O acompanhamento de tarefas é uma estratégia que visa garantir que as atividades planejadas sejam executadas no prazo estipulado e com a qualidade esperada. No mundo corporativo, esse tipo de acompanhamento é considerado indispensável.
Isso porque empresas de sucesso precisam ter controle dos seus processos, ser ágeis e solucionar problemas para otimizar o fluxo de trabalho e auxiliar a equipe a cumprir metas. Apesar dessas vantagens, nem todos os negócios se preocupam ou sabem como fazer esse acompanhamento no seu dia a dia.
Segundo uma pesquisa da PMI, até mesmo profissionais de projetos podem ter dificuldade para fazer esse acompanhamento. Conforme o estudo, 29% desses profissionais associaram o fracasso dos seus projetos a uma visão ou meta inadequadas.
No entanto, esse problema pode ser evitado se os gestores e funcionários souberem como fazer um acompanhamento eficiente de tarefas. Para comprovar isso, este artigo explicará quais as melhores estratégias para colocar esse acompanhamento em prática. Para isso, serão abordados os seguintes tópicos:
- O que é o acompanhamento de tarefas?
- Por que o acompanhamento de tarefas é importante?
- Como fazer um acompanhamento de tarefas efetivo?
- Ferramentas essenciais para o acompanhamento de tarefas
Boa leitura!
O que é o acompanhamento de tarefas?
O acompanhamento de tarefas é o processo de organizar e monitorar o progresso da execução de atividades. Na prática, esse processo exige mais do que monitoramento constante. Ele também envolve a necessidade de registrar e avaliar continuamente o andamento de atividades e tarefas.
Esse trabalho de monitoramento, registro e avaliação é essencial para garantir que todas as tarefas sejam concluídas no prazo estipulado, com a qualidade esperada e conforme os objetivos estabelecidos.
Por que o acompanhamento de tarefas é importante?
Fazer o acompanhamento de tarefas permite que as pessoas façam os ajustes necessários para atingir um objetivo específico. Uma empresa bem-sucedida precisa investir nesse processo se quiser garantir a sustentabilidade e a competitividade do seu negócio.
Isso porque fazer o acompanhamento de tarefas permite que as empresas tenham acesso aos seguintes benefícios:
Aumento da produtividade
Ao adotar a prática de acompanhar o progresso das atividades distribuídas entre os membros da equipe, a empresa demonstra que se preocupa com a produtividade dos funcionários.
Mas isso não deve ser visto como estratégia de fiscalização ou uma prática para justificar represálias ao colaborador. O objetivo é identificar gargalos, erros e pontos de melhoria.
Com base nesses dados, o gestor pode fazer ajustes, definir estratégias e orientar melhor os funcionários para as tarefas serem concluídas conforme o esperado. Essas ações auxiliam a equipe a cumprir suas metas e aumentar sua produtividade.
Melhoria na organização e no planejamento
Antes de iniciar o acompanhamento de qualquer atividade, é necessário planejar, organizar e estruturar quais etapas devem ser executadas até a conclusão da tarefa. Por esse motivo, empresas que se preocupam em acompanhar tarefas e projetos normalmente também adotam boas práticas de planejamento e gestão.
Além de favorecer o aumento da produtividade, isso garante que as tarefas sejam distribuídas de forma mais justa e com prazos mais realistas, evitando a sobrecarga de trabalho.
Maior identificação de problemas
O monitoramento constante do progresso das atividades permite identificar com antecedência eventuais problemas que podem atrapalhar a conclusão de uma tarefa ou projeto. Isso leva o gestor a investigar as causas desses problemas e definir ações para solucioná-los com mais agilidade.
Como resultado, a equipe pode garantir que as tarefas sejam realizadas no prazo estipulado, manter o foco nas tarefas mais importantes, minimizar erros e evitar o retrabalho.
Melhoria na comunicação e colaboração
As ferramentas para acompanhamento de tarefas facilitam a comunicação e a cooperação entre os membros das equipes. Isso porque elas contam com recursos que mantém todos os envolvidos informados sobre o status das tarefas e o progresso do projeto.
Elas também podem oferecer recursos como espaço para comentários, anotações e compartilhamento de arquivos, que facilitam a troca de feedback entre os funcionários.
Tudo isso facilita a comunicação entre os membros da equipe, que podem trabalhar juntos em tempo real, compartilhar ideias e solucionar problemas conjuntamente.
Como fazer um acompanhamento de tarefas efetivo?
Um bom acompanhamento de tarefas exige planejamento, organização e investimento em ferramentas adequadas. Confira a seguir alguns passos essenciais para alcançar esse objetivo:
Defina metas e prazos
O primeiro passo para fazer uma gestão de tarefas eficiente é investir no planejamento da atividade. Para isso, é importante definir quais são as metas SMART da atividade e dividi-las em tarefas menores e mais gerenciáveis.
Isso facilita a distribuição de tarefas e a definição de prazos realistas para a execução de cada uma delas. Segundo Carla Souza, coordenadora de Marketing da Pontotel, definir prioridades também é essencial para criar um bom planejamento e organizar as entregas.
