A falta de técnicas de gestão de tempo no trabalho pode levar a um cenário desafiador nas empresas. Os funcionários acabam tendo que lidar com prazos não cumpridos, tarefas negligenciadas e uma sensação de que o tempo está sendo desperdiçado.
Porém, existe um caminho para superar esse desafio. Hoje, sabe-se que mudanças simples na rotina podem trazer resultados imediatos para a produtividade no trabalho e até para a satisfação dos colaboradores da empresa.
As mudanças envolvem, entre outras medidas, o uso de técnicas de gestão de tempo no trabalho. Neste artigo, serão explicadas quais são as principais técnicas e como elas impactam a rotina das empresas. Confira a seguir:
- O que são técnicas de gestão de tempo no trabalho?
- Quais as 5 melhores técnicas de gestão de tempo no trabalho?
- Qual a relação entre técnicas de gestão de tempo no trabalho e produtividade?
- Por que utilizar técnicas de gestão de tempo no trabalho?
- Quais os erros mais frequentes na aplicação de técnicas de gestão de tempo no trabalho?
- Qual o papel do RH na aplicação das técnicas de gestão de tempo do trabalho?
Continue e tire suas dúvidas sobre técnicas de gestão de tempo no trabalho!
O que são técnicas de gestão de tempo no trabalho?
As técnicas de gestão de tempo no trabalho são maneiras simples de aumentar a produtividade no ambiente corporativo e evitar o desperdício de tempo. Os principais exemplos dessas técnicas envolvem a definição de metas claras, a hierarquização das obrigações e a delegação de funções entre os membros de uma equipe.
O resultado que se espera com as técnicas de gestão de tempo no ambiente de trabalho não é o aumento excessivo das funções do colaborador, mas a maneira mais inteligente de realizar suas tarefas. Essas ferramentas capacitam os profissionais a evitar a sobrecarga e a pressão desnecessária que podem surgir na rotina de trabalho.
Quais as 5 melhores técnicas de gestão de tempo no trabalho?
Uma equipe pode criar suas próprias técnicas de gestão de tempo no trabalho e até adaptar as mais populares à sua realidade de várias maneiras. No final, depende de caso para caso o que funcionará ou não. A seguir, confira algumas das técnicas de gestão de tempo que provaram ser bem-sucedidas nas empresas!
Defina metas claras
As metas devem fornecer direção e propósito às atividades diárias, o que nem sempre é fácil. Por isso, uma sugestão interessante é criá-las com a metodologia SMART, um acrônimo em que cada letra representa um aspecto importante a considerar:
- S (específicas): as metas devem ser objetiva e específica para evitar ambiguidades;
- M (mensuráveis): é importante definir critérios mensuráveis para avaliar o progresso;
- A (alcançáveis): também é necessário certificar-se de que as metas sejam desafiadoras, mas alcançáveis com os recursos disponíveis;
- R (relevantes): as metas devem estar alinhadas com os objetivos da empresa;
- T (temporais): por fim, deve-se definir um prazo para atingir as metas, criando um senso de urgência e evitando a procrastinação.
As metas criadas com a metodologia SMART fornecem um senso de urgência e propósito para as pessoas. Elas servem como incentivo para cada profissional se manter motivado e evitar o desperdício de tempo.
Hierarquize as tarefas
A hierarquização de tarefas envolve a identificação e a classificação das obrigações de trabalho conforme seu grau de urgência e importância. Essa etapa pode ser feita com a Matriz de Eisenhower, que divide as tarefas em quatro categorias:
- Urgentes e importantes;
- Urgentes, mas não importantes;
- Importantes, mas não urgentes;
- Não urgentes e não importantes.
O objetivo da matriz é permitir que a equipe se concentre nas tarefas da primeira categoria, por serem as cruciais. Ao hierarquizar as obrigações de trabalho dessa forma, é possível direcionar o tempo e energia dos colaboradores para as tarefas mais urgentes.
Elimine possíveis distrações
Transformar o local de trabalho em um espaço livre de distrações significa desativar e estimular a equipe a desligar notificações desnecessárias, reservar horários específicos para verificar mensagens e estabelecer momentos de total concentração. Existem algumas práticas que podem ajudar nessa tarefa:
- Identificar as principais fontes de distração no ambiente de trabalho, como notificações de e-mail, redes sociais ou ruídos constantes;
- Estabelecer horários específicos para lidar com essas distrações, evitando interrupções constantes ao longo do dia;
- Estimular o uso de metodologias para aumentar o foco, como a técnica pomodoro, que envolve períodos de trabalho concentrado intercalados com pausas curtas.
