O processo de admissão de um colaborador começa assim que o recrutamento e a seleção são finalizados e o candidato ideal para vaga em aberto é escolhido pelos profissionais do setor de recursos humanos e pela liderança.
A partir daí, inicia-se o envio de documentação e assinatura de documentos, um procedimento que pode ser longo e cansativo sem as devidas ferramentas. Tradicionalmente, esse é um processo realizado presencialmente, mas, a admissão digital tem ganhado força no mercado e se tornado importante nas empresas.
A tecnologia possibilitou que as etapas do processo de admissão fossem encurtadas, agilizando a rotina de RH e começando uma relação mais tranquila com o colaborador, que encontra facilidades no primeiro contato real com a nova empresa empregadora.
Mas, o que é admissão digital, como funciona e quais os benefícios para os empregados e para a empresa? Esse artigo irá responder todas essas perguntas e explicar por que aderir ao modelo pode ser ideal para o seu negócio.
- O que é o processo de admissão digital?
- Como funciona?
- Existem benefícios da admissão digital?
- Como essa prática pode transformar o RH de uma empresa?
Quer saber tudo sobre admissão digital? Então, continue a leitura!
O que é o processo de admissão digital?
Antes de falar sobre a digitalização, vamos entender o que é admissão.
A admissão é o processo de concretizar a contratação de um novo funcionário. Normalmente, nesta fase, os profissionais já passaram por todas as etapas de recrutamento e são selecionados para o cargo. Após a comunicação da aprovação, é necessário reunir todos os documentos para a confecção do contrato, assinatura da carteira de trabalho e concessão dos benefícios.
O principal ponto negativo desse modelo tradicional é o trabalho, tempo e o dinheiro despendido para a coleta de todos os documentos necessários. Muitas vezes, o profissional precisa tirar diversas cópias, imprimir inúmeros folhas e fazer várias visitas à sede da empresa para entregar tudo que for necessário.
Na admissão digital, toda a burocracia é resolvida de maneira remota. Os novos colaboradores fazem a digitalização dos documentos solicitados pela empresa e fazem o envio online. Existem, inclusive, plataformas especialmente desenvolvidas para esse fim, que auxiliam no armazenamento dos materiais e organização das demandas.
Além da facilidade do envio, a admissão digital ainda permite que o colaborador comece a trabalhar mais rápido, favorecendo a produtividade, já que eventuais desfalques podem ser substituídos com mais agilidade.
Como funciona?
Atualmente, com o advento da tecnologia, muitos processos seletivos são 100% digitais, com as entrevistas e testes feitos por videoconferência, especialmente se a vaga oferecida for para o modelo home office. Mesmo quando a seleção ocorre presencialmente, o RH pode optar por seguir com a admissão digital.
Nela, toda a comunicação e envio de documentação ocorre por dispositivos eletrônicos. Para otimizar esse processo, muitas empresas contratam softwares específicos de RH para armazenamento e organização desses materiais.
A ideia é que além de tornar o processo mais ágil, ainda se diminua o número de papéis também, uma vez que a tendência do mercado é a preocupação com a sustentabilidade do meio ambiente.
Com a carteira de trabalho digital, ficou ainda mais fácil finalizar esse processo, pois o colaborador não precisa ir até a empresa para entregar e assinar o documento. As ferramentas de assinatura eletrônica também facilitaram esse processo.
Por que adotar a admissão digital?
A agilidade no processo e a facilidade oferecida ao colaborador são muito importantes para a empresa, por diversos motivos, e um deles é o início de uma relação positiva entre empregador e empregado.
O recrutamento, seleção e admissão são passos essenciais para a construção da satisfação de um novo colaborador. Inclusive, algumas empresas perdem excelentes talentos por estarem despreparadas nesse primeiro contato. O employer branding da companhia é impactado quando esse momento entrega confiança ao funcionário.
