A auditoria é uma ferramenta importante para melhorar a gestão de qualquer empresa, existem muitos tipos de auditorias vigentes e necessárias que devem ser realizadas. Por isso, os gerentes precisam conhecê-los e entendê-los para que possam realizar essa tarefa da forma mais eficiente possível.
Uma empresa, seja ela grande ou pequena, precisa saber como seus processos internos são executados. A auditoria é responsável por avaliar se as atividades realizadas pela organização atendem aos parâmetros pré-planejados e estabelecidos.
No entanto, muitas empresas não conseguem afirmar se todo o processo do modelo de negócios é realizado de acordo com os parâmetros definidos pela gestão e pelo conselho de administração.
Pensando nisso, neste artigo explicaremos o que é auditoria, quando ela deve ocorrer e os seus principais tipos. Além de apresentar alguns modelos e dicas de como preparar a empresa para realizar um processo de auditoria. Veja os tópicos que abordaremos a seguir:
- O que é uma auditoria?
- Quando deve ocorrer uma auditoria empresarial?
- Qual a importância de uma auditoria?
- Tipos de auditoria
- Modelos de auditoria
- Dicas de como preparar a empresa para a auditoria
Vamos lá!
O que é uma auditoria?
As empresas precisam cada vez mais tomar medidas eficazes para cumprir as normas brasileiras de contabilidade. Isso significa atuar na gestão financeira e contábil da empresa, o que exige muito cuidado para evitar problemas com fiscalização.
A auditoria é um procedimento cujo objetivo é verificar cuidadosamente a documentação da empresa para averiguar se as informações estão corretas e se são necessárias alterações ou correções.
Os contadores já têm a prática tradicional de verificação de documentos, registros e verificação cruzada de dados. Portanto, verificar a performance das operações contábeis através de documentos e cruzar dados para investigar inconsistências é o processo básico de auditoria.
Quando uma empresa tem um bom contador responsável por analisar cada detalhe de seus resultados, ela eventualmente dará mais um passo para o sucesso.
Quando deve ocorrer uma auditoria empresarial?
É preciso se livrar da convicção de que uma auditoria só é necessária quando as coisas não vão bem – porque ela deve ser feita quando está tudo bem, quando tudo está em perfeitas condições, pois isso pode garantir a ordem nos negócios a longo prazo.
Quanto maior a empresa, mais provável é que os pontos-chave exijam auditorias completas e frequentes – isso pode ser feito por especialistas internos qualificados ou consultores externos.
Para determinar se sua empresa precisa de uma auditoria, considere se as informações em uma área específica são suficientemente transparentes, claras e seguras. Se não, definitivamente indica a necessidade de uma análise aprofundada.
Outra orientação muito importante é conversar com os funcionários. Eles sabem melhor do que ninguém se os processos são seguidos e se os requisitos burocráticos e legais são cumpridos. Portanto, comece uma conversa.
Obrigação legal x Prevenção
Uma auditoria é uma inspeção das demonstrações financeiras da empresa preparadas por profissionais de contabilidade. O processo é feito conforme as normas brasileiras e internacionais de auditoria e é aplicável às finanças, documentação, transações e procedimentos adotados pela entidade ou projeto.
O objetivo da auditoria é garantir a autenticidade dos registros, fornecer credibilidade às demonstrações financeiras e outros relatórios de gestão e identificar defeitos no sistema de controle interno e no sistema financeiro e fazer recomendações para melhorias.
Conforme declarado no Artigo 11.638, Artigo 3, as grandes organizações devem realizar auditorias:
Art. 3º. Aplicam-se às sociedades de grande porte, ainda que não constituídas sob a forma de sociedades por ações, as disposições da Lei nº 6.404, de 15 de dezembro de 1976, sobre escrituração e elaboração de demonstrações financeiras e a obrigatoriedade de auditoria independente por auditor registrado na Comissão de Valores Mobiliários.
