As novas tecnologias têm transformado a rotina das empresas, simplificando processos e reduzindo erros e retrabalhos. Entre essas inovações, destaca-se o ponto digital, que trouxe praticidade e eficiência ao controle de jornadas. Neste texto, serão apresentados cinco benefícios do ponto digital, que explicam por que essa tecnologia tem sido tão procurada.
O ponto digital é a solução mais recente para o registro e controle de jornada dos trabalhadores. Trata-se de um sistema transparente, que reduz custos e facilita a gestão de pessoas, permitindo que o RH e o DP adotem um enfoque mais estratégico, direcionado às pessoas em vez de tarefas repetitivas.
Com a autorização desse modelo de registro pela legislação trabalhista, um número crescente de empresas tem o escolhido devido à superioridade de suas ferramentas e recursos. Este artigo detalhará o funcionamento do sistema, seus principais benefícios e como implementá-lo. Confira os tópicos abordados a seguir:
- O que é e como funciona o ponto digital?
- 5 benefícios do ponto digital para empresas e colaboradores
- Como implementar o ponto digital na empresa?
- Qual o melhor ponto digital do mercado?
Tenha uma ótima leitura!
O que é e como funciona o ponto digital?
O ponto digital, também conhecido como REP-P, é um sistema responsável por automatizar todo o processo de registro, controle e gestão de ponto. Trata-se de uma plataforma hospedada na nuvem, permitindo o acesso de forma remota.
Na prática, o sistema funciona assim: o funcionário acessa a plataforma por meio de um dispositivo, como celular, computador ou notebook, e realiza a marcação de ponto, incluindo entrada, pausas e saídas. Os gestores, por sua vez, têm acesso a esses dados em tempo real.
Com base nas informações inseridas no sistema, o ponto digital realiza automaticamente diversas atividades relacionadas ao ponto, como a gestão de banco de horas e a criação de relatórios de ponto, fornecendo insights com rapidez e proporcionando agilidade para o RH e DP.
O que a legislação diz?
O ponto digital é permitido pela lei, especificamente pela Portaria 671 do Ministério do Trabalho, que regulamenta o uso do Registro Eletrônico de Ponto (REP-P).
Essa portaria estabelece requisitos técnicos e operacionais, como obrigatoriedade de tecnologias que assegurem a integridade dos dados, proteção contra fraudes e facilidade para auditorias.
A portaria também instrui que os sistemas devem utilizar métodos seguros de criptografia e armazenamento, garantindo privacidade e segurança dos dados dos colaboradores.
Além disso, ela flexibilizou o uso de tecnologias presentes no ponto digital, como dispositivos móveis e software em nuvem.
5 benefícios do ponto digital para empresas e colaboradores
O ponto digital tem ganhado destaque em comparação aos modelos antigos de registro de ponto, como o relógio e o livro de ponto, devido aos seus benefícios, que se sobressaem em diversos aspectos. Ele proporciona mais praticidade à rotina da gestão e maior satisfação para os funcionários. Confira as vantagens a seguir e entenda!
Maior transparência e segurança dos registros e dados
O ponto digital oferece maior transparência e segurança, permitindo que o funcionário acompanhe os dados registrados.
Com tecnologias como dados armazenados em nuvem, biometria facial, autenticação de dois fatores e uso de senhas, o sistema protege as informações contra fraudes, garantindo a integridade dos registros e a confiabilidade tanto para a empresa quanto para os colaboradores.
Esses benefícios trazem mais clareza nos processos e são importantes na melhoria da relação entre empregado e empregador porque, conforme aponta uma pesquisa da Edelman, um em cada três trabalhadores não confia em seu empregador.
Redução de custos operacionais
Ao automatizar o registro e controle de jornada, o ponto digital diminui gastos operacionais, eliminando a necessidade de processos manuais, como o uso de papel ou a realização de manutenções em sistemas antigos.
Além disso, com essas tecnologias, há uma diminuição evidente nos retrabalhos e no tempo gasto com tarefas administrativas, trazendo mais eficiência e menos gastos com recursos humanos.
Flexibilidade e mobilidade para os colaboradores
O ponto digital oferece flexibilidade e mobilidade para os colaboradores, permitindo que eles registrem sua jornada de trabalho de diferentes formas e dispositivos.
As opções incluem:
- Aplicativo para celular e tablet;
- Acesso via web;
- Uso de QR code.
Os colaboradores podem bater o ponto usando dispositivos como celular, tablet, computador ou notebook, facilitando o controle de jornada, mesmo em ambientes de trabalho remoto, híbrido ou externo.
Otimização das rotinas do RH e DP
O ponto digital otimiza a rotina do RH e DP ao automatizar processos como o controle de jornada, a gestão de banco de horas e a geração de relatórios. Com o fim das tarefas manuais, os setores podem focar mais em estratégias de desenvolvimento de talentos e programas de engajamento para os colaboradores.
Entre os benefícios que contribuem para essa otimização, destacam-se:
- Automação de registros: reduz erros e agiliza o processo de controle de jornada, tornando-o mais preciso e rápido;
- Geração de relatórios: permite a criação de relatórios de forma automática, poupando tempo e garantindo informações corretas;
- Gestão de banco de horas: automatiza o controle, evitando falhas nos cálculos e tornando a administração mais simples.
