A legislação trabalhista é clara ao garantir que os funcionários tenham direito a se ausentar do trabalho em várias situações. No entanto, a gestão de licenças nem sempre é algo encarado com seriedade nas empresas.
Se o volume de licenças aumenta ou caso não haja um sistema para monitorar e registrar essas ausências, a empresa pode enfrentar uma série de problemas, como o risco de erros no cálculo de benefícios e até a sobrecarga dos demais membros da equipe.
Este artigo explica mais sobre como a gestão de licenças pode fazer a diferença na rotina administrativa de uma organização e como executar esse processo do jeito mais seguro. Confira, na lista abaixo, um breve resumo do que está explicado mais adiante:
- Quais os tipos de licenças do trabalho?
- O que é gestão de licenças?
- Por que a gestão de licenças é importante?
- Desafios comuns na gestão de licenças
- Quais as melhores práticas para a gestão de licenças?
- Como fazer uma gestão de licenças eficiente no trabalho?
- Como um controle de ponto pode auxiliar na gestão de licenças?
- Qual o melhor controle de ponto para gestão de licenças do mercado?
Aprenda a fazer a gestão de licenças de trabalho!
Quais os tipos de licenças do trabalho?
As licenças de trabalho são períodos em que um funcionário pode se ausentar de suas atividades normais sem comprometer o vínculo com a empresa. Em termos gerais, elas podem ser divididas em dois tipos: licenças remuneradas e não remuneradas.
A licença remunerada acontece quando o colaborador pode se ausentar do trabalho e ainda receber o seu salário durante o período de afastamento. O artigo 473 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) define as situações em que um funcionário pode se afastar sem sofrer redução em seu salário. Entre essas licenças remuneradas, estão:
- Licença-maternidade;
- Licença-paternidade;
- Licença para casamento;
- Licença para óbito (licença nojo);
- Licença militar.
Já a licença não remunerada, como o nome já diz, ocorre quando o funcionário tem seu salário temporariamente suspenso durante o período de afastamento do trabalho. Essas licenças não são garantidas por lei e podem ocorrer por questões pessoais ou necessidades que não estão previstas pela CLT.
Portanto, as licenças não remuneradas oferecem uma forma de flexibilização para lidar com afastamentos que não estão diretamente cobertos pelos direitos garantidos por lei.
O que é gestão de licenças?
A gestão de licenças é o processo de organizar e controlar quando e por quanto tempo um funcionário pode se ausentar do trabalho. Funciona basicamente como uma maneira de garantir que tudo corra bem quando alguém precisa se afastar, seja para cuidar de um problema de saúde, fazer uma viagem ou qualquer outra razão.
O processo começa da seguinte forma: quando um colaborador pede uma licença, o setor de RH precisa processar essa solicitação e verificar se o motivo do afastamento está de acordo com as regras da empresa e da legislação trabalhista.
O RH também precisa garantir que o afastamento não afete a operação do dia a dia da empresa, o que envolve ajustar as escalas de trabalho e redistribuir tarefas.
Para licenças remuneradas, é fundamental que o pagamento continue sem interrupções. Já para licenças não remuneradas, como uma viagem longa, a gestão deve assegurar que o funcionário compreenda que não haverá salário durante o período de afastamento.
Em todos os casos, a gestão de licenças envolve a tarefa de manter registros de todas as ausências e assegurar que as normas legais sejam seguidas corretamente.
Por que a gestão de licenças é importante?
A gestão de licenças de trabalho é indispensável para o funcionamento saudável de qualquer empresa com um time de funcionários, e sua importância vai além do simples acompanhamento de ausências. Aqui estão algumas razões pelas quais esse processo é tão importante.
Conformidade legal e regulatória
As licenças, como a maternidade, paternidade e outras previstas pela CLT, são direitos assegurados por lei, e a empresa tem a obrigação de respeitá-los. Com uma gestão de licenças bem feita, todos os colaboradores recebem o que é devido a eles e não precisam recorrer a autoridades trabalhistas.
Redução de riscos e multas
A falta de uma gestão adequada de licenças pode levar a diversos problemas, como o extravio de documentos importantes ou a falha na realização de pagamentos. Esses erros podem gerar penalidades legais e multas, além de possíveis processos trabalhistas movidos por funcionários que não receberam os direitos que lhes são devidos.
Gestão de escala e alocação de pessoas
Ao saber com antecedência quando e por quanto tempo um colaborador estará fora, os gestores conseguem redistribuir tarefas e, se necessário, contratar temporariamente alguém para cobrir a ausência. Essa gestão de escala ajuda a manter a produtividade da equipe e evita que a falta de funcionários sobrecarregue outros membros.
Desafios comuns na gestão de licenças
A gestão de licenças pode ser simples, mas não está isenta de desafios. Conhecer os problemas comuns pode ajudar a melhorar a eficiência do processo:
- Cada tipo de licença tem regras específicas que devem ser seguidas, como maternidade, paternidade e licença médica;
- Gerenciar muitas licenças ao mesmo tempo pode sobrecarregar a equipe restante e criar dificuldades na cobertura das funções;
- Erros nos cálculos das licenças remuneradas podem levar a pagamentos incorretos;
- O gerenciamento manual pode ser lento e propenso a erros, o que aumenta os riscos de dados incorretos e atrasos.
Quais as melhores práticas para a gestão de licenças?
