Ao gerenciar as questões trabalhistas de uma empresa, é comum realizar uma admissão no eSocial. Mas para quem está começando a administrar um negócio e seus funcionários, o uso desse sistema talvez gere algumas dúvidas.
Primeiro, é preciso deixar claro que o uso do eSocial é obrigatório para todas as empresas, afinal, é por meio dessa ferramenta que o governo fiscaliza e realiza a validação dos dados cadastrais de colaboradores de todos os negócios.
Além disso, existem pormenores relacionados à admissão no eSocial que precisam ser esclarecidos, como a maneira correta de realizar o registro, os prazos e muito mais. Por isso, este conteúdo abordará os principais pontos do processo de admissão no eSocial.
Quer aprender mais sobre esse sistema? Confira os tópicos que serão apresentados:
- O que é o eSocial?
- O que é qualificação social?
- Como fazer a admissão no eSocial?
- Admissão eSocial e registro preliminar
- Quais as penalidades em caso de perda do prazo de admissão eSocial?
Aproveite a leitura!
O que é o eSocial?
O Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas, conhecido popularmente como eSocial, é uma ferramenta criada pelo Governo Federal em conjunto com diversos órgãos, como Receita Federal, Ministério do Trabalho e Emprego e Caixa Econômica Federal.
Esse sistema foi instituído em 2014, a partir do Decreto n.º 8.373/2014, a fim de unificar o envio de informações trabalhistas e previdenciárias por parte das empresas e simplificar esse processo, garantindo, assim, mais transparência nas relações entre empregadores e empregados.
É importante salientar que o uso desse sistema é obrigatório para todas as empresas, independentemente do porte ou do segmento, e abrange todas as informações relacionadas aos trabalhadores.
Como funciona o eSocial?
O eSocial funciona como um sistema único de registro, que concentra informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais das empresas em apenas uma plataforma eletrônica. Porém, para utilizar essa ferramenta, os negócios precisam se cadastrar no sistema e seguir todas as regras e os prazos estabelecidos.
O sistema é bastante completo e possibilita que as empresas enviem diversas informações aos órgãos regulamentadores, tais como:
- Dados cadastrais dos trabalhadores;
- Admissões e demissões;
- Alterações salariais;
- Horas extras;
- Férias e afastamentos;
- Atestados médicos;
- Contribuições previdenciárias;
- FGTS;
- Imposto de Renda Retido na Fonte;
- Informações sobre Segurança e Saúde do Trabalho (SST);
- E outras informações relacionadas às atividades dos trabalhadores.
Com o eSocial, o envio de informações para o governo se torna mais rápido e simplificado, facilitando a fiscalização dos órgãos competentes. Além disso, esse sistema também facilita a gestão de processos e reduz as burocracias no dia a dia do RH das empresas.
O que é qualificação social?
A qualificação social é um processo de análise e validação dos dados cadastrais de uma pessoa, visando confirmar sua identidade e garantir que as informações fornecidas sejam corretas e atualizadas.
Essa validação é realizada por meio do cruzamento de informações de diferentes bases de dados governamentais, como o CPF, o RG e o título de eleitor, por exemplo.
A qualificação social é importante em diversos contextos, como no processo de contratação de funcionários pelas empresas, na concessão de benefícios previdenciários, no acesso a serviços públicos, entre outros. Ela garante a integridade das informações fornecidas e evita fraudes e irregularidades.
Atualmente, o Governo Federal utiliza o eSocial como ferramenta para a qualificação social, integrando diversas bases de dados em um único sistema. Essa integração permite maior eficiência na validação das informações, assegurando a segurança e a transparência em diversos processos.
Como fazer a admissão no eSocial?
A admissão no eSocial é um processo obrigatório para todas as empresas brasileiras. Ele permite que os dados dos trabalhadores sejam armazenados em um único lugar, facilitando o acesso e a fiscalização das informações pela Receita Federal, Ministério do Trabalho e demais órgãos reguladores.
Para fazer a admissão no eSocial, siga estes passos:
- Primeiramente, é necessário acessar o portal do eSocial através do endereço eletrônico www.esocial.gov.br.
- Na página principal do site, selecione a opção “Empregador Doméstico” ou “Empresas e Órgãos Públicos”, dependendo do tipo de empregador que você representa.
- Na próxima página, é necessário selecionar a opção “Primeiro Acesso” para dar início ao processo de cadastro.
- Para realizar o cadastro, é necessário informar o CPF do responsável pela empresa, o CNPJ da empresa, o nome empresarial e o endereço completo.
- Em seguida, será necessário criar um usuário e senha para acessar o sistema do eSocial.
- Após a criação do usuário e senha, será necessário preencher os dados do empregador, como razão social, nome fantasia, regime tributário e informações bancárias.
- Na próxima etapa, será necessário informar os dados do trabalhador a ser admitido, como nome completo, CPF, PIS, data de nascimento, escolaridade, endereço, telefone e e-mail.