Outro item importante é a economia, tanto da empresa, quanto do colaborador. Por mais que seja necessário um investimento em softwares, a longo prazo a economia com espaço para arquivar os documentos ou impressão de folhas será maior. Adicionalmente, o recrutado também economiza em deslocamento e gastos com documentos.
Existem benefícios da admissão digital?
A tecnologia veio para otimizar o dia a dia e utilizá-lo em um dos passos mais comuns do RH, como a admissão de um novo colaborador, parece um caminho natural . Como já citado, existem diversas vantagens na admissão online e as melhorias no processo impactam diretamente a rotina dos profissionais de recursos humanos.
Elencamos abaixo os principais benefícios da admissão digital:
Redução de tempo e custos
Um processo seletivo, muitas vezes, pode ser demorado: entrevistas, testes, dinâmicas e outras fases. Por isso, é essencial que toda a experiência seja confortável para o candidato e, uma vez que foi escolhido, esse caminho precisa continuar sendo positivo.
A admissão digital permite que a concretização da parceria entre empregado e empregador ocorra mais rapidamente. Em poucos dias, o colaborador pode enviar todos os documentos e dados, pela internet, o RH recebe as informações e finaliza o processo. Assim, o profissional já está liberado para começar a trabalhar e prestar seus serviços para a empresa.
A digitalização também facilita a coleta dos documentos, pois o novo contratado não precisa buscar um local para imprimir ou tirar xerox do que for solicitado pela companhia, devendo apenas digitalizar os materiais e encaminhar por plataformas online.
Existe uma economia de recursos financeiros neste caso, pois não se gasta com material e, em complemento, ainda evita o deslocamento até a empresa, poupando o dinheiro do transporte.
A empresa também tem custos consideráveis a cada contratação e a admissão digital permite que os profissionais do RH despendam menos tempo em processos burocráticos e passem mais tempo focados em ações estratégicas do setor. Isso faz com que o custo por contratação caia, melhorando os resultados da área.
Segurança
Outro ponto importante é o fato de que quando se aposta em um software de gestão de RH para consolidar todas as demandas e informações das admissões de novos colaboradores todo o processo demonstra mais segurança, tanto para a empresa quanto para os profissionais.
Os documentos ficam armazenados em locais seguros, por exemplo, que protegem os dados pessoais de acordo com as leis, como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Além disso, a possível integração com outros sistemas como o Esocial, projeto do governo federal que tem o intuito de digitalizar os dados previdenciários, fiscais e trabalhistas das empresas brasileiras. Logo, quando a plataforma de gestão permite essa troca de informações, se garante que se cumpra as leis trabalhistas e demais determinações legais.
Agilidade
Um dos benefícios principais é a agilidade. Pela internet, com um clique, é possível enviar inúmeros dados em apenas um e-mail. A admissão digital traz essa característica importante, pois, em pouco tempo, o colaborador selecionado para o novo cargo consegue separar seus documentos e encaminhar para a empresa empregadora.
Sem a tecnologia, separar os documentos, fazer cópias e ainda se deslocar até o local da sede poderia levar dias. Neste meio tempo, os profissionais de RH estão aguardando novas informações e não podem fazer nada para finalizar o processo. Essa falta de agilidade é angustiante para o colaborador e improdutiva para a equipe.
Sendo assim, a admissão online é uma ferramenta essencial para o aumento da agilidade e produtividade de todo o setor.
Autonomia
A digitalização possibilita ainda que o colaborador consiga fazer todo o preenchimento de formulários, assinatura de contrato, dentro do seu tempo e de forma remota. Um profissional que está trocando de empresa, por exemplo, poderá realizar o processo de admissão, ao mesmo tempo, em que se desliga e cumpre sua carga horária no emprego anterior.
Desta forma, essa autonomia é uma boa maneira de iniciar o relacionamento com o novo funcionário.
Praticidade
Toda a agilidade e autonomia da admissão online resulta em uma praticidade importante para os resultados estratégicos da empresa. Cada vez mais as pessoas querem resolver os problemas e demandas com rapidez e conforto.