Parágrafo único. Considera-se de grande porte, para os fins exclusivos desta Lei, a sociedade ou conjunto de sociedades sob controle comum que tiver, no exercício social anterior, ativo total superior a R$ 240.000.000,00 (duzentos e quarenta milhões de reais) ou receita bruta anual superior a R$ 300.000.000,00 (trezentos milhões de reais).
No entanto, conforme mencionado anteriormente neste artigo, a auditoria não é adequada apenas para grandes empresas que devem cumprir os regulamentos, mas também para empresas que desejam compreender a execução de seus processos internos e garantir uma boa gestão.
Quais seus objetivos?
Em suma, o foco da auditoria é melhorar e atestar a confiabilidade das informações e procedimentos gerados dentro da empresa.
O procedimento de auditoria, participa do processo que visa buscar a eficiência operacional, além de demonstrar a conformidade com os registros e processos contábeis, e garantir a credibilidade dos valores implementados pela empresa.
Além da credibilidade, também podem ser verificados os defeitos e a efetividade de todos os processos executados na organização. Embora essa abordagem não seja adotada na maioria das empresas, é extremamente importante adotá-la.
Qual a importância de uma auditoria?
A auditoria representa uma ferramenta de gestão com significado estratégico no comando do processo e na preservação da regularidade das atividades organizacionais. Portanto, sua aplicação permite aos gestores identificar os riscos que as empresas podem enfrentar, eliminá-los e buscar a qualidade global dos serviços prestados ou dos produtos desenvolvidos.
Além de prevenir fraudes e planejamentos que possam ocorrer dentro da empresa, as auditorias também podem ajudar a melhorar a segurança jurídica e operacional e aumentar a confiança de funcionários, fornecedores, investidores, parceiros e clientes.
Por isso, é um programa que contribui para o desenvolvimento saudável da empresa, pois ajuda a identificar lacunas e possíveis correções.
Portanto, em geral, a auditoria é um mecanismo interessante que pode melhorar a forma como as empresas gerenciam recursos, formulam planos e otimizam estratégias, proporcionam maior segurança, transparência e oferecem oportunidades de crescimento dos negócios.
Tipos de auditoria
Existem muitos tipos de auditoria, portanto,veja cada uma para entender qual deve ser solicitada quando necessário. Confira!
Auditoria financeira e contábil
Esta forma de auditoria é responsável pela análise de documentos contábeis e verificação se as demonstrações financeiras (balanço patrimonial, fluxo de caixa e resultados anuais) estão em equilíbrio com o patrimônio da empresa auditada, assim como sua situação econômica e financeira.
De maneira geral, as auditorias contábeis são responsáveis por identificar erros de gestão, ajustar os processos contábeis de acordo com os padrões internacionais e auxiliar no cumprimento da legislação tributária.
Por outro lado, a auditoria financeira verifica a aplicação de recursos e o domínio do caixa da organização. Em geral, está comprometido com o cumprimento da legislação tributária relacionada ao momento financeiro da empresa, dificultando o desvio de contas a receber e supervisionando o controle interno do setor financeiro.
Consequentemente, a principal diferença entre os dois é que a contábil enfatiza as demonstrações financeiras e a situação financeira da empresa, ao passo que a financeira se concentra no fluxo de caixa.
Auditoria de compliance
Compliance é a conformidade com diretrizes e padrões. Dito isso, inclui legislação, padrões regulatórios, decisões de supervisão, melhores práticas e outros paradigmas estabelecidos.
Portanto, os gestores devem atuar em todos os níveis da empresa para garantir a conformidade entre os funcionários. Porque a falta desse controle e supervisão adequada pode levar a violações das regras, erros graves, de códigos de conduta a fraudes.
As auditorias de compliance são, portanto, projetadas para estabelecer procedimentos e atividades diárias, ações e treinamento. Para que a equipe entenda a maneira correta de realizar todas as tarefas exclusivas de cada função.