- Também é necessário informar a data de admissão, o cargo ou função a ser desempenhado, o salário contratual, a jornada de trabalho e outras informações pertinentes.
- Ao finalizar o preenchimento das informações, é necessário enviar os dados para o sistema do eSocial.
- Após o envio dos dados, é necessário imprimir o comprovante de admissão e arquivá-lo junto aos demais documentos do trabalhador.
Ao seguir esses passos, você estará apto a realizar a admissão no eSocial sem maiores dificuldades.
Qual o prazo para admissão eSocial?
De acordo com o artigo 29 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), o prazo para admissão de um novo colaborador é de até um dia antes do início das atividades na empresa. Isso significa que a empresa deve registrar o trabalhador no eSocial até um dia antes de seu primeiro dia de trabalho.
É importante ressaltar que esse prazo é obrigatório e deve ser cumprido pelas empresas para evitar problemas futuros. Sua não observância pode acarretar multas e sanções por parte dos órgãos fiscalizadores, além de gerar problemas trabalhistas e previdenciários para o trabalhador.
Vale destacar que a admissão no eSocial não se resume apenas no cadastro do funcionário. As empresas também precisam informar ao sistema todas as obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais relacionadas ao colaborador, como jornada de trabalho, remuneração, benefícios, contribuições previdenciárias e outras informações relevantes.
É permitido fazer uma admissão eSocial fora do prazo?
Não é permitido fazer uma admissão no eSocial fora do prazo estabelecido pelo sistema. Como mencionado, o prazo para admissão é de até um dia antes do início das atividades do trabalhador na empresa.
O não cumprimento desse prazo pode causar multas e penalidades para a empresa, além de problemas trabalhistas e previdenciários para o trabalhador. Portanto, é fundamental que as empresas estejam atentas aos prazos estabelecidos pelo eSocial, garantindo o cumprimento das obrigações legais.
Caso ocorra algum problema na admissão do trabalhador, é possível retificar as informações no eSocial, desde que seja dentro do prazo estabelecido pelo sistema. Por isso, é fundamental que as empresas estejam atualizadas e cumpram corretamente todas as obrigações trabalhistas e previdenciárias.
Admissão eSocial e registro preliminar
A admissão ou registro preliminar pode ser feita respeitando diversas obrigações, como S-2200, S-2190, S-2300 e S-2298, que serão explicados mais detalhadamente a seguir.
S-2200: cadastramento inicial do vínculo e admissão/ingresso de trabalhador
O S-2200 é o cadastramento inicial do vínculo e admissão/ingresso de trabalhador, e é por meio dele que as empresas informam ao eSocial sobre a admissão de um novo colaborador.
Nesse documento, são registrados dados como nome completo, CPF, data de nascimento, informações sobre a jornada de trabalho, remuneração, entre outros dados relevantes.
S-2190: admissão de trabalhador — Registro preliminar
O S-2190 é o registro preliminar da admissão de um trabalhador, que deve ser enviado pelas empresas antes do envio do S-2200 e contém informações como nome completo do trabalhador, número do PIS e data de nascimento.
Esse registro é importante para que o eSocial possa validar as informações e evitar erros na admissão do funcionário.
S-2300: trabalhador sem vínculo de empregado/estatutário — Início
O S-2300 é utilizado para informar a data de início do vínculo empregatício de um trabalhador estatutário.
Esse documento deve ser enviado quando o colaborador for contratado por meio de concurso público ou nomeação para cargo público.
S-2298: reintegração
O S-2298 é utilizado para informar a reintegração de um trabalhador. Ele é enviado pelas empresas quando um funcionário é reintegrado ao quadro de funcionários após ter sido demitido.
Quais as penalidades em caso de perda do prazo de admissão eSocial?
Quando uma empresa não realiza a admissão do trabalhador no prazo estabelecido pelo sistema, esta pode ser penalizada com multas e sanções. Essas penalidades costumam variar conforme o tipo de infração cometida, podendo chegar a valores significativos.
Além disso, a falta de admissão no eSocial no prazo também pode gerar problemas trabalhistas e previdenciários para o trabalhador, pois este pode ter dificuldades para comprovar o vínculo empregatício com a empresa e receber seus direitos trabalhistas, como férias, 13º salário, FGTS e outros benefícios.
Sendo assim, é fundamental que as empresas estejam atentas aos prazos estabelecidos pelo eSocial para evitar problemas futuros e garantir o cumprimento das obrigações legais.