Lembre-se de que o tempo é um recurso precioso no mundo corporativo. Logo, se as distrações não forem eliminadas, a equipe pode sofrer com procrastinação e falta de concentração.
Não tenha medo de delegar funções
Delegar tarefas e funções é uma maneira de distribuir o trabalho e liberar tempo para obrigações importantes. Então, não se deve ter medo de compartilhar responsabilidades e fortalecer a coletividade da sua equipe. A seguir, confira algumas dicas:
- Selecionar as tarefas que podem ser delegadas, considerando as habilidades e competências da equipe;
- Estabelecer um sistema de monitoramento e feedback para garantir que as tarefas delegadas sejam concluídas com êxito;
- Estar aberto ao feedback da equipe e ajustar a delegação conforme necessário.
Experimente essas dicas e descubra como elas podem contribuir com a produtividade da sua equipe de trabalho.
Utilize a tecnologia a seu favor
A tecnologia pode ser útil para a gestão do tempo, mas quais são as ferramentas mais eficazes para essa tarefa? Na lista abaixo, confira algumas opções de softwares e aplicativos que podem ser integrados à rotina de trabalho:
- Trello;
- Google Calendar;
- Slack;
- Evernote;
- Asana.
Cada ferramenta tem um propósito diferente. Portanto, além de incluir essas ferramentas na rotina dos colaboradores, acompanhe o impacto delas na empresa.
Qual é a melhor ferramenta de gestão de tempo de jornada?
A melhor ferramenta de gestão de tempo de jornada de trabalho é a Pontotel. Com uma plataforma projetada para gerenciar os horários de entrada e saída dos funcionários, a Pontotel é a tecnologia ideal para empresas de diferentes segmentos.
O sistema Pontotel oferece uma ampla gama de funcionalidades que o tornam a escolha ideal para o controle de jornada dos colaboradores, como relatórios e dados em tempo real, cálculos automatizados, múltiplas formas de registrar o ponto e escalas flexíveis.
Uma ferramenta de gestão de tempo da jornada de trabalho como a Pontotel é a melhor forma de utilizar a tecnologia para otimizar os processos internos. Afinal, ao fazer a gestão de jornada, sua empresa consegue entender como está o rendimento dos funcionários e identificar pontos de melhoria.
Qual a relação entre técnicas de gestão de tempo no trabalho e produtividade?
A produtividade começa com a gestão do tempo. Algumas técnicas ajudam a criar um ambiente no qual as prioridades de cada um são claras, o tempo é utilizado de forma inteligente e os funcionários têm condições de bater metas com agilidade, dispensando o retrabalho.
Embora sejam simples, as técnicas de gestão do tempo no trabalho são a chave para lidar com problemas que estão afetando a produtividade no mundo corporativo. De acordo com dados da pesquisa global da Asana, intitulada “Anatomia do Trabalho Global 2023”, os funcionários estão perdendo em média 62% do tempo em tarefas repetitivas e rotineiras.
Isso significa que uma parte considerável do dia de trabalho é desperdiçado em atividades que não necessariamente contribuem para os objetivos da empresa. No entanto, existem muitas soluções para lidar com esse desafio, desde investimento em automação de tarefas até técnicas de gestão de tempo no trabalho.
Metas claras, tarefas bem delegadas e outras soluções simples para a rotina das pessoas ajudam líderes e gestores a identificar o que é importante no trabalho e direcionar o foco da equipe para o que realmente faz a diferença.
Por que utilizar técnicas de gestão de tempo no trabalho?
A boa gestão do tempo não é apenas uma vantagem, é uma necessidade no ambiente de negócios acelerado de hoje. Com as principais técnicas de gestão de tempo, sua empresa pode aumentar a produtividade dos colaboradores, reduzir o desperdício de recursos e melhorar a qualidade do trabalho.
Continue a leitura para entender mais sobre por que vale a pena estimular o uso dessas técnicas na rotina da sua empresa.
Promoção do equilíbrio entre vida pessoal e profissional
Sempre que os colaboradores ganham tempo para descansar e recarregar as energias, isso não é apenas benéfico para sua vida pessoal, mas também para seu trabalho e produtividade, trazendo um maior equilíbrio para o profissional.
Melhoria na qualidade do trabalho
Quando os funcionários têm tempo suficiente para se concentrar em suas tarefas e projetos, podem dedicar mais atenção aos detalhes, revisar seus trabalhos e garantir que estes estejam bem feitos.