Auditoria de sistemas
Esse tipo de avaliação é utilizado para monitorar o controle, desenvolvimento de sistemas, procedimentos de TI, infraestrutura, operações, desempenho e segurança no processamento de dados para tomada de decisão.
No entanto, não só o hardware ou procedimentos especiais são auditados, mas também entradas, processos, controles, documentos, segurança e software.
Para mostrar que todo o ambiente de tecnologia da informação é confiável ou não. Portanto, a integridade e a segurança do tráfego de dados são permitidas. Além dessa situação, existem informações contábeis, financeiras e operacionais.
Tendo em conta o avanço das plataformas, a auditoria não pode desconsiderar a sua utilidade, analisando assim a eficácia e eficiência das soluções tecnológicas adquiridas pela empresa. Para tanto, são revisados os sistemas de programas de qualidade, sociedade, meio ambiente, segurança, saúde e segurança, energia e gestão integrada.
Auditoria operacional
O principal objetivo da auditoria operacional é promover a melhoria do desempenho da gestão, que atua principalmente na parte de planejamento de negócios. Neste sentido, é necessário avaliar se as metas e objetivos assumidos foram alcançados, levando em consideração o departamento, o sistema utilizado e o controle.
De forma geral, sua função é permitir que todos os gerentes e diretores recebam subsídios para melhorar o desempenho da empresa e buscar eficiência, preservando recursos e desenvolvendo capacidade organizacional.
Na prática, isso é feito por meio da busca de violações no ciclo operacional, identificando as causas da ineficácia e do desperdício de recursos, verificando a eficácia do controle de gestão e analisando a conformidade das atividades administrativas com as operações de acordo com a política e diretrizes da organização.
Auditoria fiscal e tributária
A fiscalização tributária tem a função de determinar os tipos de impostos como ISS, IPI, ICMS, etc. Mas caso ocorra uma auditoria fiscal, além de apurar os impostos destes, também observa o cumprimento da ordem de pagamento.
As atribuições da auditoria fiscal incluem: verificar a transmissão de dados no Sped Fiscal, verificar os dados cadastrais do fornecedor junto ao órgão de fiscalização, emitir e analisar notas fiscais e documentos fiscais, etc.
Já as responsabilidades que se destacam na tributária são: controlar os períodos de pagamento de impostos, auxiliar no registro contábil de informações tributárias e definir os sistemas tributários, entre outros.
Nas grandes empresas, o padrão é que a auditoria fiscal fique encarregada pelas tarefas operacionais. Enquanto, a tributária fica encarregada pelos processos mais estratégicos.
Modelos de auditoria
A diferença entre esses dois modelos de auditoria é a equipe responsável pelo processo de execução. Explicamos em detalhes abaixo.
Auditoria interna
A auditoria interna é realizada pela equipe de profissionais da empresa auditada. Os profissionais não precisam ser especialistas em contabilidade.
No processo de auditoria interna, o objetivo principal é comprovar o nível de segurança do controle do programa interno da empresa e verificar a existência desses processos.
Auditoria Externa
As auditorias externas são realizadas por um grupo de auditores que independem da empresa, ou seja, não dispõe de nenhum tipo de associação com a organização auditada.
O principal objetivo é coletar e analisar registros, documentos e demonstrações de contabilidade para a elaboração de pareceres sobre os documentos de análise. Nesse caso, é necessária a contratação de empresa profissional e de boa reputação no mercado empresarial para assegurar a qualidade dos serviços contratados.
Atualmente, no Brasil, as organizações que faturam um valor maior que 300 milhões de reais ou ativos totais acima dos 240 milhões de reais devem ser auditadas de forma independente. No entanto, cada vez mais empresas que não têm essa obrigação estão investindo em auditorias.
Qual das opções é a melhor para a empresa?
É necessário destacar que, a adoção de uma auditoria não anula a necessidade de outra, mas sim se complementam. Você precisa primeiro determinar suas necessidades e, em seguida, escolher aquela que se encaixe e entregue o que você precisa.