Principais penalidades relacionadas ao eSocial
Confira, no quadro a seguir, algumas das situações que podem causar penalidades, caso os negócios não realizem o cadastramento de informações corretamente no eSocial:
| Processo | Descrição | Multa |
| Admissão | O empregador deve informar a aadmissão de um novo funcionário um dia antes do seu início. Caso isso não aconteça, a multa está prevista no art. 47 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). | R$ 3 mil por trabalhador, podendo dobrar caso a empresa repita esse erro. |
| Afastamento temporário | Deixar de informar sobre o afastamento de profissionais pode gerar multa. | O valor pode variar de R$ 1.812,87 a R$ 181.284,63, conforme artigo 92 da Lei n.º 8.212/91. |
| Atestado de Saúde Ocupacional (ASO) | Não registrar o ASO do trabalhador também pode gerar penalidade. Essa obrigação está descrita no art. 168 da CLT e na Norma Regulamentadora n.º 7 (NR-7). | A multa pode variar de R$ 402,53 a R$ 4.025,55 por exame não enviado. |
| Alteração cadastral e contratual | Qualquer mudança de função ou da jornada de trabalho dos trabalhadores deve ser informada no eSocial. | Multa de R$ 600 por cadastro desatualizado. |
| Comunicação de Acidente do Trabalho (CAT) | Todo acidente do trabalho deve ser transmitido ao INSS em até um dia útil, por meio do eSocial. | A multa pode variar de acordo com limite mínimo e máximo de contribuição ao INSS. |
| Férias | As férias precisam ser comunicadas no sistema do eSocial. | Multa de R$ 170, por férias não comunicadas. |
| Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS) | Não realizar o depósito ou não computar a parcela de remuneração, entre outras informações relacionadas ao FGTS, também gera multas. | As multas variam de R$ 10,64 a R$ 106,41 por empregado. |
| Folha de pagamento | As informações sobre a folha de pagamento dos colaboradores precisam ser informadas no eSocial até o 7º dia de cada mês trabalhado. | Deixar de informar gera multa a partir de R$ 1.812,87. |
| Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP) | Todas as empresas são obrigadas a fornecer informações aos empregados expostos a agentes nocivos químicos, físicos e biológicos, ou associação de agentes prejudiciais à saúde ou à integridade física. | Multa a partir de R$ 1.812,87 a R$ 181.284,63 |
| Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) | Conforme estabelecido no art. 25 da Lei n.º 7.998/90, enviar a RAIS com atraso ou não entregar esse documento pode gerar multa. | A multa pode variar de, no mínimo, R$ 425,64, acrescido de R$ 106,40 por bimestre de atraso, e, no máximo, R$ 42.564,00. |
Últimas mudanças no eSocial em 2024
No ano de 2024, o eSocial passou por diversas mudanças, sendo assim, empresas e profissionais de contabilidade devem estar atentos a várias mudanças significativas. Confira os principais pontos dessas alterações:
- Implementação do leiaute 1.2: Desde janeiro de 2024, o eSocial adotou completamente o leiaute 1.2, que inclui novos campos e ajustes em eventos existentes, como o S-1210 (pagamentos), afetando diretamente a prestação de contas das empresas.
- Cálculo do PIS/Pasep sobre a folha de pagamento: A partir de 24 de janeiro de 2024, o eSocial começou a reportar o PIS/Pasep por meio do evento S-5011. Empresas que fecharam a folha de janeiro antes dessa data precisam reabrir e recalcular os tributos.
- Mudanças nos eventos trabalhistas S-2500 e S-2501: Esses eventos agora incorporam débitos de contribuições previdenciárias relacionadas a processos trabalhistas, com informações adicionais como pensão alimentícia e IRRF.
- Revisão do FGTS Digital: Essa atualização incluiu o Totalizador 5503, que facilitou o recolhimento e pagamento de FGTS através de guias digitais.
Outra mudança importante a ser destacada é a substituição da DIRF, que alterou profundamente a forma de reportar rendimentos e deduções ao fisco. Portanto, as empresas devem revisar cuidadosamente os dados incluídos nos eventos S-1210 e S-2501 para evitar erros que possam gerar sanções fiscais
Conclusão
Ao longo deste conteúdo, foi possível aprender que o eSocial é um sistema do Governo Federal criado para unificar o envio de diversas informações trabalhistas e previdenciárias por parte das empresas, garantindo mais transparência nas relações entre empregadores e empregados.
Além disso, também foi explicado o que é e como funciona a admissão no eSocial, etapa essencial no cadastramento de informações dos colaboradores das empresas, que deve ser realizada até um dia antes do início das atividades do contratado, seguindo os passos básicos do preenchimento cadastral no sistema do eSocial.
Por fim, é importante observar que o eSocial é uma ferramenta que reduz burocracias e facilita o gerenciamento de dados trabalhistas por parte do RH, sendo esse um sistema que faz parte do dia a dia das corporações, e saber administrá-lo evita penalidades como multas para as empresas.
Entendeu o que é o eSocial e a importância de se atentar aos prazos de admissão de funcionários nesse sistema? Se quiser acompanhar outros conteúdos semelhantes a este, não esqueça de assinar a newsletter do blog Pontotel para continuar recebendo os melhores conteúdos sobre RH e gestão empresarial.
