O contrato de trabalho está previsto no artigo 442 da CLT, que diz:
Art. 442 – Contrato individual de trabalho é o acordo tácito ou expresso, correspondente à relação de emprego.
2º: Exame admissional
Está previsto na legislação trabalhista e no PCMSO (Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional) a obrigatoriedade do exame admissional em admissões, demissões e periodicamente.
Ele serve de referência para que a empresa saiba que está contratando alguém apto para exercer sua função, sem nenhum problema de saúde que atrapalhe o trabalho. Isso evita que posteriormente o funcionário alegue que ficou doente no exercício da sua função.
O artigo 168 da CLT é que detalha o exame médico na relação trabalhista.
Art. 168 – Será obrigatório exame médico, por conta do empregador, nas condições estabelecidas neste artigo e nas instruções complementares a serem expedidas pelo Ministério do Trabalho:
I – a admissão;
II – na demissão;
III – periodicamente.
3º: Envio de documentação
Essa etapa se refere ao envio de documentação, por parte do novo empregado, para a empresa. O empregador precisa informar qual a documentação necessária, prazo para entrega, quais precisam ser originais ou cópias.
Por meio dessa documentação é que a empresa conseguirá informar os órgãos responsáveis, como o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED), sobre a contratação.
O empregador, conforme o artigo 29, tem um prazo máximo de 48 horas para efetuar o registro para que de fato a formalização do vínculo empregatício seja realizada.
4º: Admissão no eSocial
Em 2014, buscando reduzir a burocracia nas relações trabalhistas, surgiu o eSocial (Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas).
Esse sistema serviu para unificar o envio de informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas dos colaboradores para os órgãos legais.
Dentro da plataforma a empresa realiza o cadastro de novo funcionário, insere os seus dados, com base nos documentos apresentados, e envia as informações para os órgãos, dentro do próprio eSocial.
Depois basta acompanhar o processo e se houver algum erro a plataforma irá informar.
Atualmente o informe de admissão deve ser feito apenas pelo eSocial. Além disso, se antes o colaborador precisava iniciar suas atividades para que então o registro fosse efetivado, com o eSocial o registro é feito até um dia antes do início do trabalho.
Se o registro for feito com data retroativa, a empresa pode sofrer multas ou sanções.
5º: Registro em carteira de trabalho
Cinco dias úteis, esse é o prazo que a empresa tem para efetuar o registro na carteira de trabalho do novo empregado, conforme o artigo 29 da lei da CLT. Lembrando que o empregado tem o prazo de 48 horas para efetuar o registro.
As anotações na carteira devem conter: data de admissão, informações sobre o empregador e a remuneração ou qualquer adicional previsto em contrato.
Art. 29 – A Carteira de Trabalho e Previdência Social será obrigatoriamente apresentada, contra recibo, pelo trabalhador ao empregador que o admitir, o qual terá o prazo de quarenta e oito horas para nela anotar, especificamente, a data de admissão, a remuneração e as condições especiais, se houver, sendo facultada a adoção de sistema manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério do Trabalho.
Qual a importância de fazer um bom roteiro de admissão?
Um bom roteiro de admissão é o que fará toda a diferença nos resultados da empresa.
Se uma empresa contrata mal dificilmente terá sucesso e suas taxas de rotatividade serão altas. Agora se contratar bem tem mais chances de contar com colaboradores motivados, engajados e felizes.
Até por isso, é essencial que o processo de admissão tenha sempre um caráter estratégico e não apenas burocrático. Sendo que a escolha de um perfil correto facilita a integração e o alinhamento dos objetivos da empresa com o do novo empregado.
Quais são as suas vantagens?
Organizar o processo de admissão e realizá-lo de forma correta pode trazer inúmeras vantagens à empresa, que vão desde a uma otimização do prazo de escolha do perfil ideal à redução de custos. Entre as principais vantagens é possível destacar:
Evita erros e perda de prazos
Uma das vantagens de possuir um bom roteiro de admissão é diminuir as chances de erro na escolha ou na perda de prazos, seja para preencher determinada vaga ou para entregar os documentos aos órgãos responsáveis.
Quando a empresa segue uma base, no caso um roteiro, ela tem em mente qual o perfil que está procurando e quais as necessidades para preencher a vaga. Muitas empresas apostam na automatização como forma de evitar muitos desses erros.
Já que com um processo apoiado por um software de RH, a empresa pode:
- Criar um ambiente onde os funcionários sobem os documentos e preenchem os dados para a admissão;
- Inserir documentos de políticas internas da empresa em nuvem;
- Informar sobre o controle de programas e sistemas;
- Subir um mapa de tarefas do processo, para que os gestores de RH sigam à risca cada etapa da admissão.
Reduz custos
Nada melhor para uma empresa do que acertar na contratação. Com isso, ela evita gastos desnecessários com demissões, afastamentos ou até mesmo com a qualidade do trabalho. Por isso, uma das vantagens de um roteiro de admissão é a redução de custos.
Sem contar que, dentro de uma admissão efetiva, a empresa irá investir o valor que tem disponível na contratação de forma efetiva.
Posto que saberá exatamente o perfil que precisa contratar, em quais canais divulgar a vaga, como atrair talentos e até mesmo consegue apostar em recrutamento interno, se for o caso.