Decisões estratégicas baseadas em dados
A plataforma de ponto digital facilita a tomada de decisões estratégicas graças às informações apresentadas de forma intuitiva, facilitando a gestão de performance, a produtividade e até as ações disciplinares quando necessário.
Ao analisar os dados registrados em tempo real, o RH pode, por exemplo, verificar padrões de atrasos e tomar ações corretivas, como ajustes na gestão de horários ou oferecimento de apoio para melhorar a pontualidade.
“É importante acompanhar indicadores como horário de trabalho, atrasos, absenteísmo e tendência de horas extras…”, comenta Naomi Wagatsuma, analista de projetos na Pontotel, ressaltando a importância desses dados para uma gestão mais eficaz e proativa.
Como implementar o ponto digital na empresa?
A implementação de um ponto digital na empresa é mais simples do que outros modelos; porém, é necessário realizar algumas análises antes de contratar o serviço e garantir que os funcionários saibam utilizar o sistema. Entenda a seguir como conduzir esse processo!
Escolha da solução ideal para o seu negócio
É preciso considerar as necessidades da empresa para escolher o ponto digital ideal. Por exemplo, empresas com muitos colaboradores necessitam de sistemas robustos que suportem múltiplos acessos simultâneos e ofereçam funcionalidades avançadas.
Além disso, é importante avaliar os recursos financeiros e tecnológicos disponíveis, garantindo que a plataforma escolhida seja compatível com a infraestrutura existente e ofereça um bom custo-benefício.
A escalabilidade da solução também deve ser considerada, permitindo que o sistema cresça junto à empresa.
Integração com outros sistemas de RH
Uma das principais vantagens do ponto digital é a integração com outros sistemas de RH. Essa funcionalidade permite centralizar informações e otimizar processos, como a elaboração da folha de pagamento, tornando o trabalho mais eficiente.
Por isso, é fundamental escolher uma solução que ofereça compatibilidade para integrar diferentes sistemas, trazendo uma solução completa para o negócio.
Treinamento e adaptação dos colaboradores
Após implementar a ferramenta, o RH deve se encarregar de fazer o treinamento e adaptação dos colaboradores.
Para isso, algumas estratégias podem ser utilizadas:
- Sessões de treinamento ao vivo ou em vídeo: explicar o funcionamento do sistema de forma prática e interativa;
- Materiais de apoio: disponibilizar guias ou manuais explicativos para consulta posterior;
- Canais de suporte: oferecer um canal para responder dúvidas e oferecer assistência contínua;
- Feedback inicial: coletar opiniões dos funcionários para identificar dificuldades e ajustar o processo.
Qual o melhor ponto digital do mercado?
O melhor ponto digital do mercado é o da Pontotel. Nossa plataforma de registro e controle de ponto conta com todas as ferramentas atuais para uma gestão de jornada robusta, marcada pela praticidade, rapidez e inteligência de dados.
A plataforma Pontotel possibilita que os funcionários realizem o registro de ponto de forma autônoma pelo aplicativo ou pela web, com tecnologias de segurança como biometria ou autenticação por senha, garantindo flexibilidade e segurança.
Além disso, os gestores têm acesso aos dados em tempo real, possibilitando um acompanhamento preciso e rápido das jornadas.
Com funcionalidades como gestão automatizada de banco de horas, criação de mais de 30 tipos de relatórios detalhados e integração com outros sistemas de RH, nossa plataforma oferece uma solução completa para empresas de todos os tamanhos.
Quer ter o melhor ponto digital do mercado na sua empresa? Se sim, preencha o formulário abaixo para receber o contato de um especialista para sanar suas dúvidas e apresentar mais sobre o nosso software.
Cases de sucesso com a Pontotel
Empresas de todos os portes, incluindo aquelas com diferentes modelos de trabalho, têm adotado a Pontotel e observado melhorias significativas na gestão.
“O sistema é muito intuitivo; ao entrar na tela, você já sabe como trabalhar com ela. Facilitou bastante o fechamento de ponto, que antes levava uma semana, e agora é feito em dois ou três dias”, comenta Mário Jorge, analista de RH/DP da LEV, destacando a agilidade proporcionada pela ferramenta.
Já Julio, coordenador administrativo da Real Seals, enfatiza a confiabilidade do sistema:
“Sempre que se trabalha com dados manuais, a chance de erro é bem maior. Com a Pontotel, tivemos uma segurança muito maior ao fazer essa imputação de dados no sistema, reduzindo significativamente a possibilidade de erros.”.
São diversas empresas por todo o Brasil revolucionando a gestão de ponto ao adotar a Pontotel.
Conclusão
Por fim, ficou evidente que o ponto digital é uma solução moderna e eficiente, capaz de transformar a gestão de jornada nas empresas.
Com benefícios como maior transparência, redução de custos, flexibilidade para colaboradores e otimização das rotinas de RH e DP, ele se destaca como uma ferramenta indispensável para negócios que buscam praticidade e inteligência na administração de suas equipes.
Aproveite para pôr em prática as dicas apresentadas neste conteúdo e usufruir os benefícios do ponto digital em sua empresa.
Gostou de aprender sobre esse assunto? Continue acompanhando o blog Pontotel para ler mais artigos como este.