Eliminação da sobrecarga
Os colaboradores sobrecarregados com tarefas e prazos apertados têm maior probabilidade de enfrentar problemas como ansiedade e depressão, e podem até mesmo precisar de licenças médicas para recuperarem as suas condições de saúde. As técnicas de gestão de tempo oferecem maneiras de evitar essas consequências.
Aumento de oportunidades
Uma gestão eficaz do tempo permite que um profissional esteja mais disponível para assumir novas responsabilidades e projetos. Quando ele está no controle de sua agenda e conclui suas tarefas com eficiência, cria espaço para se envolver em atividades adicionais ou assumir desafios que podem impulsionar sua carreira.
Diminuição do retrabalho
Sempre que há retrabalhos, é necessário gastar tempo e recursos para corrigir erros ou refazer tarefas. Isso não apenas desperdiça tempo, mas também pode ser frustrante e desmotivador. Com uma boa gestão de tempo, os colaboradores podem se concentrar em fazer as coisas bem desde o início.
Quais os erros mais frequentes na aplicação de técnicas de gestão de tempo no trabalho?
Até os mais experientes com a gestão de tempo podem cometer erros comuns. Mas esses deslizes muitas vezes passam despercebidos, deixando os benefícios das técnicas de gestão de tempo subutilizados. Na lista a seguir, veja quais são esses equívocos e como evitá-los para aproveitar ao máximo as estratégias de gestão de tempo no trabalho.
Desconsiderar as diferentes habilidades dos funcionários
Cada membro da equipe possui habilidades, experiências e ritmos de trabalho únicos. Um dos erros mais comuns na gestão do tempo é tratar todos os funcionários de maneira uniforme, ignorando essas diferenças. Isso pode levar a uma alocação inadequada de tarefas e à falta de aproveitamento do potencial de cada indivíduo.
Subestimar o tempo necessário
Muitas vezes, a pressa em definir prazos curtos resulta em estresse, qualidade inferior do trabalho e atrasos. Por isso, o melhor que um gerente de projetos pode fazer na hora de formular metas é consultar a equipe responsável pela execução das tarefas para obter estimativas realistas do tempo necessário.
Não analisar os recursos da empresa
Recursos incluem pessoal, tecnologia, orçamento e ferramentas disponíveis para executar tarefas. Ignorar esses recursos pode resultar em sobrecarga de trabalho, falta de eficiência e desperdício de oportunidades valiosas.
Por exemplo, sem saber que a empresa possui um sistema de reservas online para salas de reunião, um funcionário pode perder tempo valioso tentando agendar espaços. Ou ainda pode sobrecarregar sua equipe ao tentar lidar com todas as tarefas sozinho, sem aproveitar os recursos disponíveis.
Qual o papel do RH na aplicação das técnicas de gestão de tempo do trabalho?
A gestão do tempo nem sempre é uma habilidade natural dos colaboradores, mas é algo que pode ser ensinado e incorporado à rotina de trabalho. O departamento de Recursos Humanos (RH) desempenha papel central nesse processo de capacitação e melhoria.
Imagine uma situação comum: uma equipe de marketing responsável por lançar uma campanha publicitária importante. O prazo é apertado, e todos os membros da equipe estão sob pressão para entregar resultados de alta qualidade no cronograma estabelecido. Nesse cenário, o RH pode desempenhar várias funções:
- Trabalhar em conjunto com os líderes de equipe para incluir critérios relacionados à gestão de tempo nas avaliações de desempenho;
- Escutar e fornecer suporte individualizado para auxiliar os funcionários a identificar suas áreas de melhoria;
- Oferecer orientações aos colaboradores sobre técnicas específicas para priorização, organização e planejamento de tarefas.
Em resumo, os profissionais de RH atuam como facilitadores no desafio de fazer com que os colaboradores alinhem suas tarefas com as expectativas da empresa.
Conclusão
A importância das técnicas de gestão de tempo no trabalho não pode ser subestimada. Esses métodos não apenas impulsionam a produtividade de uma empresa, mas também ajudam a reduzir o estresse e promover um ambiente de trabalho mais saudável.
No entanto, é importante lembrar: a aplicação das técnicas não acontece uma única vez. Ao contrário, o ideal é que sejam integradas à rotina da empresa e adaptadas às diferentes funções desempenhadas pelos colaboradores.
Assim, a gestão de tempo pode se tornar um hábito a ser cultivado e aperfeiçoado constantemente. O resultado é um ambiente de trabalho que, além de ser produtivo, preza pela saúde e pelo conforto das pessoas.
Se quiser acompanhar mais dicas sobre como gerir projetos, otimizar o tempo de trabalho e usar a tecnologia a favor das empresas, confira as novidades do blog Pontotel.