“É importante priorizar atividades e definir claramente as entregas esperadas, para evitar sobrecarga e garantir um equilíbrio saudável entre vida pessoal e profissional”, explica Carla.
Monitore o progresso regularmente e faça ajustes
A gestão de tarefas também exige o monitoramento contínuo do progresso dessas atividades. Esse monitoramento envolve a revisão constante da execução das etapas e a verificação do andamento de cada uma delas.
Isso é fundamental para conferir o que está dando certo e quais atividades estão atrasadas. Nesse caso, pode ser necessário ajustar seus prazos, redistribuir a tarefa e até solicitar o apoio de algum especialista.
Utilize ferramentas
A forma mais fácil de monitorar o progresso de tarefas é investir em ferramentas adequadas para isso. Essas ferramentas consistem em sistemas de gestão de atividades, como o método Kanban. E o jeito mais simples de utilizar esses sistemas se dá ao investir em tecnologias, como plataformas online e softwares de gestão de projetos.
Afinal, o uso dessas tecnologias facilita a gestão de tarefas, otimiza o planejamento e melhora a comunicação entre os membros da equipe. Assim, fica mais fácil delegar tarefas, acompanhar projetos, e compartilhar feedbacks e materiais necessários para a execução das atividades.
No entanto, segundo Tuanny Honesko, Coordenadora de Marketing da Feedz, esses recursos não devem ser considerados soluções mágicas, mas facilitadores do processo de gestão de atividades.
“Em relação a ferramentas e tecnologias, elas se tratam muito mais da necessidade de registro e acompanhamento que envolvem a gestão de tempo e a priorização de tarefas”, explica Tuanny.
Ferramentas essenciais para o acompanhamento de tarefas
As ferramentas para acompanhamento de tarefas facilitam a execução de todos os passos necessários para fazer uma boa gestão de atividades. Confira a seguir quais são essas ferramentas e como elas podem facilitar a gestão de tarefas.
Softwares de gestão de projetos
Os softwares ou ferramentas de gestão de projetos são plataformas digitais com recursos avançados que facilitam a realização de uma série de atividades. Eles se diferenciam porque permitem a criação e organização de projetos, a definição de tarefas e subtarefas e a distribuição dessas tarefas a membros da equipe.
Essas plataformas também facilitam a definição de prazos e a priorização de tarefas, bem como o acompanhamento do progresso dessas atividades em tempo real. Além disso, normalmente, elas oferecem recursos que facilitam a comunicação entre os funcionários e o ajuste de atividades.
Confira abaixo alguns dos softwares de gestão de projetos que podem ser utilizados para o acompanhamento de tarefas:
- Asana;
- Trello;
- Monday.com;
- ClickUp.
Aplicativos de lista de tarefas
Os aplicativos de lista de tarefas também ajudam a acompanhar o andamento das atividades. Como o nome sugere, esses apps permitem a criação de listas de tarefas. Mas essa não é a sua única função.
Normalmente, eles também possibilitam que os usuários definam prazos, adicionem lembretes, registrem o progresso, sincronizem a lista com diferentes dispositivos e até compartilhem a relação de tarefas com outras pessoas.
Mesmo com tantas funcionalidades, esses aplicativos não oferecem tantos recursos de gestão quanto os softwares. Por isso, eles são indicados para uso individual e gerenciamento simples.
Por exemplo, os funcionários podem utilizar esses aplicativos para organizar suas demandas do dia, monitorar sua própria produtividade e lembrar de fazer tudo o que é necessário para executar as atividades delegadas pela gestão.
Alguns dos aplicativos que podem ser utilizados para essa finalidade são:
- Todoist;
- Google Task;
- Microsoft To do;
- Notion.
Timesheet
O timesheet é um sistema desenvolvido para auxiliar o usuário a fazer uma gestão de tempo mais eficiente. Isso porque ele permite o registro e o acompanhamento das horas gastas para a execução de determinada atividade.
Por conta das suas funcionalidades, essa ferramenta é muito utilizada pelo setor de Recursos Humanos (RH) para acompanhar as horas trabalhadas pelos funcionários da empresa.
Afinal, seu uso facilita tanto o acompanhamento da jornada de trabalho dos colaboradores quanto a avaliação de desempenho desses funcionários e o cálculo da folha de pagamento.
Além dessas facilidades, as empresas não precisam gastar nenhum centavo para utilizar essa ferramenta. Isso porque elas podem utilizar a planilha de timesheet completa e gratuita da Pontotel!
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Conclusão
O acompanhamento de tarefas é um processo que contribui para o sucesso tanto de pessoas quanto de empresas. Esse processo envolve a definição de metas claras e prazos realistas e o monitoramento regular do progresso das atividades.
Além dessas ações, o uso de ferramentas como softwares de gestão de tarefas, aplicativos de lista de tarefas e planilhas de timesheet também é essencial para agilizar esse acompanhamento e torná-lo mais eficiente.
Colocando essas dicas em prática, a empresa garante que os projetos sejam entregues no prazo e com a qualidade esperada. Por isso, investir em estratégias de gestão de tarefas ajuda a melhorar a produtividade e a eficiência das equipes de trabalho.
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