Assim, acaba reduzindo os custos em torno da contratação, pois terá diversas informações como base e cada etapa será realizada sem “chutes”, mas sim embasada em dados.
Aumenta o engajamento do novo colaborador
Mais de 85% dos funcionários não estão engajados no mundo, revelou uma pesquisa recente do Instituto Gallup.
Engajar o novo colaborador é extremamente necessário e essa é uma das vantagens de empresas que apostam num roteiro de admissão.
E para aumentar esse engajamento, elas devem apostar em pequenas ações que posteriormente farão toda a diferença ao longo da experiência do colaborador, do processo seletivo ao início dos trabalhos.
Entre os passos de destaque para elevar o engajamento dos colaboradores na admissão é possível destacar:
- Respostas rápidas ao candidato sobre o resultado de cada etapa do processo seletivo;
- Colher feedbacks do novo colaborador ao longo das semanas;
- Investir no acolhimento, apresentando-os aos líderes e gestores de cada área, fazendo com que ele se sinta à vontade na empresa;
- Agendar encontros com o novo colaborador e os antigos, como um almoço de boas-vindas.
Dicas para a recepção do novo colaborador
A recepção do novo colaborador é tão importante quanto o recrutamento e a seleção em si. O profissional para se engajar precisa se sentir acolhido, ter a sensação de que apesar de novo é parte importante da equipe.
Por isso, as empresas devem adotar algumas medidas que podem facilitar essa integração do novo funcionário com as rotinas da empresa.
Aposte em um bom processo de onboarding
Outra etapa do processo de admissão tão importante quanto o recrutamento é o que se refere ao onboarding.
Nesse momento a empresa insere o colaborador nas rotinas da organização, regras internas, procedimentos, apresentando suas políticas, e apresentando os outros funcionários, os equipamentos e a empresa de uma forma geral.
Esse passo segue aquele velho ditado de que “a primeira impressão é a que fica”, ou seja, se o colaborador for bem recebido a chance dele se motivar e se engajar logo de início é muito grande.
Tenha uma boa integração
Uma pesquisa realizada pela Onboardia, especializada em processos de treinamento e integração, mostrou que 75% dos colaboradores que se sentem bem integrados, por um bom programa apresentado pela empresa neste sentido, se tornam leais à organização.
Sendo assim, uma boa integração fará toda a diferença para que o colaborador se sinta acolhido e se engaje desde o início com a empresa. Além disso, uma boa integração facilita o alinhamento de objetivos e metas.
Na integração também o empregador deve levar em conta o período de adaptação do colaborador, relevando alguns equívocos e orientando-o para que a transição seja gradativa e correta, sem cobranças iniciais excessivas.
Faça treinamentos e capacitações
De acordo com o estudo Work and Learning Research Centre, da Universidade de Middlesex, 74% dos profissionais acreditam que não atingem todo o seu potencial no trabalho por não receberem um treinamento adequado.
Até por isso, oferecer treinamento aos novos colaboradores pode mudar esse cenário e potencializar suas qualidades para que eles possam dar 100% na execução das suas tarefas.
Se um colaborador entra numa empresa e começa a executar suas tarefas sem o mínimo de orientação ou treinamento ele acabará se perdendo ao longo do caminho e tem grandes chances de cometer erros que poderiam ser evitados.
Por isso, uma dica essencial para a recepção do novo colaborador é investir em treinamento, no desenvolvimento da sua carreira, para que ele esteja confortável na função, principalmente de início.
Isso fará com que ele se sinta valorizado e a retenção desse talento será uma consequência.
Tenha um controle de jornada eficiente como seu aliado!
Posteriormente a efetivação da contratação a empresa precisará seguir o dia a dia do colaborador e para isso depende e muito de um controle de jornada eficiente, que marque as horas trabalhadas, horas extras, atrasos e muitos mais.
Neste sentido, a automatização do processo pode permitir um controle de jornada não só eficiente, mas inteligente e em tempo real. Uma boa opção no mercado é a plataforma completa de gestão e controle de ponto da Pontotel.
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- Controlar em tempo real os dados da jornada dos seus colaboradores;
- Emitir relatórios, com indicadores de faltas, horas extras e atrasos;
- Reduzir passivos trabalhistas, com um sistema seguro e que segue a legislação trabalhista;
- Assegurar uma relação transparente com os colaboradores;
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Contratar bem, como pudemos ver é importantíssimo para o sucesso da empresa, mas gerenciar a jornada dos colaboradores é também essencial para redução das burocracias e uma gestão de pessoas eficaz.
Conclusão
Ao longo desse artigo você pode perceber que o processo de admissão é o ponto crítico para que a empresa tenha sucesso.
Isso porque, ele é o passo inicial para que a companhia consiga formar uma equipe de qualidade, com colaboradores que atendam os objetivos traçados.
Você viu também que uma admissão assertiva depende de muitas etapas, que passam do recrutamento e seleção à formalização do contrato de trabalho. Cada etapa deve estar extremamente alinhada, para evitar desmotivação do colaborador ou processos trabalhistas.
Até por isso que pode-se dizer que a admissão passou de apenas um processo burocrático para algo extremamente estratégico no dia a dia das empresas.
Dado que quando a empresa realiza ela corretamente, com planejamento, tem chances de encontrar o candidato ideal e consequentemente obter melhores resultados com o trabalho desse novo colaborador.
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