Adicionalmente, os talentos estão sendo disputados e quanto mais rápido a companhia agir para selecionar e contratar os melhores profissionais, melhor será o quadro de funcionários. Neste cenário, ser prático se torna um diferencial competitivo.
Sustentabilidade corporativa
Provavelmente, você já foi impactado nos últimos tempos pelo termo ESG, que nada mais é a sigla de Environmental, Social and Corporate Governance, que diz respeito às questões ambientais, sociais e de governança corporativa. O assunto está em alta porque é cada vez mais importante que as empresas tenham uma postura ecológica e cumpram o máximo de objetivos sustentáveis e esse ponto também é favorecido pela admissão digital.
Afinal, haverá uma considerável redução do consumo de bens renováveis como o papel, já que todo o material não será mais físico, mas sim digital. Essas pequenas ações fazem a diferença não apenas para o planeta, mas também para a forma como a empresa é vista e reconhecida no mercado.
Inovação
A tecnologia veio para ficar e, quanto mais moderna for uma empresa, mais chances ela terá de atrair bons talentos. Apesar de não ser tão recente, a admissão online é uma forma inovadora de realizar o processo. Muitas companhias ainda insistem no modelo tradicional e esse pode ser um empecilho na rotina da gestão de RH.
Apostar em softwares inovadores, que otimizam a rotina, fará com que todo o setor de recrutamento, seleção e admissão seja mais produtivo, inovador e moderno. Essa percepção também passará para os candidatos e novos colaboradores, construindo e levando essa imagem para o ambiente externo.
A inovação costuma ser incluída na cultura organizacional de muitas empresas e é essencial que todos os setores ajam de acordo com os valores e missão incentivados pela companhia.
Armazenamento seguro na nuvem
Por fim, outro benefício da admissão digital é o armazenamento seguro dos dados e documentos dos colaboradores na nuvem. Além de não precisar de uma tonelada de papéis espalhadas no escritório, também não é necessário que tudo seja armazenado nos computadores.
A tecnologia hoje apresenta diversas opções de softwares que oferecem armazenamento seguro na nuvem, passando uma segurança para o colaborador e protegendo a empresa de perdas de documentos, por exemplo.
Como essa prática pode transformar o RH de uma empresa?
Todos os processos que ocorrem dentro do setor de recursos humanos são muito importantes. Podemos considerar que se trata do cartão de visitas da empresa, pois será o primeiro contato dos profissionais externos com a companhia.
Logo, possuir uma forma de atuação bem estruturada, com plataformas modernas de interação com os candidatos e que facilitem o dia a dia de todos é um diferencial competitivo no mercado de trabalho.
A admissão digital tem o potencial de otimizar os objetivos do setor, diminuir os custos por contratação e tornar o trabalho mais estratégico. A padronização dos procedimentos com ferramentas tecnológicas que simplificam a análise de documentos, por exemplo, são aliados de uma boa gestão.
Esses softwares para gestão de recursos humanos, que incluem a admissão online, estão se tornando, cada vez mais, essenciais na área e utilizados pelas empresas de diversos ramos. A digitalização pode, de fato, transformar e impactar positivamente o trabalho de RH.
Conclusão
A admissão online nada mais é que a modernização do processo de contratação de um novo colaborador para a empresa. Todo o envio de documento, preenchimento de formulários e assinaturas de contrato é realizado por plataformas digitais, sem a necessidade da presença de colaborador e equipe de RH estarem na sede da companhia.
A modalidade tem ganhado popularidade, pois oferece benefícios como praticidade, redução de custos por contratação, economia para o candidato e, principalmente, auxilia na construção da imagem da empresa perante ao mercado de trabalho.
Para que esse processo seja ainda mais produtivo, o investimento em softwares de gestão de RH é um diferencial competitivo para as empresas. Além disso, o armazenamento dos dados da nuvem dá uma segurança maior para os envolvidos.
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