Esperar para agir apenas quando as ausências se acumulam pode levar a uma sobrecarga administrativa. Em vez disso, é importante planejar boas práticas desde o início para garantir que o processo de gestão de licenças seja ágil e sem complicações.
Centralização da informação
Se todos os dados sobre as licenças estão centralizados em um único sistema, os pedidos de aprovação, os registros de retorno e outros documentos estarão sempre acessíveis para quem precisa consultá-los quando for necessário.
Uma pesquisa global da M-Files, fornecedora de plataformas de gerenciamento de documentos, mostra que a falta de centralização para o acesso a dados da empresa tem um impacto direto na produtividade dos funcionários.
A pesquisa, publicada em 2019, consultou 1.500 profissionais de escritório e mostrou que, dentre todos os participantes, 82% dizem que consultar diferentes sistemas/locais para obter versões atuais dos documentos afeta negativamente a produtividade.
83% dos profissionais já tiveram que recriar um documento porque simplesmente não conseguiram encontrá-lo, enquanto 88% disseram que se beneficiariam se pudessem pesquisar os documentos de forma confiável em um só lugar.
Portanto, fica claro que a centralização de dados sobre as licenças reduz o risco de perda de informações importantes e evita erros que podem ocorrer quando os dados estão espalhados por diferentes sistemas.
Monitoramento e relatórios regulares
As empresas enfrentam épocas do ano com pedidos recorrentes de licença e até casos em que um colaborador está frequentemente ausente por motivos semelhantes. No entanto, essas situações só podem ser identificadas se as licenças são coletadas, armazenadas e organizadas por um sistema automatizado.
Com essa coleta de dados, a empresa passa a ter um histórico para emitir relatórios que comparam a quantidade de licenças em diferentes épocas do ano e forneçam métricas sobre o impacto das ausências na rotina de trabalho.
Automação de processos
Compilar dados manualmente sobre as licenças de todos os funcionários pode levar a erros humanos e uma análise imprecisa. Sem um sistema automatizado, esse processo pode exigir uma quantidade significativa de trabalho manual, como a coleta de dados de várias fontes, a inserção manual de informações e a execução de cálculos complexos.
Hoje, já existem sistemas automatizados que podem coletar e analisar dados em tempo real e gerar relatórios com rapidez sobre a quantidade de licenças, os padrões de ausência e o impacto na operação da empresa.
Como fazer uma gestão de licenças eficiente no trabalho?
É necessário que as informações sobre as licenças sejam atualizadas em tempo real para que a gestão possa tomar decisões e respeitar as normas previstas pela CLT. Saber exatamente quem está ausente e por quanto tempo ajuda a planejar a cobertura de trabalho e a redistribuir tarefas, se necessário.
Entender quais setores estão mais afetados também permite que a empresa ajuste sua estratégia de alocação de recursos para assegurar que as áreas críticas não fiquem sobrecarregadas.
Ferramentas para gestão de licenças
As ferramentas certas ajudam a acompanhar e organizar as ausências dos colaboradores, por exemplo:
- Software de controle de ponto;
- Plataformas de RH;
- Softwares de gestão de projetos;
- Aplicativos de comunicação interna.
A escolha das ferramentas pode variar segundo as necessidades específicas de cada empresa. O tamanho da organização, o número de colaboradores e os requisitos de gestão de licenças influenciam quais soluções serão mais eficazes.
Como um controle de ponto pode auxiliar na gestão de licenças?
Um software de controle de ponto é uma ferramenta que registra e monitora as horas trabalhadas pelos funcionários, incluindo os momentos de entrada, saída e pausas. No entanto, esse sistema vai além de apenas registrar o tempo de trabalho e pode fornecer o monitoramento da frequência e da duração das ausências.
Com os dados de controle de ponto, é possível acompanhar padrões de ausência e identificar tendências, como períodos de licença mais frequentes ou longas ausências em determinados meses. Essas informações são úteis para ajustar a alocação de recursos e planejar a cobertura da equipe durante os períodos de maior demanda.
Essas e todas as outras funcionalidades de um software de controle de ponto são voltadas para a garantia de mais transparência na relação entre empregado e empregador, como destaca Carla Souza, coordenadora de marketing da Pontotel:
“O controle de ponto transparente oferece visibilidade tanto para os colaboradores quanto para os gestores, promovendo uma relação de trabalho mais transparente.”
Qual o melhor controle de ponto para gestão de licenças do mercado?
A Pontotel tem as melhores funcionalidades para a gestão de licenças e demais processos ligados à frequências da equipe de trabalho. Nosso sistema online e na nuvem oferece acesso aos dados de jornada do colaborador em tempo real, a qualquer hora e lugar (por aplicativo ou via web).
Com a Pontotel, as empresas se beneficiam da conveniência de um sistema digital, sem os gastos com equipamentos físicos e manutenções. A solução é prática e projetada para garantir que sua equipe tenha o controle completo do capital humano sem complicações.
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Conclusão
Fica claro que a gestão de licenças pode ser muito mais simples quando a empresa conta com o apoio da tecnologia. A automação e os softwares de controle de ponto transformam um processo que tende a ser complexo em parte da rotina.
Com a Pontotel, é possível acompanhar ausências, calcular benefícios e manter a operação da empresa fluida sem as complicações de uma gestão manual.
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