Como exemplo, se você estiver focado nas operações e melhoria de processos ou geração de informações para a alta administração, uma auditoria interna é recomendada. Se o foco está na contabilidade e deseja obter empréstimos, investidores ou aumentar o valor de mercado, opte por uma auditoria externa.
Como vimos, as auditorias internas e externas são vitais para as empresas, podem construir confiança e credibilidade no mercado, melhorar processos e aumentar a produtividade e os lucros. Portanto, não existe um modelo ideal, pois pode depender de requisitos legais, do tempo da empresa e do tipo de negócio.
Dicas de como preparar a empresa para a auditoria
Se sua empresa planeja realizar uma auditoria ou deseja iniciar a implementação dessa prática no negócio, é importante estar preparado para mudanças. Aqui estão algumas dicas para ajudá-lo a implementar auditorias na empresa.
Plano de ações
Esse é um documento que contém todas as etapas que devem ser realizadas para alinhar o trabalho diário da empresa com o trabalho estabelecido pela auditoria.
Inclui um plano que integra todos os departamentos relevantes, que contém informações sobre o que precisa ser feito, prazos de conclusão, funcionários envolvidos e todos os demais assuntos relacionados à auditoria.
Colaboradores avisados
Seus funcionários devem compreender os padrões e políticas da empresa. Eles precisam se comprometer com a implementação dessas regras e com o desenvolvimento organizacional. Esse tipo de participação deve fazer parte da cultura da sua empresa e não deve ser incentivada apenas durante as auditorias.
Compreender as regras e procedimentos e entender a importância de aplicá-los é essencial para a formulação de ações.
Durante a auditoria, os funcionários devem compreender os procedimentos a serem implementados e a companhia deve incentivá-los a manter a qualidade e a aplicação das políticas e padrões da empresa.
Setores selecionados
Não são todos os departamentos de uma empresa que são auditados, na maioria das vezes, apenas departamentos específicos passam por esse processo. Você precisa saber quais departamentos do seu negócio precisam ser auditados, identificar potenciais defeitos e investir na melhoria e melhoria do desempenho desse departamento.
Processos internos padronizados
Outra importante medida de gestão que auxilia a auditoria é a padronização dos processos internos e mapeamento. Esta padronização deve ser feita ao escrever um manual que descreve as metas, etapas e cronograma envolvidos em cada processo.
No entanto, não se esqueça de que este manual deve estar de acordo com as condições comerciais reais antes que possa ser usado nas operações do dia-a-dia da empresa.
Além disso, é necessário supervisionar o responsável por cada departamento. O gerente é responsável pela assistência prática, principalmente tratando de questões relacionadas aos procedimentos de trabalho e questões estratégicas.
Cronograma de ação
Para configurar este cronograma, você precisa obter as seguintes informações precisas:
- Data da auditoria;
- rocesso e tarefas que o auditor irá analisar;
- A equipe responsável por cada departamento auditado e o pessoal que pode fornecer documentos e informações;
- Prazo de execução de cada atividade.
Sabendo quais ações precisam ser tomadas, o tempo pode ser melhor gerenciado e o desenvolvimento das atividades de auditoria pode ser monitorado. Além disso, o gestor terá mais confiança de que tudo está pronto para o recebimento do auditor, e o funcionário poderá fornecer os documentos e informações que serão auditados.
Conclusão
A transparência das informações, o cumprimento do planejamento estratégico, melhor organização, redução de riscos, melhor controle financeiro e otimização de processos são apenas alguns dos motivos pelos quais você deve auditar sua empresa.
Ao longo do artigo, você pode ver que isso pode ser alcançado em muitas áreas de negócios, não apenas em finanças.
Seja interno ou externo, é muito importante trazer resultados comerciais positivos e informações valiosas para o seu negócio.
Além de permitir que ações corretivas sejam tomadas para minimizar erros, prevenir falhas e alcançar um processo mais eficiente e transparente.
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